1、第 3 章 字表处理软件Word的功能和使用 文字处理是计算机的重要应用领域之一。Microsoft Word 2000（简称 Word 2000）是微软公司为 PC 微机开发的中文字表处理软件，它是 Microsoft Office 2000 套装软件的一个组成部分。它利用 Windows 2000 的图形界面特点，具有强大的文字处理功能及表格制作功能，易学易用、图文结合，且顺应网络时代需求，提供了对 Internet 技术的强有力支持，从而成为目前最受欢迎的文字处理软件之一。第一讲 WORD的基础知识与文档的基本操作 教学目的与要求 教学重点与难点 教学方法与手段 内容提要 作业布置教学目
2、的与要求通过本次授课，使学生能够了解WORD的主要功能与特点；熟悉WORD的运行环境；熟练掌握WORD的启动与退出方法；熟练掌握并灵活运用对文档的基本操作。返回教学重点与难点教学重点：WORD的运行环境；WORD的主窗口组成及功能；文档的基本操作。教学难点：文档的基本操作。返回教学方法与手段 采用多媒体演示、授课；通过问题驱动、实际案例展示等教学方式，提高学生的兴趣及注意力；让学生参与到实践活动中，巡看学生的实践情况，展示优秀作品，共同纠正错误。返回内容提要第一部分：WORD的基础知识 WORD的主要功能和特点；WORD的运行环境、启动与退出；WORD的主窗口组成与功能；WORD的帮助菜单；第
3、二部分：文档的基本操作 新建文档与打开文档；文档的保存；文档的编辑 操作；返回 WORD的主要功能和特点 友好的用户界面，菜单、工具栏、快捷键、联机帮助等操作易于使用。提供模板和文档导向，可以快速生成文档框架。强大的表格处理能力。能够处理科学、工程、经济等专门领域内的特殊符号，编辑公式非常方便。提供艺术字体以实现特殊效果。能阅读和处理多种文件格式，可编辑网页、邮件、信封、备忘录、报告等多种文档。提供联机字典、可以对英语单词进行拼写和语法检查。支持 OLE，可以方便地插入图片、声音和录像。提供打印预览和所见即所得的编辑环境。与 Office 其它组件的协同性强，可方便地与数据库链接。返回 WOR
4、D的运行环境、启动与退出 WORD的运行环境 WORD的启动与退出返回 Word 的运行环境的运行环境硬件环境。硬件环境。能确保 Word 2000 正常运行的机器至少应满足如下配置：机型：486 以上（建议使用 586 以上的机型）；内存容量：32MB以上（建议使用 64MB 以上）；显示器：VGA 彩显；硬盘容量：200MB 以上；光驱：至少四倍速以上。此外，鼠标也是不可少的。上述的建议配置是为了更好地发挥 Word 2000 的性能，以期获得比较满意的运行效果。现在市面上的计算机配置都远远高过这些基本要求，在上面放心安装Word 2000 好了。软件环境。软件环境。中文 Windows
5、98 或其更高版本（如 Windows 2000/XP）操作系统；至少安装一种以上用户会使用的汉字输入法。返回 WORD的启动与退出返回返回返回 WORD的主窗口组成与功能菜单栏标题栏控制菜单按钮常用工具栏格式工具栏制表位类型普通视图Web视图页面视图大纲视图水平滚动条状态栏选择浏览对象下一页前一页垂直滚动条滚动块标尺工作区文本区插入点段落标记最小化按钮最大化按钮关闭按钮图3-1 Word 工作窗口返回标题栏标题栏Word 2000 主窗口的最上边是标题栏，标题栏包括：窗口名称。窗口标题的左边显示应用程序的名称“文档XMicrosoft Word”，“文档X”是正在编辑的文档名称。如果是新文档
6、，Word 2000 会自动建立一个名为“文档 1”的临时文档名。控制按钮。标题栏的左端的图标是控制按钮，单击该按钮时弹出“控制”菜单，菜单中包括对主菜单进行最大化、最小化、关闭等操作的命令，见图 3-2。双击该按钮时可以关闭 Word 2000 的窗口。图 3-2 是 Word 主窗口的控制菜单。最小化、最大化/还原以及关闭按钮。标题栏右边分别是三个窗口控制按钮，单击最小化按钮可使窗口缩小成图标仅出现在任务栏上，但 Word 2000 并没有关闭。单击最大化按钮可使窗口占满整个屏幕。当单击“最大化”按钮后，窗口被扩大成整个屏幕，此时最大化按钮 被换成“还原”按钮，单击“还原”按钮后，窗口被还
