AIS会计信息系统：3-账务处理与总账子系统-new.ppt

1、会计信息系统 Accounting Information System 第第3章章账务处理与总账子系统账务处理与总账子系统 n第一节 账务子系统的概念与特征 n第二节 手工与IT环境下账务处理的异同 n第三节 总账子系统的总体设计 n第四节 总账子系统的详细设计 n第五节 总账子系统的初始设置 n第六节 凭证管理 n第七节 期末处理与账表输出 主要内容 第一节第一节 账务子系统的概念与特征账务子系统的概念与特征 l 一、账务处理的基本概念一、账务处理的基本概念 l 二、账务处理的基本特征二、账务处理的基本特征 一、账务处理的基本概念一、账务处理的基本概念 l 账务处理是指从价值管理的视角出发

2、，主要运用 货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方 法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、 控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为 企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价 值。 l 从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息 系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统 的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、 报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和 控制，保证会计信息的真实、准确和有效。 投资人投资人 债权人债权人 管理者管理者 政府政府 会计数据（账簿、凭证） 经济业务流程 数据采集数据加工与存储报告信息 原始凭证 1数据采集数据采集 l 数据采集主要是从经济业务流

3、程中采集数据，为数据加工 服务。这些数据包括: n 获取/支付流程的数据 n 转换流程的数据 n 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据 2、数据加工与存储、数据加工与存储 l 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会 计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编 制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、 计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。 3、报告信息、报告信息 l报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内 部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管 理者、政府部门等。 二、账务处理的基本特征二、账务处理的基本特征 l 规范性强规范性强 l 综合性强综合性强 l 集成性要求高

4、集成性要求高 l 正确性要求高正确性要求高 账务处理的风险分析 案例1：风险警示录 顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了 科龙。他先是利用从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复 对倒的方式注册顺德格林柯尔，并使其从表面上符合公司法 的相关出资规定。打造好了顺德格林科尔这一购并平台后，科 龙电器的梦魇也开始了。 科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务 运作，到最终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科龙电器 财务会计循环的失控，不仅给企业带来灾难，也给资本市场带 来了巨大损失。学者、监管者、财会人员都值得去探究、去深 思。 第二节 手工与IT环境下账务处理的异

5、同 l 一、手工环境下帐务处理的流程分析 l 二、IT环境下账务处理的流程分析 l 三、IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 手工环境下的五种账务处理流程（也手工环境下的五种账务处理流程（也 叫会计核算组织程序）：叫会计核算组织程序）： l记账凭证核算形式 l科目汇总表核算形式（例） l汇总记账凭证核算形式 l日记总账核算形式 l多栏式日记账核算形式 l 差别在于登记总账的方法和依据不同 。 科目汇总表核算形式的处理步骤： 1. 根据原始凭证编制记账凭证根据原始凭证编制记账凭证 2. 登记日记账登记日记账 3. 登记各种明细账登记各种明细账 4. 编制科目汇总表并登记总账编制科目汇总表并登

6、记总账 5. 月末处理月末处理 6. 编制报表编制报表 流程的缺陷流程的缺陷 l 数据大量重复 l 信息提供不及时 l 准确性差 l 工作强度大 IT环境下账务处理的流程分析环境下账务处理的流程分析 账务处理流程中的主要角色 l 业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、 后勤人员等） l 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息记账凭 证的人员 l 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审 核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 l 记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月 末进行结账的财会人员； l 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以 及对企业财务

7、状况和经营成果有权查询的人员（包括财会 人员、财务经理、总经理等） lIT会计信息系统会计信息处理的特点会计信息系统会计信息处理的特点 （1）数据处理代码化，速度快，精度高。 （2）数据处理自动化，账务处理一体化。 （3）信息处理规范化，会计档案存储电子化。 （4）数据处理人机结合，系统内部控制程序化，复杂 化。 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 l 数据处理的起点与终点不同 l 数据处理方式不同 l 数据存储方式不同 l 对账的方式不同 l 会计资料的查询统计方式不同 手工和手工和IT会计信息系统会计信息系统 数据处理流程比较数据处理流程比较 数据的收集数据的收集 或输入或输入 会计

