1、第第5 5章章 报表管理系统报表管理系统 教学目的与要求：教学目的与要求：系统学习自定义报表和使用报表模板生系统学习自定义报表和使用报表模板生成报表的方法。要求成报表的方法。要求掌握掌握报表格式设置和报表格式设置和公式设置的方法以及报表数据的计算方法。公式设置的方法以及报表数据的计算方法。了解了解计算机环境下报表系统中有关的基本计算机环境下报表系统中有关的基本概念。概念。5.1 报管理系统概述报管理系统概述5.2 报表格式设计报表格式设计5.4 报表公式编辑报表公式编辑5.4 报表数据处理报表数据处理5.5 报表模板报表模板5.1 报表管理系统概述5.2 报表格式设计报表格式设计 定义一张报表
2、，首先应该定义报表数据的定义一张报表，首先应该定义报表数据的载体载体报表格式。不同的报表，格式定义的报表格式。不同的报表，格式定义的内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。5.2.1 启动启动UFO表表 在使用在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应报表系统处理会计报表之前，应首先启动首先启动UFO系统，并建立一张空白的报表，然系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式。后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式。注意注意:建立新表后，将得到一张
3、系统默认格式的空表，建立新表后，将得到一张系统默认格式的空表，报表名默认为报表名默认为REPORT1.REP。空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。所有单元的类型均默认为数值单元。新报表建立后，默认的状态栏为格式状态。新报表建立后，默认的状态栏为格式状态。5.2.2 设计表样设计表样 设计表样主要包括设计报表的表格、输入设计表样主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小
4、和外观。表的大小和外观。报表表样设置的具体内容一般包括：设置报表表样设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性等。任务示风格、定义单元属性等。任务1：启动：启动UFO报表系统报表系统,进入格式设计状态。进入格式设计状态。1.1.设置报表尺寸设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。注意注意:报表的尺寸设置完之后，还可以单击报表的尺寸设置完之后，还可以单击“格格式式”菜单中菜单中“插入
5、插入”或或“删除删除”选项增加或减选项增加或减少行或列来调整报表大小。少行或列来调整报表大小。2.2.定义报表的行高和列宽定义报表的行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列的列宽。则需要调整该行的行高或列的列宽。注意注意:行高和列宽的定义，可以通过菜单操作，也行高和列宽的定义，可以通过菜单操作，也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽。和列宽。3.3.划表格线划表格线 报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所
6、以为了满足查询该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。和打印的需要，还需要划上表格线。注意注意:划好的表格线在格式状态下变化并不明显。划好的表格线在格式状态下变化并不明显。操作完以后可以在数据状态下查看效果。操作完以后可以在数据状态下查看效果。4.4.定义组合单元定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。注意注意:组合单元可以用该区域名或者区域中的任一
7、组合单元可以用该区域名或者区域中的任一单元名来加以表示。单元名来加以表示。组合单元实际上就是一个大的单元，所有针组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。对单元的操作对组合单元均有效。若所定义的组合单元取消，可以在若所定义的组合单元取消，可以在“组合单组合单元元”对话框中，单击对话框中，单击“取消组合取消组合”按钮实现。按钮实现。5.5.输入表间项目输入表间项目 报表表间项目指报表的文字内容，主要包括报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。表头内容、表体项目和表尾项目等。注意注意:在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需在输入报表项目时，
8、编制单位、日期一般不需要输入，要输入，UFO系统将其单独设置为关键字。系统将其单独设置为关键字。项目输入完之后，默认的格式均为普通宋体项目输入完之后，默认的格式均为普通宋体12号，居左。号，居左。一个表样单元最多能输入一个表样单元最多能输入63个字符或个字符或31个汉个汉字，允许换行显示。字，允许换行显示。6.6.定义单元属性定义单元属性 单元属性主要指单元类型、数字格式、边框单元属性主要指单元类型、数字格式、边框样式等内容的设置。样式等内容的设置。注意注意:用同样的方法可以将用同样的方法可以将G5：H16设置为与设置为与C5：D16同样的单元属性。而报表的其他单元则应为同样的单元属性。而报表
9、的其他单元则应为“字符字符”型。型。报表新建时，所有单元的单元属性均默认为报表新建时，所有单元的单元属性均默认为数值型数值型 格式状态下，输入的内容均默认为表样单元。格式状态下，输入的内容均默认为表样单元。字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入以后对所有的表页有效。表样单元输入以后对所有的表页有效。7.7.设置单元风格设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。格会使报
10、表更符合阅读习惯，更加美观清晰。注意注意:设置完之后可以在预览窗口里查看效果。设置完之后可以在预览窗口里查看效果。5.2.3 设置关键字设置关键字 关键字主要有六种：单位名称、单位编号、关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。可年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。可以根据自己的需要设置相应的关键字。以根据自己的需要设置相应的关键字。注意注意:关键字在格式状态下定义，关键字的值则在关键字在格式状态下定义，关键字的值则在数据状态下录入。数据状态下录入。关键字如年、月等会随同报表数据一起显示，关键字如年、月等会随同报表数据一起显示，在定义关键字时即要考虑编制
