1、合肥城市轨道交通有限公司档案管理制度体系二一二年八月目录一、合肥城市轨道交通有限公司档案管理暂行办法二、合肥城市轨道交通有限公司建设项目档案管理暂行办法三、合肥城市轨道交通有限公司竣工文件编制移交实施细则四、合肥城市轨道交通有限公司档案管理综合制度1.文件归档制度2.档案移交制度3.档案保管制度4.档案借阅利用制度5.档案统计制度6.档案安全管理制度7.档案工作保密制度8.档案鉴定与销毁制度9档案库房管理制度10.档案管理员岗位职责合肥城市轨道交通有限公司档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强公司档案的收集、整理、归档工作，促进档案管理工作更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、企
2、业档案工作规范等相关法律、法规和行业标准，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发以及日常管理活动中形成的对国家、社会、企业具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的各类记录材料。第二章管理机构及职责第三条公司档案工作坚持“统一领导、分级管理、统筹协调、分工负责”的原则，公司成立以主要领导为组长、分管领导为副组长、各部门负责人、专兼职档案管理人员为成员的档案管理工作机构，建立健全档案管理网络。第四条公司综合部是公司综合档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强
3、档案工作规范化、标准化建设；负责公司综合档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系统的建设和维护；督促指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。第五条公司各部门应根据档案管理工作要求，落实专兼职档案管理员，负责本部门工作范围内档案材料的收集、整理和保管，按规定时间和质量要求及时向档案管理部门移交归档，并对归档文件的完整性和系统性负责。第六条各部门负责对口业务单位需移交公司统一管理的文件资料、业务档案在收集、整理过程中的指导、联系、检查工作。第七条文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。任何部门和人员不得拒绝归档。第八条公司各部门
4、专兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案安全，保守公司秘密。定期接受档案业务培训。第三章归档范围及分工第九条?公司文件资料的归档范围共分为党群工作、行政管理、经营管理、会计业务、职工管理、建设项目、运营筹备七大类。（一）党群工作类。包括公司党建、党员管理、纪检监察工作、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设等资料；工会工作、共青团工作等资料。（二）行政管理类。包括公司行政事务、安全管理、审计稽查、法律事务、人力资源以及外事工作等相关资料。（三）经营管理类。包括公司经营决策、综合计划、统计报表、财务管理、资产管理、物资管理、合同协议等资料；对外投资、产权变更、信用管理等资料
5、；质量安全管理、科技工作、档案及信息管理等资料。（四）会计业务类。公司在经营管理中形成的各类会计报表、帐薄、凭证、报告及财务管理方面的文件材料。（五）职工管理类。包括：公司员工履历、劳动合同；工资、福利；员工的聘用、任免、奖惩、培训等工作形成的文件材料。（六）项目建设类。包括项目筹划、研究、决策等过程资料；项目可行性研究、选址、环评、用地等；工程开工以前在立项、审批、招投标以及工程准备过程中形成的文件。工程勘察、设计、施工、监理、竣工验收等工程实施过程中形成的文件资料；以及各类设备系统的采购、安装、调试、运行、保养维修记录等资料。（七）运营管理类。包括在运营筹备、开通试运营过程中所形成的运营相
6、关资料。第十条公司各部门的收集、整理、立卷责任。（一）综合部（纪检监察室）负责行政事务和党群工作类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。其中公司统一编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，其他各部门在工作中产生的未统一编号的文件材料，由相关部门收集整理，并移交综合部归档。（二）人力资源部负责人力资源及职工管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（三）财务部负责投融资、资产管理类和会计业务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（四）计划合约处负责计划、统计、合同、招投标类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（五）审计法务处负责内外部审计、法律事务类文件资料的收集、整理、立卷和
7、移交归档。（六）安全质量处负责安全生产、质量管理、职业劳动安全管理、风险管理等文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（七）总工办负责科研项目、技术管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（八）规划发展部、建设事业部、工程一处以及总工办按照职责分工，负责项目建设类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（九）运营筹备部负责运营管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。第十一条声像、荣誉及电子档案，由各产生部门负责收集、整理、立卷和移交归档。第三章归档时间及要求第十二条归档时间（一）日常工作形成的公文、函件等文件资料办理完毕后及时交综合部存档；其他文书类档案于次年第一季度前整理归档，档案归档后
8、由综合部统一管理。（二）综合管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。各部门应在办理完毕后的次年第一季度前将整理完毕的文件移交公司综合部。（四）会计档案由财务部负责收集整理，并按会计档案归档要求整理立卷保存，在财务部保管一年后，移交公司综合部档案室归档。（三）工程建设类档案按国家建设项目档案管理相关规定立卷保存；在竣工验收后三个月以内整理归档并分别向城建档案管理部门和公司移交。（四）运营有关行车组织、安全技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原则上由运营机构自行立卷保管。每年一季度前向公司综合部移交上一年度