7、原成最大化之前的样子。在标题行最右边的是“关闭”按钮，单击该按钮便关闭了 Word 2000 主窗口。图 3-2 Word 主窗口控制菜单 菜单栏菜单栏 在标题栏的下方是菜单栏，打开菜单有两种方法：使用鼠标：单击鼠标左键可弹出相应下拉菜单，再单击其中的子菜单便执行相应的命令。使用键盘：按 Alt 键激活菜单，按菜单名后边“”内的字母组合键可以打开相应的菜单。然后用上、下光标移动键、选择菜单命令，或使用子菜单后边的组合键以快捷方式执行菜单命令。菜单中的命令如果呈灰色则表示相应命令不可选，命令前有“”号或颜色加深，表示相应命令被选定。菜单中有些命令后面带有省略号（），表示当选择该命令之后会出现一个
8、对话框，用户需在该对话框中输入该命令执行时所需要的信息，然后执行。若要取消菜单命令的选择，一种方法是按 Esc 键；另一种方法是单击下拉菜单，然后单击菜单之外文档窗口的任一位置。工具栏工具栏 根据工具类别（如：常用、格式、绘图等）分别给出常用操作的命令按钮，直接单击这些按钮可以快速执行相应的命令，和使用相应菜单实现的功能相同。显示或隐藏工具栏的方法：右单击屏幕上工具栏和菜单栏中的任一处“视图工具栏”。两种方法均可调出 Word 2000工具栏列表，从中可以看到各种工具栏的显示与隐藏，单击它们可以在显示（左边的方格“”）与隐藏之间作选择。新建打开打印保存预览拼写和语法复制格式刷恢复表格和边框插入
9、 Execl工作表绘图显示比例其他按钮Office助手显示隐藏更改文字方向插入表格插入超级链接撤消粘贴剪切中文简繁转换图3-3 “常用”工具栏样式字符边框字体字号加粗倾斜下划线字符缩放字符底纹两端对齐右对齐编号增少缩进量字体颜色其他按钮增加缩进量项目符号分散对齐居中图3-4 “格式”工具栏图 3-5 工具栏选项文档窗口文档窗口 文档窗口是用于文档显示和编辑的区域（见图 3-1）。主要包括一个文档标题栏、标尺和控制文档显示范围的垂直滚动条、水平滚动条以及视图按钮等。通常，文档窗口总是在最大化状态，以获得最大的编辑区域。此时，文档标题被合并到 Word 工作窗口的标题栏上，文档窗口的控制按钮则被分
10、别安排在菜单栏的左右两端。左端 图标用于调出文档窗口控制菜单（与 Word 主窗口控制菜单完全相同，操作也相同），右端的三个按钮分别用来最大化（或还原）、最小化和关闭文档窗口。在 Word 2000 中，允许同时打开多个文档，也就是有多个文档窗口同时存在，被激活的那个文档称为活动文档。任一时刻的编辑操作总是针对活动文档而言的（判断的依据是插入点在该文档中）。当活动文档窗口被最大化时，其它文档窗口在屏幕上是看不见的，可以通过菜单栏上的“窗口”下拉菜单看到已打开的多个文档和当前被激活的活动文档（左侧有带“”的方框）。若要激活其它文档，在下拉菜单中单击该文档名即可。多个文档窗口也可以同时显示在屏幕上
11、，方法是单击菜单栏上“窗口/全部重排”，这时，所有被打开的文档窗口被显示在屏幕上。其中，活动文档窗口的标题栏是深色的，且插入点在该文档窗口内。状态栏状态栏 用于显示当前文档窗口的一些状态信息。如：当前页的页号，插入点所在位置的行号、列号以及距离，四种工作方式（即录制、修订、扩展、改写）的激活情况等。状态信息说明l页插入点在第1页1节插入点在第l节11插入点所在页的页码是1文档的总页数是1位置2.5厘米上页边界到插入点之间的距离为2.5厘米1行插入点在当前页第1行1列左页边距到插入点之间的字符数（含空格和制表符）录制双击“录制”可打开或关闭宏记录器。修订双击“修订”可打开或关闭修订标记功能。扩展
12、双击“扩展”可打开或关闭扩展选定范围模式。改写双击“改写”可进行“改写”和“插入”两种编辑状态的切换。中文显示光标所在位置的文字所属的语种拼写和语法检查如果Word正在查错的过程中，找到了错误，将在书上显示“”，双击此图标可以修改错误表3-1 状态栏的常见信息说明 WORD的帮助菜单 Word 有强大的帮助功能，可通过两种方法获得。Office 小助手的即时帮助 单击常用工具栏右端的 Office 小助手图标 显示小助手，它会根据你当前的操作显示相关的帮助主题，你可从中进行选择，从而获得有关的帮助信息。“帮助”菜单的即时检索 按照操作路径：帮助Microsoft Word 帮助，也可以获得Mi
13、corsoft Word帮助。主窗口如图3-6所示。图 3-6“Micorsoft Word帮助”窗口 目录和索引。提供某特定主题的帮助。其中，“目录”选项（也可称为“标签”）提供了一个按类别划分的帮助主题列表。只要双击某个主题的左侧，即可展开主题，显示该类别下更细致的帮助主题，同时符号变为；单击某个主题，即可在窗口右侧得到相关的帮助。“索引”选项卡提供的是一些特定的帮助主题的索引列表。可以根据用户输入的索引关键字（可以只是前几个字）查找相应的索引项，也可直接在索引列表中选择某个索引项，然后单击显示按钮，即可得到该主题的帮助信息。这是什么?用于对当屏幕上的某项功能给出帮助。当单击该菜单命令时，
