1、第二章 秘书写作的一般过程教学提示本章通过对秘书写作的行文过程以及行文过程中所涉及的理论与实践问题的探讨，使学生系统掌握确立主题、选取材料、安排结构、运笔行文、修改定稿等基本写作要领和技能，为学习写好秘书的具体文种打下坚实的理论基础。秘书写作的过程同一般文章的写作大体相似，从占有材料，精心构思，草拟初稿，推敲修改，到最后定稿，有一个完整的过程。但是由于秘书写作在性质、作用及写作要求上的特殊性，撰写时也有一定的程序要求。认识和掌握这个过程的规律性，对于提高秘书人员的写作水平，正确、规范地写好所需文体，有着重要的意义。下面，我们将以公文写作为主，分别介绍秘书写作的一般过程。第二章 目录第一节准备工
2、作阶段第二节撰拟文稿阶段第三节审改定稿阶段第一节准备工作阶段一、明确行文目的（一）领会发文机关意图（一）领会发文机关意图 领会要清楚：秘书写作是为机关代言，在领导授意、明确意见后才能写文章。领会要全面：秘书不仅应主动听取领导的意见，还要准确全面地领会发文机关的意图。领会要深刻：秘书笔下的许多文章，最终可能具有法定的权威和效力。所以，秘书首先要以组织的、领导的视觉和思维方式进入拟文过程。（二）把握上情和下情二）把握上情和下情 （三）学习有关政策依据三）学习有关政策依据 二、确立文稿主题（一）秘书写作文稿的主题（一）秘书写作文稿的主题 （二）秘书写作文稿主题的特征二）秘书写作文稿主题的特征 秘书写
3、作中的各类文稿作为特殊文体，在主题的表现方面也有其特殊性。主题显露性：公务文书的主旨大多体现着政策，体现着行政和经验。主题先行性：公文写作属于奉命性的，其主旨的产生和确定受命题的限制。主题单一性：文学作品的主题一般具有复杂性，对主题的理解更呈多元化。主题完整性：所谓完整，就是不但要提出问题、分析问题，还要解决问题，即拿出解决问题的意见和方法。（三）公文主题的原则（三）公文主题的原则 主题要正确 主题要鲜明 主题要集中 主题要深刻三、搜集研究材料（一）秘书写作文稿的（一）秘书写作文稿的材料材料 材料与素材、题材的区别 信息与资料、材料的同异 （二）材料的搜集二）材料的搜集 直接材料和间接材料 具
4、体材料和概括材料 现实材料和历史材料 正面材料和反面材料 文字说明材料和数字统计材料 （三）材料的鉴别和三）材料的鉴别和归类归类 分类整理 鉴别核实 浓缩抽象 （四）材料的选择四）材料的选择 围绕主旨选材 选择典型材料 选择真实材料 选择新颖材料 四、正确选用文体（一）区别文体作用的差异（一）区别文体作用的差异 各种文体都有自己独特的作用，秘书应根据各种文体的不同作用来选择合适的文体。（二）选择文种的依据二）选择文种的依据 根据文件内容选用文种，是秘书在准备写作时要考虑的。要注意以下几点：（）遵循 党政机关公文处理工作条例中有关文种的规定，从中选择适宜的文种。（）依据作者与受文者之间的工作关系
5、选用相应的文种。（）依据制发机关的职责地位选用恰当的文种。（）依据行文目的选择文种。五、安排其他要件（一）选择表达方式（一）选择表达方式 公文一般兼用叙述、说明、议论三种表达方式，不用或很少使用描写、抒情等表达方式。（二）明确发文对象二）明确发文对象 各级机关都是按照一定的隶属关系组成严密的组织系统，每一个机关都在这个组织系统中占据一个特定的位置。因此，秘书在行文时必须明确自己在这个系统中的地位，按照 隶属关系来行文，一般不能越级行文。（三）明确发送范围和阅读对象（三）明确发送范围和阅读对象 发文对象是一个集合概念。对象可以是某一机关，也可以是相当数量的单位或广大群众。（四）明确发文的具体要求
6、四）明确发文的具体要求 （五）组织实施计划五）组织实施计划 明确任务性质 明确定稿时限 确定起草方式 明确进行程序 第二节撰拟文稿阶段一、构思篇章结构 秘书写作虽然常常是“受命而作”，即写作的目标、要求已经确定，从表面上看似乎只要求执笔者采用恰当的形式表现即可，实际上要求却更高。它要求作者由被动转变到积极主动构思，认真写作，在某种意义上，这比“自由创作”更难，所以写作时更要精心准备、构思。要根据表现主题的需要，对写作材料进行组织安排，确定内容的顺序和详略处理，使之成为内容前后关联、逻辑严密、详略得当、疏密有致的整体。文章组织结构的过程，是一个从整体到局部的运动过程。（一）结构安排的原则（一）结
7、构安排的原则 客观性和逻辑性原则 联系性和层次性原则 专一性和完整性原则 （二）层次安排方法二）层次安排方法 层次，是文件思想内容表现的次序。每个层次表述的分观点要具有相对的完整性。时序式：时序式又叫纵式，指各层次之间的关系以时间先后为序，或以事情的发生、发展、结 果为序，这是从事物发展的纵向过程看事物发展的客观规律。递进式：文书各层次的内容是以逐步深入的逻辑推理为序的，主体部分的内容由表及里、由浅 入深、由点到面，体现出环环相扣、层层推进的特色。总分式：各层次之间构成总分或分总关系，即总括提出问题，然后对问题的各个方面分别予以 分析，最后得出结论，或先分述，后小结。并列：并列式又称横式，是指
