1、第十二章 会计工作组织第一节第一节 会计工作管理体制会计工作管理体制第二节第二节 会计机构和人员会计机构和人员第三节第三节 会计档案会计档案第四节第四节 会计电算化会计电算化 会计工作管理体制，是会计机构设置、领导隶属关系和管理权限划分等方针的体系、方法和制度的总称。作为一种制度安排，建立会计工作管理体制的关键是要明确政府、企业和会计人员在会计运行过程中的职责，在充分发挥会计职能作用、实现会计运行目标的同时，促进宏观和微观经济的健康有序运行。本节主要介绍我国现行的会计工作管理体制与会计监督体系。第一节第一节 会计工作管理体制会计工作管理体制一、我国的会计工作管理体制我国现行的会计工作管理体制是
2、一种政府主导型的体制。根据我国会计法的规定，我国会计工作实行“统一领导，分级管理”的管理体制。在国家层面，国务院财政部门在统一规划、统一领导会计工作的前提下，发挥各级人民政府财政部门和中央各部门管理会计工作的积极性，各级人民政府财政部门和中央各业务主管部门应积极配合国务院财政部门管理好本地区、本部门的会计工作；各级人民政府财政部门根据上级财政部门的规划和要求，结合本地区的实际情况，管理本地区的会计工作，并取得同级其他管理部门的支持和配合。国家实行统一的会计制度。国家统一的会计制度由国务院财政部门根据会计法制定并公布。国务院有关部门可以依照会计法和国家统一的会计制度，制定对会计核算和会计监督有特
3、殊要求的行业的会计制度或者补充规定，报国务院财政部门审核批准。在企业层面，会计工作管理体制以“统一领导，分级管理”为原则。各企业由财会部门统一管理整个企业的会计工作，负责制定企业的有关会计制度，组织整个企业的会计核算工作，负责对外提供财务会计报告等。企业所属各部门、各生产车间和班组在企业财会部门的领导下，实行分级负责的会计核算和管理，并充分发挥企业所属各部门、各生产车间和班组对加强会计核算的积极性，以促进整个企业的会计工作，提高企业的经济效益。二、我国的会计监督体系会计监督是会计控制的核心，是会计的一项重要职能，也是经济监督的重要组成部分。我国目前实行包括单位内部监督、社会监督和国家监督在内的
4、“三位一体”的会计监督体系。单位内部会计监督是一个单位为了保护其资产的安全、完整，保证其经营活动符合国家法律、法规和内部规章的要求，提高经营管理效率，防止舞弊，控制风险等，而在单位内部采取的一系列相互联系、相互制约的制度和方法。其本质是一种内部控制制度。各单位应当建立、健全本单位的内部会计监督制度。单位内部会计监督制度应当符合四项要求：一是记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约；二是重大对外投资、资产处置、资金额调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确；三是财产清查的范围、期限和组织程序应当明确；
5、四是对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。会计的社会监督，主要是指社会中介机构，如会计事务所的注册会计师依法对受托单位的经济活动进行审计，并据实作出客观评价的一种外部监督形式。社会监督以其特有的中介性和公正性而得到法律的认可，并具有较强的权威性。为了加强会计工作的社会监督，保证注册会计师的审计工作得以顺利开展，根据有关法律、行政法规的规定，凡需经注册会计师进行审计的单位，应当向受托的会计师事务所如实提供会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料以及有关情况。注册会计师必须按照法定规则和职业判断作出客观、公正的审计结论，不受外界的干扰和左右，外界也不应违法干预注册会计师的审计业务。
6、国家有关部门实施会计监督的内容主要包括四项：(1)按照法律、行政法规和国家统一会计制度的规定，应当设置会计账簿的单位是否设置账簿；设置会计账簿的单位，其设置情况是否符合法律、行政法规和国家统一的会计制度的要求；各单位是否存在账外设账的违法行为等。(2)各单位对实际发生的经济业务事项是否及时办理会计手续，进行会计核算；各单位填制的会计凭证、登记的会计账簿、编制的财务报告是否与实际发生的经济业务事项相符，是否做到账实相符、账证相符、账账相符、财表相符；各单位提供的财务报告是否符合法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定等。(3)各单位会计核算的内容是否真实、完整；各单位采用的会计年度、记账本位币、