11、报表的需要，又要在定义关键字时即要考虑编制报表的需要，又要考虑打印的需要。考虑打印的需要。每张报表可以同时定义多个关键字。每张报表可以同时定义多个关键字。如果关键字的位置设置错误，可以执行如果关键字的位置设置错误，可以执行“数据数据”菜单菜单“关键字关键字”|“取消取消”命令取消后再重新设置。命令取消后再重新设置。关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。报表中不能有重复的关键字。注意注意:5.3 报表公式编辑报表公式编辑5.3.1 编辑公式编辑公式 在在UFO表中，由于各种报表之间存表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑
12、关系，所以报在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式，报表主要的检测就用到了不同的公式，报表主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。输入错误而不能被保存。账套号和会计年度如果选择默认，以后在选账套号和会计年度如果选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如择取数的账套时，需要进行账套初
13、始工作。如果直接输入，则不需再进行账套初始。果直接输入，则不需再进行账套初始。如果输入的会计科目有辅助核算，还可以输如果输入的会计科目有辅助核算，还可以输入相关辅助核算内容。如果没辅助核算，则入相关辅助核算内容。如果没辅助核算，则“辅助核算辅助核算”选择框呈灰色，不可输入。选择框呈灰色，不可输入。审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行审核公式。执行审核公式。注意注意:5.3.2 保存报表保存报表 报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。注意注意:“.REP”为用友报表文件专用扩展名。如果没有保存就
14、退出，系统将弹出“是否保存报表？”对话框。至此，资产负债表设置完毕。格式见下页：5.4 报表数据处理报表数据处理 报表数据处理主要包括生成报表数据、审报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时，计算机工作必须在数据状态下进行。处理时，计算机会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还
15、涉及到表页的操行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。作，如增加、删除、插入、追加表页等。5.4.1 进入报表数据状态进入报表数据状态 进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用进入，也可以直接使用“数据数据/格式格式”切换切换按钮进入。按钮进入。5.4.2 账套初始账套初始 报表的一些原始数据是取自于某个指定的账报表的一些原始数据是取自于某个指定的账套的，如果在定义单元公式时没有指定某个账套套的，如果在定义单元公式时没有指定某个账套或会计年度，在生成报表数据之前，需要确认单或会计年度，在生成报表数据之前，需要确
16、认单元数据是取自于哪一个账套及会计年度。账套初元数据是取自于哪一个账套及会计年度。账套初始工作既可以在格式状态下进行，也可以在数据始工作既可以在格式状态下进行，也可以在数据状态下进行。状态下进行。注意注意:第一次账套初始后，如果想更换账套或会计第一次账套初始后，如果想更换账套或会计年度，还可以重新进行账套初始工作。年度，还可以重新进行账套初始工作。如果不进行账套初始，则系统默认为当前年如果不进行账套初始，则系统默认为当前年度，度，999账套。账套。5.4.3 录入关键字录入关键字 关键字是表页定位的特定标识，在格式状态关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下
17、对其下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。间、表间的取数提供依据。注意注意:每一张表页均对应不同的关键字，输出时随同每一张表页均对应不同的关键字，输出时随同单元一起显示。单元一起显示。日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。即确定数据生成的具体日期。5.4.4 整表重算整表重算 当完成报表的格式设计并完成账套初始和当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后便可以计算指定账套并指定关键字的录入之后便可以计算
18、指定账套并指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。计算。5.5 5.5 报表模板报表模板 利用报表模板可以迅速建立一张符合您需利用报表模板可以迅速建立一张符合您需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板没有提供标准格式的报表，在定义完报表模板没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，以后这些报表以后可以将其定制为报
19、表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。使用时可以直接调用这个模板。5.5.1 5.5.1 调用报表模板调用报表模板 系统中提供了多个行业的标准财务报表模系统中提供了多个行业的标准财务报表模板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。如果用户需使用系统内的报表模板，则可以直接如果用户需使用系统内的报表模板，则可以直接调用。调用。注意注意:当前打开的报表套用报表模板以后，原有的内当前打开的报表套用报表模板以后，原有的内容包括格式和数据都会丢失。容包括格式和数据都会丢失。如果所需要的报表格式或公式与调用的模板有如果所需要的报表格式或公式与调用的模板有所不
20、同，可以在格式状态下直接修改，然后再进所不同，可以在格式状态下直接修改，然后再进行系统初始、录入关键字、计算报表数据。行系统初始、录入关键字、计算报表数据。5.5.2 5.5.2 自定义报表模板自定义报表模板 用户除了使用系统中的会计报表模板外还可用户除了使用系统中的会计报表模板外还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。内置的模板。自定义报表模板主要需要定义报表的所属行自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。业及报表名称。注意注意:如果某张报表不需要了，还可以在此状态如果某张报表不需要了，还可以在此状态下删除。下删除。