8、数据会计数据 处理处理 会计信息会计信息 报告输出报告输出 会计数据会计数据 存储存储 手工手工 处理处理记账凭证记账凭证 （纸张）（纸张） 手工登帐手工登帐 、计算、计算、 查找、核查找、核 对对 手工填制手工填制 、计算、计算、 审核报表审核报表 纸介质存纸介质存 储储 计算机计算机 处理处理 直接输入方式直接输入方式 间接输入方式间接输入方式 自动输入方式自动输入方式 成批处理成批处理 实时处理实时处理 显示输出显示输出 打印输出打印输出 软盘输出软盘输出 磁介质存磁介质存 储储 第三节 总账子系统的总体设计 l一、总账子系统的目标 l二、总账子系统的功能结构图 总账子系统的目标 及时、

9、准确地采集和输入各种凭证,保证进入计算机的会 计数据及时、准确和全面。 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时 输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。 建立总账子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据 的及时传递和数据共享。 总账子系统 初 始 设 置 凭证 管理 期末 处理 会计 报表 辅助 管理 其他出纳 管理 系统 服务 账簿 输出 总账子系统的功能结构图 第四节 总账子系统的详细设计 l一、会计科目编码设计 l二、数据文件设计 为什么需要进行会计科目的编码？ l 会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的 名称。会计科目编码

10、设计是根据会计制度的规定 及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出 各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在 手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会 计数据时，则需要采用会计科目编码。 科目体系结构 科目体系结构：422 三级科目 最多设计 99个 二级科目 最多设计 99个 一级科目最 多设计9999 个 定长定位方法 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关 系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度 科目编码方法与编码原则科目编码方法与编码原则 方法：方法：. l顺序编码顺序编码 l位数编码位数编码 l分组编码分组编码 原则：

11、原则： l.规定性原则规定性原则 l层次性原则层次性原则 1501固定资产固定资产 150101固定资产固定资产甲车间甲车间 150101001固定资产固定资产甲车间甲车间A型机床型机床 150101002固定资产固定资产甲车间甲车间B型机床型机床 l一致性原则一致性原则 l简短性原则简短性原则 l扩展性原则扩展性原则 科目体系结构 l 立体科目方法是 指将科目中大量 重复的科目从科 目体系中分离出 来，按照项目进 行存储，并将项 目和科目建立动 态链接，在满足 优化会计科目体 系的同时，达到 精细核算的目的。 总账子系统主要数据文件设计 l 计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必 须存放

12、在计算机存储器中，在存储器上，各种数 据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境 下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何 种结构在计算机中存储呢？ l 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计 时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路 有关，还与数据管理系统等多种因素有关。 三个关键文件 三个关键文件的设计意义、结构方案、文件 的组织形式： l科目文件 l汇总文件 l凭证文件 科目文件的设计 l 科目文件设置的意义 用于反映企业科目体系结构和所有科目及其属性 ，并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。 l 科目文件结构设计的三个方案 分别按照定长定位、不定长和立体科目方法设计

13、 会计科目编码体系。 l 科目文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。 一个科目一条记录。不允许重复。科目按由小到大的顺序 。 科目文件结构设计方案一 l 按照定长定位方式设计编码体系 科目文件结构设计方案二 l 按照不定长方式设计编码体系 科目文件结构设计方案三 l 按照立体科目方法设计编码体系 汇总文件的设计 l 汇总文件的作用 IT环境下，总账系统把每个会计科目的代码、类型、余额、发生额汇总数 独立出来，存放在汇总文件中。 其作用是： n记账时系统自动按科目进行汇总，并将汇总结果存入该文件； n输出账簿时，系统自动从该文件和历史凭证文件中提取数据，并 加工，生成所需要的账簿