9、案卷目录及档案管理台帐。（五）电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。工程类的声像档案和纸质竣工文件一起移交，管理性的声像档案在工作结束后及时收集整理，与文书档案一并于次年一季度前移交归档。（六）证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。（七）下列文件材料应随时归档：1.公司产权变动过程中形成的文件材料；2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；4.其他临时活动中形成的文件材料。第十三条归档要求（一）归档的文件材料须是反映公司在投
10、资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、规范要求。（三）归档的文件材料应为原件。副本或复制件由业务部门自行保管。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。（六）归档文件材料的载体和
11、字迹应符合耐久性要求。（七）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第十四条移交要求。（一）公司各部门专兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部移交。（二）重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。第四章档案管理第十五条各部门和全体员工应树立档案管理意识，注意收集公司或部门在工作活动中形成的具有
12、保存价值的各类文件材料。第十六条各部门档案管理人员对库存档案要加强保管，搞好档案“八防”工作，采取必要的防护措施，妥善保存不同介质的档案，确保档案安全。第十七条查阅或调阅档案，应严格按照规定履行登记和审批手续。第十八条公司成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。对确定销毁的档案，要编制清单，经审查批准后予以销毁。第五章附则第十九条本办法由公司综合部负责解释。第二十条本办法自颁布之日起实施，之前下发的档案管理规定不再执行。附件：合肥城市轨道交通有限公司文件归档范围和保管期限表一、党群工作类?序号基本范围保管期限1党务工作1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议1.1.1会议通知、报
13、告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2发言、简报、小组会议记录10年1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专题活动工作报告，党务工作大事记永久1.2.2情况反映、工作简报及一般材料10年1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2对企业一般性、普发性的文件10年1.4对下属单位关于党务工作请示的批复30年1.5各项规章制度、管理办法与条例等30年2组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3党委（总支、支部）组织工作的规章制度30年2.4党群机构设置、调整、
14、人员编制等方面的决定及通知30年2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根30年2.6党员学习教育等活动形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的10年2.7党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年3宣传工作3.3反映本企业活动的报刊、广播稿30年3.4企业文化建设方面的文件（包括参与社会公益事业、慈善事业、精神文明建设方面的材料）10年4纪检监察工作4.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久4.2.2一般案件的调查处理材料30年4.3纪检与监察
15、工作统计年报30年5工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3工会会员名册永久5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件30年5.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工会会费与财务管理材料30年5.7工作统计报表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年二、行政管理类?序号基本范围保管期限1行政事务1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年1
16、.2上级领导视察本企业的题词,指示,讲话材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划,总结等永久1.4行政办公会会议记录,纪要,决定等永久1.5企业制发的行政决定,通报和签订的行政协议,合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企业的设立,关,停,并,转及更名,启用与废止印模等方面的文件永久1.8企业文秘,机要,保密,信访,综合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9大事件,机构沿革等永久2安全管理工作2.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年2.2企业安全保卫工作的计划,总结,报告,报表等30年2.3对本企业及职工在安全保卫工作方
17、面的奖惩材料及统计报表30年2.4安全机构设置,干部任免文件30年2.5自然灾害防范,应急管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一般的10年2.6重大事故调查和处理文件永久3法律事务3.1法律事务管理与协调工作3.1.1法院判决书,调解书等诉讼和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事务工作文件30年3.2案件,纠纷及公证事务中结论性材料永久3.3案件,纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年4审计稽查工作4.1上几机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件30年4.2审计意见,审计报告及批复等永久4.3审计工作会议记录,纪要,计划,报告,总结,调查材料,办法,一般的请示与批复等30年4.
