1、采购结算管理10CONTENTS对于跨国采购而言,企业的财务人员与采购人员必须知道何时需要使用外国货币采购,何时需要使用本国货币采购,还要知道如何避免货币成本增加,即尽可能降低货币成本。同时,好的采购人员应该了解某些可以降低外汇风险的避险方法,最好选择相对较软的货币付款。一一 查询物料入库信息查询物料入库信息针对国内供应商的付款操作,一般是在物料检验通过并且完成入库操作后,由订单人员(或者专职付款人员)查询物料入库信息,并对已经入库的物料办理付款手续。对于国际采购而言,一般是“一手交钱,一手交货”,待物料到岸后或者到达指定交易地点后,就必须完成付款操作中的开具付款票据(汇款等)工作,在验收物料
2、之后再对供应商进行付款。二二 准备付款申请单准备付款申请单 在对国内供应商进行付款时,应拟订付款申请单,并附上合同、物料检验单、物料入库单及发票。作为付款人员要注意,五份单据(付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票)中的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商必须一致。三三 付款审批付款审批(1)单据的匹配性。单据的匹配性是指以上五份单据在六个方面(合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商)的一致性及正确性。(2)单据的规范性。特别是发票,其次是付款申请单,要求格式标准、统一、描述清楚。(3)单据的真实性。单据的真实性包括发票及检验、入库单等单据的真假等。四四 付款时的其
3、他注意事项付款时的其他注意事项(1)资金平衡。如果企业拥有足够的资金,那么本环节可以省略。但是在大多数情况下,企业需要合理利用资金,特别是在资金紧缺的情况下,要综合考虑物料的重要性、供应商的付款周期等因素,以确定首先向谁付款。对于不能及时付款的物料,要充分与供应商进行沟通,征得供应商的谅解和同意。(2)向供应商付款。企业财务出纳部门接到付款申请单及通知后,即可向供应商付款,并提醒供应商注意收款。(3)供应商收款。企业之间的交易付款活动一般通过银行进行,要确认供应商是否收到货款,有时可能因为付款账号疏漏,导致供应商收不到货款。对于大量资金的付款活动,企业有必要在付款之后向供应商做出收款提醒。一一
4、 付款工具付款工具 付款工具主要包括支票、汇票和本票三种付款票据。(一)支票支票是出票人签发的,委托办理存款业务的银行或其他金融机构,在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。1.支票的内容支票必须载明的事项是:表明为支票、确定的金额、无条件支付的委托、付款人名称、出票日期、出票人签章。未记载上述事项的支票无效。2.支票的分类支票分为现金支票、转账支票、普通支票三种。3.支票结算的特点(二)汇票汇票是由出票人签发的,委托付款人在见票时或指定日期无条件支付一定金额给收款人或持票人的票据,汇票是一种支付命令。汇票的当事人一般有出票人、付款人和收款人,汇票对收款人的资格不加限制。1.汇票
5、的内容根据中华人民共和国票据法的规定,汇票必须记载以下事项:汇票字样、无条件支付的委托、确定的金额、付款人名称、收款人名称、出票日期、出票人签章,汇票上未记载规定事项之一的,汇票无效。汇票上记载付款日期、付款地、出票地等事项时应字迹清楚。2.汇票的分类(1)按出票人的不同,汇票可分成银行汇票和商业汇票。(2)按是否附有包括运输单据在内的商业单据,汇票可分为光票和跟单汇票。(3)按付款日期的不同,汇票可分为即期汇票和远期汇票。(4)按承兑人的不同,汇票可分成商业承兑汇票和银行承兑汇票。(5)按流通领域的不同,汇票分为国内汇票和国际汇票。(三)本票本票是出票人签发的并承诺自己在见票时无条件支付确定
6、的金额给收款人或持票人的票据。1.本票的内容本票必须记载的内容是:表明是本票、无条件支付的承诺、确定的票据金额、收款人名称、出票日期、出票人签章。未记载上述任一事项本票无效。2.本票的分类根据出票人的不同,本票可分为商业本票和银行本票。二二 付款方式付款方式(一)汇兑1.汇兑的概念汇兑是汇款人委托银行将款项汇给异地收款人的一种结算方式。根据划转款项的不同以及传递方式的不同,汇兑可以分为信汇和电汇两种,由汇款人自行选择。2.汇兑结算的特点(1)汇兑结算,无论是信汇还是电汇,都没有金额起点的限制,不管款多款少都可使用。(2)汇兑结算属于由汇款人向异地主动付款的一种结算方式。(3)汇兑结算手续简便易行,单位或个人很容易办理。3.汇兑结算流程(1)汇款人委托银行办理汇款;(2)银行间划拨;(3)汇入行通知汇款已到。(二)异地托收承付1.异地托收承付的概念异地托收承付是指收款人根据购销合同发货后,委托银行向异地付款人收取款项,并由付款人按照购销合同的规定核对结算单证或验货后向银行承付款项的一种结算方式。2.异地托收承付的结算流程(三)信用证1.信用证的含义信用证是银行(开证行)依照采购商(开证申请人)的要求和指示开立的,向供应商(受益人)发出的,有条件(单证一致)地承诺付款的书面文件。2.信用证结算的收付程序