7、会计处理方法、会计记录文字等是否符合法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定；各单位对会计要素的确认、计量、记录和报告是否符合国家统一的会计制度的规定；各单位会计档案保管是否符合法律的要求等。(4)各单位从事会计工作的人员是否取得了会计从业资格证书并接受管理；会计机构负责人(会计管理人员)是否符合任职条件等。三、会计工作的组织形式会计工作的组织形式一般分为集中核算和非集中核算两种。1集中核算集中核算，就是把整个单位的会计工作主要集中在会计部门进行，单位内部的其他部门和下属单位对其发生的经济业务不进行全面完整的核算，而只是填制原始凭证或原始凭证汇总表，定期交送会计部门，由会计部门对其进行审核，然
8、后据以填制记账凭证，登记有关账簿，编制会计报表。实行集中核算可以减少核算层次，精简会计人员，但不利于实行经济责任制。这种核算形式一般适于规模不大、内部各部门相距不远的企业。2非集中核算非集中核算又称为分散核算，就是单位内部会计部门以外的其他部门和下属单位，在会计部门的指导下，对其发生的经济业务填制原始凭证或原始凭证汇总表，然后分别登记与其有关的明细分类账，而会计部门则登记总分类账和另一部分明细分类账，编制财务报表等。非集中核算有利于各业务部门和车间及时的利用核算资料进行日常的考核和分析，因地制宜及时解决生产、经营上的问题。这种核算形式一般适用于规模较大或实行内部承包，所属单位非独立核算的企业。
9、一个单位实行集中核算还是非集中核算，主要取决于经营管理上的需要。无论采取哪种组织形式，各单位对外的现金收支、银行存款上的往来、应收和应付款项的结算，都应由会计部门来集中办理。会计机构是企业、单位按照会计制度组织、领导和处理会计工作的专职机构。会计机构的设置是否合理或专职会计人员配备是否得当、职责分工是否明确，对于能否顺利地开展会计工作有着重要的影响。第二节第二节 会计机构和人员会计机构和人员一、会计机构的设置1设置会计机构的必要性单位设置会计机构的必要性主要体现在以下两个方面：(1)是贯彻会计法的重要体现。我国会计法第36条明确规定：“各单位应当根据会计业务的需要，设置会计机构，或者在有关机构
10、中设置会计人员并指定会计主管人员；不具备设置会计机构和配备会计人员条件的，可以委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。”为了贯彻实施会计法的规定，单位要正确地组织会工作。为了保证会计工作的顺利进行和充分发挥会计工作的作用，各企事业单位一般都应单独设置会计机构。如果单位的规模较小，会计业务不多，也可不设置会计机构，但需配备专职会计人员，以确保会计工作的顺利进行；如果单位既不具备设置会计机构的条件，也不具备设置会计人员的条件，可采取代理记账的方法。(2)是执行会计制度和完成会计任务的前提条件。设置会计机构，配备会计人员，可以明确会计工作的范围、内容、职责，完善会计核算体系，强化会计核
11、算、会计监督，发挥会计在经营管理中的作用，从组织上确保会计制度的贯彻落实和会计任务的完成。2设置会计机构的原则由于各单位在规模、业务类型、管理要求等方面存在差异，因此不同的单位在设置会计机构时也会有所不同。但是，无论单位如何设置会计机构，都应遵循以下原则：(1)适应性原则。不同单位所设置的会计机构应与本单位的规模、业务类型和管理要求相适应。如果单位的业务量很大，可设置较大规模的会计机构；反之，会计机构规模可小些。(2)效益性原则。设置会计机构的目的是有效完成会计工作，提高单位经济效益。因此，设置会计机构时不应盲目追求机构庞大，而应体现以最小的人力、物力、财务消耗，实现最大经济效益的原则。(3)
12、岗位责任原则。要求单位设置会计机构时应体现岗位责任制，不同岗既要分工合作，又要相互配合，同时加强内部控制制度，各岗位相互制约、相互监督，尽量在会计机构内部最大限度地减少工作失误。3我国会计机构的设置为了保证会计工作的正常进行，在一些规模大、会计业务复杂且工作量大的单位，可根据统一领导、分级管理的原则，在单位内部设置各级、各部门的会计组织，它们可以根据会计业务量的多少，单独设置会计组织或会计人员。基层单位的会计机构，一般称为会计(财务)处、科、股、组等，在行政负责人的领导下开展工作。在设置总会计师的单位，各级会计机构由总会计师直接领导，负责组织和监督本企业及下属各级财务会计工作，制定本单位的财务