18、4专项审计通知,报告,批复,评价书(结论),调查与证明等材料4.4.1重要的永久4.4.2一般的30年4.5下级单位报送的审计工作文件10年5人力资源管理5.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年5.2企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久5.3内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久5.4干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久5.5人事调动介绍信及存根、工资转移证等30年5.6老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤人员与复转退军人安置等有关材料永久5.7职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久5.8劳动
19、保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久5.9职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久5.10劳资纠纷、仲裁方面的文件永久6教育培训工作6.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年6.2企业教育工作培训工作的计划、总结30年6.3企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等30年6.4企业教育培训工作统计报表等30年6.5企业干部职工进修培训名单、合同等30年7外事工作7.1发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要等永久7.2出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文
20、件、考察报告30年三、经营管理类序号基本范围保管期限1经营决策1.1企业发展规划、经营战略决策等文件永久1.2公司高层治理结构方面的文件永久1.3公司信息公开文件30年1.4经营目标任务等30年1.5董事、监事会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久2经营计划2.1企业经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年2.2计划经济指标完成情况分析30年3统计工作3.1企业综合性统计报表及分析材料30年4财务管理4.1财务管理制度、规定、办法、通知30年4.2财务管理计划、总结10年4.3固定资产的新增、报废、调拨材料30年4.4财务和成本核算永久4.5税务方面的材料永久5资产管理5.1房产、土
21、地方面的文件5.1.1房地产的权属证明材料、转让及过户材料永久5.1.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年5.2对外融资项目5.2.1融资规划、决策等方面材料永久5.2.3财务报告、红利分配材料永久5.2.4股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久5.3国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久5.4企业的产权变动5.4.1产权变动的请示、批复方面材料永久5.4.2清产核资、资产评估工作的文件永久5.4.3产权变动的协议、合同等永久5.4.4资产处置方案、归属方面的材料永久5.4.5因产权变动所致职工身份变化的材料永久6物资管理6.1办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批
22、手续、招投标、购置、机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年6.2重要物资的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久6.3仓库管理规章制度、台帐、统计报表30年7合同管理7.1商务合同正本及其补充件7.1.1重要的永久7.1.2一般的30年7.2客户资信调查材料7.2.1重要的30年7.2.2一般的10年8信用管理8.1企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久8.2企业形象宣传、展览会文件30年8.3企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久8.4企业客户资信调查材料30年9知识产权管理9.1企业标识、商标标识方面的材料永久9.2专利、商标和其他知识产权方
23、面的申报、证明及管理方面材料永久10质量管理10.1质量管理计划,措施,总结10年10.2质量管理制度,办法,规定,条例30年10.3材料质量检测,化验,试验材料30年10.4质量异议处理,事故分析及处理材料,质量认证,检查,评比材料30年10.5全面质量管理工作形成的文件,质量体系运行及管理文件,产品创优的获奖证书30年11安全管理11.1安全技术管理规定,通报,总结,会议纪要等30年11.2事故报告,调查分析及处理材料30年11.3安全教育活动的材料10年11.4安全生产,消防方面的材料10年11.5统计报表30年12科技管理12.1技术革新和合理化建议文件10年12.2新产品开发,科技成
24、果管理,技术引进30年12.3学术论文,考察报告,专题总结30年13档案和信息工作13.1档案工作的规划,规定等30年13.2档案移交清单,销毁清册，档案统计报表永久13.3信息工作计划,总结10年13.4信息管理工作的通知,规定等30年13.5信息化建设方面的文件资料四、会计业务类序号基本范围保管期限1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年2会计帐簿类2.1总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿15年2.2现金日记帐、银行存款日记帐25年4财务报告类3.1月、季度财务报告3年3.2年度财务报告（决算）永久4其他类4.1会计移交清册15年4.2会计档案保管清册、会计档案销毁清册永
25、久4.3银行余额调节表、银行对账单5年五、职工管理类?序号基本范围保管期限1在岗职工档案1.1履历材料永久1.2自传材料永久1.3鉴定、考核、录用材料永久1.4评定岗位技术职称和学历材料永久1.5政审材料、出国审批材料永久1.6参加党派材料永久1.7奖励材料永久1.8处分材料永久1.9任免呈报表和工资、待遇审批材料永久1.10离任审计等其他可供组织参考有保存价值的材料永久2退休、离职职工档案永久六、项目建设类序号基本范围保管期限1综合1.1建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等30年1.2建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要永久1.3工程平面图、地下管线图永久1.4统计报表30年2