14、； n编制报表、金进行财务分析、领导查询等工作时，从该文件中提 取数据，生成所需的结果； l 汇总文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。 l 汇总文件的存储策略 可一年一个文件，也可一个月一个文件。 临时凭证文件的设计 l 临时凭证文件的作用 是用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生 的各项经济业务的文件。 包括： n记账凭证本身的要求的内容，如日期、凭证号、摘要、科记账凭证本身的要求的内容，如日期、凭证号、摘要、科 目、金额等；目、金额等； n计算机在进行数据处理时所需要的各种标识；计算机在进行数据处理时所需要的各种标识； n反映各种数据记录内部控制方面的内容；

15、反映各种数据记录内部控制方面的内容； 一旦记账，凭证就从临时凭证文件转移到“历史凭证文 件”。 l 临时凭证文件的组织方式 由于凭证是按照经济业务发生的时间顺序产生的，因此为顺序 文件。 第五节 总账子系统的初始设置 l账套和人员权限 l企业基础资料 l总账基础资料 什么是初始设置？ l 总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其 能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会 计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理 之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设 置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数 据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。 初始设置设置账套初始设置设置账套 l 设置账套

16、模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企 业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是 相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套 账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的 定义。 l 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名 称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各 级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会 计主管姓名等。 案例 单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂） 启用日期：20XX年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科

17、目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12 初始设置 科目设置科目设置 l录入余额 l人员权限设置 l结算方式设置 案例 初始设置 l初始设置模块包括： n设置帐套 n人员权限设置 n科目设置 n凭证类型设置 n余额设置 n汇率设置 n结算方式设置 系统管理 企业应用平台 对整个系统的运行 环境进行设置（考 虑安全性） 进行具体业务的操 作（会计制度设计） ERP系统需要进行 l基础档案设置 n部门 n人员 n客户 n供应商 n币别 n计量单位 n存货 企业应用平台 初始设置：第一步 账套和人员权限设置 账套设置：

18、新建账套 修改账套 人员权限设置：指定角色 单独赋权 设置账套设置账套 l设置账套就是建立核算单位，即在系统中为本 企业建立一套核算账套。 总账子系统中的核算账套核算账套，实际上是相互关联相互关联 的数据构成的数据文件数据文件。 一个会计主体就可以设置一个套账。 l账套参数定义的内容主要包括： n账套号、账套名称、单位名称、企业性质等 n会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数 ） n启用日期 n记账本位币 n会计主管 n特定的核算要求 案 例 案 例 单位名称：北京XX股份有限公司 启用日期：2008年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型：

19、商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12 案 例 人员权限设置 初始设置：第二步 账套基础资料设置 n部门 n人员 n客户 n供应商 l部门编码 l 编码 2 2 l 部门名称 l 销售部 02 l 销售一部 0201 l 销售二部 0202 l 初始设置：第三步 总账初始化 n科目设置 n凭证类型设置 n核算项目设置 n结算方式设置 n余额设置 科目设置科目设置 结算方式设置 指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业 务

20、经常需要与银行资金结算的业务进行对账。系统提供了务经常需要与银行资金结算的业务进行对账。系统提供了 定义与银行资金结算方式设置的功能，用来建立经营中所定义与银行资金结算方式设置的功能，用来建立经营中所 涉及的结算方式。涉及的结算方式。 票据管理类似于手 工方式下的支票登 记薄的管理方式。 结算方式在总账、 应收、应付、采购 和销售等系统中应 用。 录入余额 平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用）平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用） 平衡公式二：总账下属明细科目之和平衡公式二：总账下属明细科目之和 平衡公式三：借方合计贷方合计平衡公式三：借方合计贷方合计 试算平衡：试算平衡： 第六节

21、凭证管理 l凭证输入 l审核 l记账 凭证管理模块的功能 l主要是完成对凭证的日常处理工作，它又 可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询 打印、凭证汇总、记账等功能模块。 l 凭证管理模块主要是完成对凭证的日常处理工作 l 可划分为： n凭证录入 n凭证审核 n（出纳签字） n记账 n凭证查询打印 n凭证汇总 辅助管理 基本流程 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制 l凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计 制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号， 不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当 前凭证号。 l凭证