13、会计制度，负责处理本单位的财务收支，并对本单位的经济活动进行核算汇总，编报本单位的会计报表，同时接受上级财务主管部门的指导和监督。在规模较大的企业，其内部各业务部门、车间等单位，也应设置会计机构或配备专职核算人员，在企业会计机构的领导下，组织和进行规定范围内的财务会计工作。各级主管部门一般设置会计(财务)司、局、处、科。这些会计机构要负责组织、领导和监督所属单位的会计工作。其主要任务是：根据国家统一会计法规、制度的要求，制定本系统适用的会计法规、制度的实施细则；审核并批复所属单位上报的财务报表，同时汇编本系统的汇总财务报表；检查并指导所属单位的会计工作，帮助其解决工作上的问题；总结并组织交流所
14、属单位会计工作的先进经验；核算本单位与财政机关及上下级之间有关款项缴拨的会计事项，等等。会计机构是一个综合的经济管理部门，它和单位内部其他各职能部门、各生产经营单位的工作有着十分密切的联系。会计机构要主动为各职能部门、各业务单位服务，并依靠各职能部门和业务单位共同做好会计工作，完成会计任务。会计机构还要接受上级管理机构以及国家财政、税务和审计等部门的指导与监督，并按规定向它们报送会计报表。二、会计人员1会计人员的素质要求会计人员肩负着重大责任，他们必须具备一定的素质，才能正确地履行其职责和行使其权限，做好会计工作，完成会计任务。会计人员的素质，是指会计人员从事会计工作应具有的品质和能力。具体包
15、括下列几个方面：(1)政治素质。会计人员要坚持爱国主义、集体主义教育，要加强社会公德、职业道德建设，要树立正确的世界观、人生观和价值观。会计人员在履行职责、行使权限时，要严守法纪，坚持原则，执行有关的会计法规，维护国家利益，抵制一切违法乱纪、贪污盗窃的行为，要勇于负责，勇于斗争。(2)文化素质。在国际化的经济大环境中，会计人员研究问题和处理业务都需要了解国内外政治、经济、法律等各方面的知识，应具备经济学、哲学、财政学、金融学、税收学、审计学、统计学、国际贸易学、企业管理学、数学、经济法学、计算机技术等多方面的知识。(3)业务素质。对一个会计人员来讲，在专业理论知识上只具有某种会计学科的专业知识
16、是不能有效地研究和处理现代会计问题的。会计人员要全面学习、掌握会计专业理论和与会计有关的经济理论，才能更好地解决实际问题。在专业工作能力上，会计人员要具有较强的会计核算能力、会计管理能力、组织领导能力、语言表达能力，要有沟通协作精神与团队意识，才能适应高度竞争的业务环境。提高会计人员的素质，要通过加强会计人员的学历教育、后续教育和考核机制等途径来实现。2会计人员的任职资格会计人员是从事经济管理工作的专业技术人员。为了明确具备不同专业工作能力的会计人员的工作职责、权限和应享有的经济待遇，调动每个会计人员的工作积极性和创造性，应当按照工作需要和本人的条件，分别聘任一定的专业技术职务。会计人员的专业
17、技术职务根据会计专业职务试行条例分为高级会计师、会计师、助理会计师和会计员四种。其中，高级会计师为高级职务，会计师为中级职务，助理会计师和会计员为初级职务。这四种专业技术职务的任职分别为：(1)会计员的基本条件：初步掌握财务会计知识和技能，熟悉并能遵守有关法规和财务会计制度，能担负一个岗位的财务会计工作。大学本科或中等专科学校毕业，在财务会计岗位上见习一年期满。(2)助理会计师的基本条件：掌握一般的财务会计基础理论和专业知识，熟悉并能正确执行有关的财经方针、政策和财务会计法规、制度，能担负一个方面或某个重要岗位的财务会计工作。取得硕士学位或第二学士学位或研究生班结业证书，具备履行助理会计师职责
18、的能力；大学本科毕业，在财务会计工作岗位上见习一年期满；大学专科毕业并担任会计员职务二年以上，或中等专业学校毕业并担任会计员职务四年以上。(3)会计师的基本条件：较系统地掌握财务会计基础理论和专业知识，掌握并能正确贯彻执行有关的财经方针、政策和财务会计法规、制度，具有一定的财务会计工作经验，能担负一个单位或管理一个地区、一个部门、一个系统某个方面的财务会计工作。取得博士学位，并具有履行会计师职责的能力；取得硕士学位并担任助理会计师职务二年左右；取得第二学士学位或研究生班结业证书，并担任助理会计师职务二至三年；大学本科或大学专科毕业并担任助理会计师职务四年以上。(4)高级会计师的基本条件：较系统