14、鼠标指针变成，将它移到屏幕上的某个疑问处（如某个工具按钮、某个菜单命令等）再单击鼠标，即可得到对所单击处的帮助信息。也可按 Esc 键，使鼠标恢复为正常的形状。返回 新建文档与打开文档 新建文档 打开文档返回 新建文档新建文档 建立一个新文档通常有如下三种方法：启动 Word 时，如果没有指定欲打开的文档，则启动之后 Word 将自动创建一份命名为“文档1.doc”的新文档，并显示相应的文档窗口，在此窗口中即可输入并编辑新文档的内容。这种方法常用于启动 Word 后创建一份新文档时的情况。新文档的名字欲按用户的要求，可在文档存盘时给出。Word 文档的默认扩展名为“.DOC”。任意时刻在 Wo
15、rd 主窗口单击常用工具条中的“新建”按钮，均可创建一个暂时命名为“文档n”（n=1，2，3，。n 的取值取决于启动后的第 n 次创建）的新文档。这种方法常用于启动 Word 后先编辑了已存在的文档之后再创建新文档情况。在 Word 主窗口单击菜单栏上的“文件/新建”弹出“新建”对话框，如图 3-7 所示。在其右下方的“新建”框中选中“文档”，然后选择文件类型（如：“常用”、“报告”、“信函和传真”等），再选择具体文档格式，右边的“预览”即显示出对应的文档格式框架或给出说明；单击“确定”按钮即可进入新文档编辑窗口。这种方法常用于创建某种特殊格式的新文档。图 3-7 “新建”对话框返回 打开文档
16、打开文档方法有多种，常用的有如下三种方法：用菜单命令。操作路径：文件打开，弹出文档如图3-8所示的打开对话框。图3-8 “打开”对话框 用工具栏按钮打开文档。打开“文件”菜单中列出的文档。单击菜单栏上的“文件”，在其下拉菜单下部列出了最近使用的几个文档名（Word 默认为 4 个，可以根据需要增减：选择“工具”菜单中的“选项”命令，选取“常规”选项卡，在列出“最近所用文件数”文本框中使用箭头按钮增加或减少文件数目）中选择需要打开的文档名，如图 3.13 所示，单击即可。图3-9“文件”下拉菜单中最近使用过的几个文档 返回返回 文档的编辑操作文档的编辑操作任务五：查找与替换。任务五：查找与替换。
17、（1）选择替换法。直接选定要替换的文本，然后用需要的文字替换它。例：特点：慢。要用户自己找出欲替换的文字；当要替换的文本出现在多处时，需要逐个手动选择、替换。怎么办呢？我们说过，凡是枯燥的、需要反复做的工作，一定不要手动挨个去做，肯定有简单的办法让计算机帮我们做。（2）查找）查找替换法。替换法。利用利用“编辑编辑”菜单下的查找和替换功能让计菜单下的查找和替换功能让计算机帮我们完成查找与替换。分两方面来说。算机帮我们完成查找与替换。分两方面来说。只是查找某些文字。如在刚才那段文字中查只是查找某些文字。如在刚才那段文字中查找找“Microsoft”，可以通过操作“编辑编辑查找查找”或或“编辑编辑替
18、换替换”弹出如图所示的对话框。弹出如图所示的对话框。在在“查找查找”选项卡的选项卡的“查找内容查找内容”栏输入要查找的文字如栏输入要查找的文字如“Microsoft”单击单击“查找下一处查找下一处”就可以进行自动查找了。就可以进行自动查找了。如如：为了更加灵活的规定查找的范围，可以单击为了更加灵活的规定查找的范围，可以单击“高级高级”按纽，这按纽，这时对话框如图所示。在时对话框如图所示。在“搜索选项搜索选项”右边有个下拉框，打开后可根右边有个下拉框，打开后可根据需要选择搜索范围。据需要选择搜索范围。查找并替换文字。同样是打开上面的对话框，选择查找并替换文字。同样是打开上面的对话框，选择“替换替换”选项卡，如图：选项卡，如图：在在“查找内容查找内容”栏和栏和“替换为替换为”栏输入预定的内容，规定好搜栏输入预定的内容，规定好搜索范围，可通过下面的按纽实现部分或全部的查找替换。继续索范围，可通过下面的按纽实现部分或全部的查找替换。继续前面的前面的例例子。子。查找与替换应用实例查找与替换应用实例 实例一：实例一：利用查找与替换提高录入速度（针对文档中会多次出现的文字）。例如：实例二：实例二：利用查找与替换处理网络下载文档中的手动换行符。例如：