26、项目准备阶段2.1立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可能向研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料永久2.2建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建议用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同永久2.3勘察、测绘、设计及审批文件2.3.1工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久2.3.2初步设计
27、图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见30年2.3.3有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久2.3.4施工图及其说明、设计计算书30年2.4招投标文件与合同书2.4.1勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件30年2.4.2勘察设计、施工及工程监理招投标第一末中标文件10年2.4.3勘察设计、施工承包及监理委托合同30年2.5开工审批文件2.5.1建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，
28、建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证永久2.5.2投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督30年2.6建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单30年3项目建设阶段3.1项目管理文件3.1.1规程、规范、标准、规划、方案、规定30年3.1.2投资、进度、质量、安全、合同控制文件30年3.1.3投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书永久3.1.4合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久3.1.5环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防永久3.1.6水、暖、电、气、
29、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议30年3.2建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工3.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年3.2.2建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录永久3.2.3设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录永久3.2.4施工定位测量、符合记录、地质勘探永久3.2.5施工技术准备、施工现场准备、设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录、施工记录30年3.2.6焊接试验记录、施工检验、探伤记录永久3.2.7隐蔽
30、工程检查（验收）记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录30年3.2.8质量事故及处理记录、竣工测量资料永久3.2.9交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告永久3.3竣工图永久3.4监理文件3.4.1监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理会议纪要30年3.4.2进度控制：工程开工/复工审批表、暂停令30年3.4.3质量控制、质量事故报告及处理意见30年3.4.4造价控制：设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书30年3.4.5分包资质：分包单位、供货单位及试验等单位资质材料30年3.4.6监理通知：有关进度、质量及造价控制的监理通知30年3.4.7工程延期报告及审批、合
31、同争议、违约报告及处理意见永久3.4.8费用索赔报告及审批、合同变更材料30年3.4.9监理工作总结：专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告30年4设备系统4.1综合4.1.1设备管理条例、办法、方案、规定、通告等30年4.1.2设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件10年4.1.3设备技术管理文件30年4.1.4设备台帐永久4.2单台（套）设备仪器4.2.1调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件30年4.2.2购置合同、协议30年4.2.3洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料30年4.2.4设备仪器开箱验收记录30年4.2.5设备仪器合格证、装箱单、
32、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料30年4.2.6设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料永久4.2.7运行记录及重大事故分析处理报告30年4.2.8设备仪器保养和大修计划、记录30年4.2.9设备仪器检查记录、设备仪器履历表30年4.2.10设备改造记录和总结材料30年4.2.11技术、质量异议的处理结果材料永久4.2.12设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果30年5项目竣工验收5.1工程竣工总结、工程概况表永久5.2竣工验收记录：建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表，市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书、报告、备案表永久5.3财
33、务决算及交付使用财产总表和财产明细表永久5.4声像、缩微、电子档案永久七、运营管理类序号基本范围保管期限1综合1.1运营各专业技术方案永久1.2运营管理技术文件永久1.3安全事故台帐、报告及处理材料永久2行车管理2.1列车运行图及其编制依据和说明30年2.2列车编组计划30年2.3行车组织细则30年2.4线路交路图30年3设备调试维护3.1车辆修理工艺布置30年3.2工装位置图30年3.3机电设备系统联调30年3.4设施设备更新30年3.5技术改造及大修30年4统计报表4.1年度客运统计永久4.2供电计划及报表永久4.3技术设备履历簿永久5其它重要科技文件材料永久合肥城市轨道交通有限公司建设项