19、地掌握经济、财务会计理论和专业知识，具有较高的政策水平和丰富的财务会计工作经验，能担负一个地区、一个部门或一个系统的财务会计管理工作。取得博士学位，并担任会计师职务二至三年；取得硕士学位、第二学士学位或研究生班结业证书或大学本科毕业并担任会计师职务五年以上。会计人员必须首先获得专业技术职务的任职资格，然后由各单位根据会计工作需要和本人的实际工作表现聘任一定的专业职务。为了进一步提高会计人员从事本职工作的积极性，更好地体现客观、公正的原则，加强会计工作队伍的建设，作为会计改革的一部分，从1992年8月份起，我国开始实行会计人员专业技术职务任职资格考试，即“以考代评”，以专业知识水平测试成绩作为确
20、定会计人员专业职务任职资格的主要依据。会计专业技术资格考试分为初级、中级和高级。通过初级和中级资格考试的人员可聘任助理会计师和会计师职务，高级会计师实行考试与评审相结合的评审制度。各单位应根据本单位的工作需要设置会计专业技术职务并聘任会计人员担任。但为了保证会计工作的质量，会计人员无论是否被聘任担任一定的专业技术职务，都必须取得由财政部门颁发的“会计从业资格证书”，才能从事会计专业工作。会计从业资格证书是进入会计岗位的准入证，在全国范围内有效。会计从业资格的取得实行考试制度。具备教育部门认可的中专(含中专)以上会计类专业学历且符合相关规定的人员，自毕业之日起两年内(含两年)免试会计基础、初级会
21、计电算化(或者珠算五级)。超过两年未取得会计从业资格的，必须通过参加会计从业资格考试取得会计从业资格。会计从业资格考试科目、考试大纲由财政部统一制定。会计从业资格考试科目有：财经法规与会计职业道德、会计基础、初级会计电算化或者珠算(五级)。3会计人员的职责与权限在我国，会计人员的职责和工作权限是由国家统一规定的。我国会计法规定会计人员的主要职责是进行会计核算和实行会计监督。1)会计人员的职责(1)会计核算。会计核算就是按照会计法规认真办理会计事项，及时、准确、完整地记录、计算和反映企业单位的经营活动，为经营决策提供真实可靠的会计信息的过程。其内容主要包括：对于款项和有价证券的收付、财产物资的增
22、减、债权债务的发生和结算、各种收入及费用的确认和计算、财务成果的计算和分配等，都必须正确、完整地办理会计手续，进行会计核算；按照会计规范的规定记账、算财、报财，做到手续完备、内容真实、数字确凿、财目清楚、账实相符、日清月结、按期编制会计报表；按照经济核算原则定期检查、分析、考核财务计划、预算的执行情况，揭露经济活动中存在的问题，为企业经营决策提供可靠的会计信息；建立会计档案制度，妥善保管会计凭证、账簿和会计报表等会计档案。(2)会计监督。会计监督是指会计人员通过日常会计工作对经济活动进行监督。具体内容包括：对于违反现金管理条例、费用开支标准的，会计人员有权拒绝付款、拒绝报销、拒绝执行，并向本单
23、位的领导报告，提请处理；发现弄虚作假、营私舞弊、欺骗上级等违法乱纪行为应及时制止、反映和揭露；揭露和制止现实的和可能发生的损失和浪费，促使有关部门和人员勤俭节约，提高经济效益。2)会计人员的工作权限为了保证会计人员能切实履行职责，会计人员具有如下工作权限：(1)参与各项经济计划的制订和各项经营方案的预测和决策；(2)参与有关生产、经营管理会议，分析原因，总结经验，揭露矛盾，提出改进措施；(3)参与各种定额的制定、经济谈判和经济合同签订等事项；(4)监督、检查本单位的财务收支、资金使用和财产保管及使用等。一、会计档案的基本含义会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他有关财务会计工作要集中
24、保管的文件。它是反映和记录经济业务的重要史料和证据。第三节第三节 会会 计计 档档 案案企业单位的会计档案具体包括：(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告(包括财务报表、附表、附注及文字说明)，以及其他财务报告。(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。建立会计档案是会计工作的一项重要内容。会计部门只有将各种会计资料汇总成档，并如期呈交档案管理部门，会计档案才能得