22、日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭 证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而 递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期 l附单据数。即本凭证的附件张数。 l摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目 科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科 目编码设置一系列的控制机制： l 存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员 在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进 行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件” 有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，

23、 否则，检查结果为“错误”或“假”。 l 是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为 最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目 是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最 底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账 明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结 果为“错误”或“假”。 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目 l 与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或 贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有 时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目 必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借 方科目必须出现“现金

24、”或“银行存款”科目。若满足上 述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果 为“错误”或“假”。 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目 凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制金额 l 任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。 因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确” 或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证 被计算机接收，否则计算机拒绝接收。 凭证审核凭证审核 l 凭证审核的目的和功能 n 发现输入过程中的错误 n 为记账提供标记 l 凭证审核的方法 n 静

25、态屏幕审核法 n 二次输入校验法 n 凭证审核模块应具有的控制功能： n审核人和制单人不能是同一人 n审核后的凭证不得修改和删除。只有取消审核后 才可以 n取消审核只能由审核人自己完成 记账记账 l 记账方式 n 实时 n 批量 l 记账流程 l 记账过程中文件之间的数据传递关系 记账流程记账流程 记账过程中文件之间的数据传递关系 怎样在用友U8系统中加快制单工作 使用代码代替文字 常用业务制定模板 编定程序自动制单 第七节 期末处理与账表输出 l 期末转账 l 结账 l 账表输出 期末转账业务的特点 在会计期末进行在会计期末进行 没有原始凭证没有原始凭证 期末转账是从会计账簿中提取数据，期末

26、期末转账是从会计账簿中提取数据，期末 转账前先将其他业务入帐。转账前先将其他业务入帐。 期末转账业务分批按步骤处理。有些期末期末转账业务分批按步骤处理。有些期末 转账业务必须依据另一些期末转账业务转账业务必须依据另一些期末转账业务。 期末自动转账的基本原理 借：本年利润 贷：产品销售成本 管理费用 财务费用 产品销售费用 产品销售税金及附加 其他业务支出 营业外支出 期末自动转账的基本原理 l 定义自动转账分录模板 该模块的功能是为财会人员提供自动转账业务的屏幕 ，告知计算机此类凭证的摘要、借贷方科目、金额计 算公式等，并将定义的转账分录存放在自动转账分录 模板凭证中 期末自动转账的基本原理

27、l生成转账凭证 期末自动转账的基本原理 科目文件 自动转账分录模板文件 临时凭证文件 1定义自动转账 分录 部门编码文件 2生成转账凭证 汇总文件 结账 l由结账模块完成 n 保护结账前状态 n 结账前必要的检查工作 n 上月未结账，本月不能结账 n 本月有未记账凭证，不能结账 n 计算本月各账户发生额、期末余额并将余额 结转至下月初 n 12月份必须产生下年度的空白账簿文件，并 结转年度余额 n 做结账标志 n 每月结账日只使用一次结账操作 n 计算机条件下，本月未结账，下月可以录入 凭证并记账 输出和报表 l输出模式 n打印 n查询 n存储 l报表设计 历史凭证文件 汇总文件 打印输出 账簿和会 计报告 查询输出 磁盘输出 综合查询 综合查询综合查询 日期：日期： 年年 月月 日日 到到 年年 月月 日日 科目：科目： 凭证号：凭证号： 摘要：摘要： 金额：金额： 到到 客户：客户： 供应商：供应商： 部门：部门： 个个 人：人： 项目：项目： 票号：票号： 结算方式：结算方式： 制单人：制单人： 审审 核核 人：人： 综合查询 综合查询 日期： 年 月 日 到 年 月 日 科目： 凭证号： 摘要： 金额： 到 客户： 供应商： 部门： 个 人： 项目： 票号： 结算方式： 制单人： 审 核 人：