34、目档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强轨道交通项目建设档案管理工作，更好地服务轨道交通建设和管理各项工作，根据中华人民共和国档案法、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范以及省市等有关建设项目档案管理规定和要求，结合轨道交通项目建设工作特点和公司实际，制定本暂行办法。第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括建设项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子等形式与载体的文件材料。第三条本办法适用于合肥城市轨道交通有限公司（以下简称公司
35、）及参加合肥轨道交通建设的设计、施工、监理、咨询、监测、检测、测量及相关设备供应商等单位。第二章档案分类第四条轨道交通建设工程文件归档范围总体上分为工程准备阶段、实施阶段、试运行阶段等三个阶段文件资料。（一）工程准备阶段文件轨道交通工程准备阶段文件是指涉及全线、总体性的，主要由建设单位相关职能部室提供的文件、资料。主要包括：项目规划立项、征地拆迁、勘察测绘设计、招投标、合同管理、竣工结算以及科研项目等文件资料（二）工程实施阶段主要包括监理文件、施工文件、竣工图、工程验收等文件资料。主要由监理单位、施工和安装承包商、车辆和机电设备供货商等单位编制，反映施工全过程的安全、质量、进度、投资控制等竣工
36、文件、声像档案，应分别组卷。主要分为土建、装饰工程、车辆及机电设备等三大类，其中土建可分为：车站、区间、主变电站、车辆段、轨道及房屋建筑等。（三）试运行阶段主要包括运营调试、管理以及资源开发等文件资料。第三章管理与职责第六条项目建设过程中，轨道公司做好项目各阶段档案收集、整理，负责监督和检查各参建单位在工程准备阶段和施工、竣工验收阶段工程档案的编制、立卷及归档工作。勘察设计单位、施工、监理等单位在各自的职责范围内做好建设项目文字材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。第七条轨道公司各部门职责。1.综合部：负责与轨道交通建设有关的文件，重要活动、声像资料的收集、整理和归档，不包括施工过程中有关声
37、像资料的收集、整理和归档。2.规划发展部：负责轨道交通工程立项类文件、建设用地、征地拆迁类文件、开工审批文件及其它综合性文件的收集、整理和归档。3.计划合约处：负责轨道交通工程招投标类文件、合同类文件、概预算类文件、造价管理类文件等的收集、整理和归档。以及计划、统计类文件的收集、整理和归档。4.总工办：负责轨道交通工程勘察、测绘、设计及科研类文件的收集、整理和归档。5.安全质量处：负责安全质量监督检查、事故应急预案与处置等与安全和质量相关的文件收集、整理和归档。6.财务部：负责轨道交通项目融资、投资、资金管理、财务管理、会计核算、决算以及工程保险相关文件的收集、整理和归档。7.工程一处：负责组
38、织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。8.建设事业部：负责轨道交通车辆、供电、通信、信号、机电等设备系统设计联络、监造、安装、调试、验收、培训、移交等工作中形成的各类相关文件资料的收集、整理和归档。9.审计法务处：负责轨道交通工程审计及法律事务活动等文件资料的收集、整理和归档。10.运营筹备部：负责运营筹备、运营接管、联调联试及运营演练、试运行过程中形成的各类相关文件资料的收集、整理和归档。第八条勘察、设计单位职责（一）按照合同和规范要求提供地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件。上述文件应签章齐全，符合归档要求。（
39、二）设计单位出具的设计变更文件，必须注明变更所涉及的图纸编号，并按规定提供设计变更文件原件，签章齐全。（三）列入建设单位和市城建档案馆归档范围的地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件等应按规定立卷后向建设单位移交。第九条监理单位职责（一）负责工程监理文件的收集、整理和归档工作。（二）受建设单位的委托，对施工、设备供货及安装工程文件的形成、积累、组卷、归档工作进行监督、检查，保证归档文件的完整性、准确性，符合有关要求。（三）列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程监理文件，监理单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。第十条施工单位职责（一）实行项目负责人和技术负责人负责制，配备专职资料员，并按
40、规定进行相应的业务培训。（二）在施工过程中应按照要求及相关技术规范、规程的要求，形成完整、准确、齐全的施工文件，按工程档案的编制要求对归档的施工文件进行编制、组卷。（三）工程档案的编制和汇总工作应在工程竣工验收之前完成。（四）列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案等，施工单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。第十一条其他参建单位职责根据合同约定和项目管理工作规定，按照建设项目档案管理和竣工文件编制移交工作要求，开展与开展业务相关的文件资料的收集、整理、立卷、归档工作。第四章收集整理第十一条建设项目的档案资料管理工作要与项目建设进程同步。项目立项时，即
41、应开始进行文字材料的收集、整理、保管、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第十二条公司各部门和各参建单位对照合肥城市轨道交通有限公司建设工程档案归档范围及保管期限表（附件一）收集、保管职责范围内的归档资料。第十三条收集范围反映与工程项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件资料均应收集齐全，归入项目档案。第十四条收集时间各类档案应按文件资料形成的先后顺序或工程项目完成情况及时收集。第四章归档要求第十五条各部门及各参建单位在项目建设各项工作中形成及收到的各种文件应按时立卷归档，并集中统一管理。第十六条归档要求（一）归档的文件资料以卷为保管单位，每卷必须有标题，简
42、明确切，准确表达案卷的内容。（二）项目文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规定。（三）归档的文件材料必须符合完整、准备、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，档案质量符合有关要求。第十七条质量要求（一）工程建设项目中形成的文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，不得用褪色的书写材料书写、绘制，签字手续完备。（二）纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（三）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合有关质量要求。（四）录音、录像应保持载体的有效性。电子文件应使用不可擦除型光盘。（五）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。第十八条项目竣工文件的编制应符合国家和省市有关建设项目档案整理规范和验收要求。具体按照公司相关管理规定实施。第五章验收和移交第十九条建设项目档案的整理应符合建设项目文件归档要求与档案整理规范要求。第二十条建设项目档案的保管期限，根据国家建设项目文件保管期限有关规定执行，分为：永