25、以建立，会计档案的管理工作也才能顺利进行。我国会计法规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。因此，会计部门的建档工作是会计档案形成和管理的基础工作，各单位的会计部门必须对此予以高度重视。二、会计档案的保管与销毁为了加强会计档案管理，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合颁布了会计档案管理办法，自公布之日起施行。1998年8月21日，财政部和国家档案局发布了修订的会计档案管理办法，自1999年1月1日起施行。这一文件统一了会计档案的管理制度，划清了会计档案与其他档案的界限，明确了会计部
26、门与档案管理部门的分工协作关系，确定了会计档案的保管期限和销毁办法。各单位必须遵照会计档案管理办法的有关规定，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。(一)会计档案的保管及期限会计档案管理办法规定：“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了，可以暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
27、出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封，以分清责任。会计档案的保管工作分为永久、定期两类。定期保管期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了的第一天算起。会计档案管理办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照该办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同该办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。目前企业会计档案的保管期限见表12-1所示。表12-1 企业会计档案保管期限表(二)会计
28、档案的调阅及销毁办法1会计档案的调阅各单位对其会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，并积极为本单位提供，以便利用。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应设置“会计档案调阅登记簿”，详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。2会计档案的销毁保管期满的会计档案，应按照以下程序销毁：(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案的销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间
29、等内容。(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当同级审计部门派员参加监销。(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。需要注意的是，保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷的会计档案，并应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正处于项目建设期间的建设单位，其保管期满
30、的会计档案不得销毁。总之，会计档案是会计事项的历史记录，是总结经验，进行决策所需利用的重要资料，也是进行财务会计检查、审计检验的重要资料。因此，各单位的会计部门必须认真做好会计档案的管理工作。一、会计电算化的意义随着社会生产力的发展和生产社会化程度的日益提高，人们对会计数据记录、计算、分类整理、储存和报告等操作过程中所采用的技术方法提出了越来越高的要求。于是，人们把实际工作和理论研究的焦点聚集到一个新的领域会计电算化。会计工作电算化就是利用电子计算机代替手工，完成对会计数据的记录、计算、分类整理、储存和报告，甚至完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。第四节第四节 会会计计电电算算化化会计工作
31、电算化对管理现代化具有十分重要的意义。其具体表现在以下几个方面：(1)计算机的使用使得会计工作从记账到编制会计报表全部实现自动化，将会计人员从传统的手工操作中解放出来，大大提高了会计工作效率，使会计人员有更多的时间和精力从事生产经营管理活动，全面发挥会计在经济管理中的作用。(2)计算机的运算速度和准确性远远超过了人的运算能力，这样就提高了会计数据处理的及时性，确保了会计信息的正确性。(3)计算机运算速度快，准确无误且存储量大，它不仅代替了传统的记账、算账和报账，而且还能应用大量的数学模型对经济活动进行预测和决策，这样就拓宽和增强了会计的职能。(4)由于会计工作中使用了计算机，会计信息能够及时反
32、馈，增强了企业的内部控制能力，并且计算机可根据设定的操作权限来认定操作者，避免了手工处理过程中的权限不清和违反制度的情况，从而进一步完善了会计管理工作，强化了会计对经济活动的监督。二、会计电算化的内容会计电算化是在会计理论的研究与会计实务处理中应用电子计算机技术的一种通俗说法。它所涉及的内容主要包括：(1)改变原来的会计处理程序。会计电算化把在生产经营活动中产生的原始数据，通过现场的计算机终端或直接把原始凭证集中到会计信息中心，借助一定的设备输入计算机中，通过已装入机内的会计软件对数据进行加工、整理和存储，日后根据需要打印出来各类账表及核算资料。由于借助计算机进行会计业务处理，因此在原始凭证、
33、账表和会计操作规程等方面引起了一系列的变化。(2)着力提高会计需求数据的及时性和精确性。由于计算机能长期、大量地存储数据，并高速、准确地进行数值计算与数据处理工作，从而突破了手工操作的局限性，能为经济管理提供详细、准确、及时的信息。(3)着力扩展会计数据的领域。计算机不仅能建立过去经济活动中的详细记录，而且可以及时掌握当前经济活动的最新数据，还可以把各类预测资料随时输入会计信息系统中，为日常管理、分析、预测和决策及时提供可靠的依据。总之，实现会计电算化，建立会计信息系统，依据会计制度规定的成本、利润等计算方法和各项经济业务处理要求，设计数据计算公式和数据处理流程；采取数据校验和防错、排误措施，
34、保持资产与负债、所有者权益之间，科目的借方数据和贷方数据之间的始终平衡；真实、准确的数据处理结果，是正确处理国家与企业、企业与企业、企业与职工之间经济关系的可靠依据；为防止无意差错和有意舞弊，设计内部控制机制，等等，这些构成了会计电算化的主要内容。三、会计电算化下的账务处理会计电算化下的账务处理要以会计业务为主，既要考虑计算机对其进行的数据管理，又要考虑会计人员使用的灵活性和方便性。按照财政部颁发的关于会计电算化软件设计的基本要求，应使账务处理在电算化之后具备如下特点：要采用新会计制度规定的会计科目编码方案，一级科目同新的会计科目编码严格一致。提供的数据输入在内容上要符合新会计制度的要求，凭证
35、输入项目与手工填制凭证项目一致。利用借贷记账法的平衡原理对所录入的凭证进行校验，使数据输入程序具备一定的错误防范功能。经计算机登记过的记账凭证及账簿，不再提供修改功能。能够按会计制度规定的格式和要求，打印输出各种账簿，并且提供必要的诸如凭证查询、总账查询、明细账查询等查询功能。使系统具有一定程度的安全性，对指定操作人员的使用权限实行严格的管理和控制，采用按口令进入系统和数据加密等方法，杜绝非指定人员擅自使用。在计算机出现故障或短期异常时，应有对现有数据进行保存和恢复的功能。(一)会计科目的设置为了便于编制会计凭证、登记账簿和查阅账目，会计科目应按照会计主体设计的会计制度进行设置。由于会计科目的
36、文字长短不一，不利于计算机识别和处理，因此电算化下的会计科目一般实行代码化，以便于节省存储空间，提高运算速度，进行数据的分类、汇总、编表、识别和检索等数据处理活动。编码的方法有顺序码、组码和群码或将各种编码技术结合起来使用。为了做好会计科目的编码工作，在科目代码设计时，应注意以下几项原则：(1)唯一性原则，即一个科目代码只能代表一个意思。(2)统一性原则，即不同部门的同类经济业务的科目的代码应当统一。(3)规律性原则，即科目代码的顺序和层次应当具有一定的规律性。(4)稳定性原则，即代码确定后不能随意打乱重编，应保持一定的稳定性。(5)扩展性原则，即在编制代码时，应事先考虑到因社会环境的变化和内
37、部业务发展使会计科目增减造成扩充代码的可能性，使新扩充的代码易于插入而不打乱原来编制的代码秩序。(6)简短性原则，即在满足上述原则的基础上，代码位数应尽量少，以减少输入和运算的工作量。(二)会计凭证的设计在会计电算化条件下，由于传统纸质凭证无法输入计算机，所以需将原始凭证转换为机器可读的媒体后输入。因此，必须合理地设置自制原始凭证，注意凭证的通用性。设计的自制原始凭证能满足各个职能部门的要求，做到一单多用。此外，所设计的凭证还应易于管理人员填写、计算机处理，利于传递和归档保管。电算化条件下的自制原始凭证的内容除了应具备手工会计凭证的基本项目外，还应根据计算机处理的需要，设置一些新的项目，如凭证
38、的标识代码、会计科目代码、凭证流转路线等。对于外来的原始凭证，由于其格式和名称目前还很难统一，因此当企业收到外来原始凭证时，要将审核无误的外来原始凭证根据企业对输入数据设计的要求和数据输入的特点，把凭证上的数据转换到确定的输入介质上或直接通过键盘输入。由于计算机具有准确的逻辑判断能力和按程序指令自动进行分类汇总的功能，所以只要在标准化原始凭证上标明应借、应贷的会计科目代码和金额，机器便可按照事先编好的程序，根据输入凭证上的借方、贷方会计科目代码，调用已建立好的会计账簿文件，将有关数据记入相应账簿文件中去。这样，记账凭证就可和原始凭证合二为一，做到一单两用。对于少数经济业务不能用原始凭证来替代的
39、记账凭证或在过渡时期还需保留的记账凭证，则可事先通过人工编制，然后输入计算机进行处理，或者在注明了应借、应贷会计科目代码和金额的原始凭证输入的同时，根据程序指令，由计算机自动“编制”并打印出记账凭证，以供存档保管为了提高计算机识别和处理数据的速度，节省储存空间，记账凭证上的会计分录可采用标准化的业务代码编制。如按科目代码编制分录，用业务代码反映摘要、说明经济业务的内容，或者将会计科目代码和经济业务代码合并，组成会计分录代码，以此来编制分录。记账凭证的设计，应做到易于核对分录，便于记账和保管原始凭证，便于计算机检索、分类和汇总。(三)账簿文件的设置根据电算化核算和管理的需要，账务处理一般应建立总
40、账文件、明细账文件和日记账文件。由于总账需要长期使用，所以应建立磁盘文件。总账的记录数量和存取次数相对少，一般可采用顺序文件的形式；而少数管理上需要经常调动的总账，则可建成顺序索引文件，并采用随机存取的方式。总账磁盘文件的建立，一般按一级科目设置，采用总账科目代码和期末余额建成磁盘文件方式，当经济业务发生后，利用总账磁盘文件记录在案的期初余额和该科目的本期发生额，算出期末余额，用期末余额更新磁盘文件的余额，并打印总账文件，以便保管。总账磁盘文件也可采用将总账文件的全部信息建立磁盘文件的方式，即在总账文件中反映各科目的期初额、本期发生额和期末余额。由于明细账文件数量较多，业务量相对较大，因此通常
41、采用索引顺序文件或直接文件方式。业务量较少的可采用顺序存取方式，按照总账科目设立明细账磁盘文件，文件中按照明细科目代码设置记录，并以明细科目代码作为记录键。反之，则可采用随机存取方式，用几个一级科目组合设置明细账磁盘文件，在文件中按一级科目设置记录，以一级科目加后缀作为记录键。由于日记账是序时账，所以大多数采用顺序文件。(四)账务处理程序财务处理程序是指会计核算中证、账、表的处理过程。在电算化会计系统中，一般包括以下内容：将凭证上的原始数据输入计算机。审核凭证数据。在凭证上的数据输入计算机前，应审核经济业务是否合理合法；数据输入计算机后，还应进行校验，以保证输入数据正确无误。凭证排序。原始数据输入后，要进行排序，以便计算机处理和登记账簿。一般原始凭证可按日期、凭证号排序。原始凭证替代记账凭证和人工编制的记账凭证，则要按科目代码、日期、凭证号来排序。科目处理。将原始数据输入计算机后，通过程序指令来处理会计科目(或在人工编制记账凭证下)，确定会计分录。登记账簿。校验输入计算机的凭证数据，按程序指令记入账簿文件。报表设计。将计算机处理后的结果，按人们容易辨认的报告形式打印输出。