8、几类事物之间的关系是并列关系，可以相互平行、同时存在，并且互不重复、互不冲突。综合式：综合式又称纵横式、交错式。直陈式：直陈式即全文不分节段，承接开头部分直接写出。表格式：这是秘书写作所特有的一种结构形式。（三）开头部分（三）开头部分 目的式：开宗明义，以简明的语言，直接说明写作的目的和意义。根据式：开头引用上级指示精神或有关法律、规定，对撰写文件的理由、目的、原因及根据作 简要的交代，以帮助读者理解文件内容，言之有据，增强说服力。概述式：文稿起始段用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情况或基本概貌，也可以说明意 义、背景，再点出主旨，交代有关材料，作为全文导言，使阅读者有一个总的概念。提问式：
9、开头提出大家关心的问题，然后作出回答，引出下文。总纲式：主要用于法规、规章类文体的开头。议论式：开头用议论的方法，表达作者的看法，提出观点。致意式：开头要向对方表示慰问或祝贺，以致意的词语作为开端。（四）结尾四）结尾部分部分 强调式：或对全文主旨意义作补充说明，或强调举足轻重的某方面问题，以引起重视，便于贯 彻执行。总结式：运用简洁明快的语言，总结全文主旨，概括要点所在，可以起到前后呼应的作用，给 读者留下完整的印象，便于读者把握中心内容。说明式：对与主体内容有关但性质不同的问题或事项作补充交代、说明，以保证内容的完整 性。号召式：用简短有力的语言，提出希望，发出号召，展望未来，以激励读者，要
10、求人们行动起来去落实某项任务。如通报、讲话稿、市场预测、计划等常用这种结尾形式。要求式：在正文之后另起一段，进一步提出要求，点明题旨。自然式：在正文内容结束后，即戛然而止，收住全篇。惯用式：这种方式常用于法定格式的机关行政公文，以专用词语作结，用语简短固定。（五）过渡与照应（五）过渡与照应 过渡与照应的目的是使层次、段落之间前后连贯并转折自然。过渡，指上下文之间的 衔接转换，有着承上启下的作用。在公文中需要过渡的情况主要有两种：一是在文书内容转换时需要过渡；二是由总到分时需要过渡。可以通过关联词、短语、句子甚至段落过渡 衔接，不留空隙，使脉络畅通、结构紧凑。照应指上下文互相关照、呼应。前面提示
11、的内容，后面要有回应；后面表述的内容，前面应有提示；内容与标题、结尾与开头以及行文各层次之间都要相互呼应，以使全文前后连贯、自然。二、拟制写作提纲（一）提纲的作用（一）提纲的作用 用来征求意见 便于合理安排材料 方便正文的撰写（二）提纲的主要内容（二）提纲的主要内容 提纲是为公文写作所订的框架，要对公文内容有一个基本的构思，应包括以下几方面：初拟标题、主旨句、层次与段落的安排、关键段落的内容、需要过渡与照应的地方、开头和结尾的方式及其写法、重要内容的提示、大小纲目与数字的安排。（三）编写提纲的方法（三）编写提纲的方法 写作提纲是文稿写作的设计图。提纲中大小观点的写法有两种：一是标题式写法，二是
12、句子式写法。（四）注意（四）注意事项事项 其一，拟写提纲是一个重要的构思过程，文件的基本观点，可以召开一定的会议进行 集体讨论研究和修改，反复推敲，使提纲更完善。必要时经领导班子集体讨论审查，秘书作具体的解释，通过后即可执笔写作成文。其二，重要的公文应多方面征求意见，常常要经过多次审查修改，所以在正文写作之 前要以提纲的形式发送领导和有关方面征求意见。其三，内容较多的公文常由多人分工合作，集体撰写。三、规范运用语言（一）使用规范的书面词语（二）遵守语法规则 （三）讲究修辞手段四、落笔起草文本（一）要突出主题，抓住重点（一）要突出主题，抓住重点 明确了主题不等于写出的文稿就一定能做到主题突出，还
13、有一个撰写方法的问题。所以起草文稿首先要紧扣主题，扼要地安排公文内容。主题的表现方法一般可以从以下几个方面入手。标题显旨，一目了然 篇首撮要，开头点旨 篇末点题，结尾点旨 这种方陈述缘由，引出主题 段首撮要，逐步显旨 首尾照应，揭示主题（二）要处理好观点与材料的（二）要处理好观点与材料的关系关系 运用典型事实材料说明观点 概括事物的历史发展过程 要作数量分析，做到点面结合 运用比较和对照的方法（三）要详略得当，交代三）要详略得当，交代清楚清楚（四）拟定文稿的方法四）拟定文稿的方法 笔拟与机拟：笔拟文稿是秘书写作的传统方法。在尚不具备计算机写作的良好条件或不方便随身携 带计算机时必须使用。一气呵
14、成与分块组合：一气呵成是传统的写作理论所提倡的方法。其分块组合是指分块写作、组合成文的模式，这在计算机技术普及的今天，已为人们所认同。第三节审改定稿阶段一、审核修改的重要性“善作不如善改”，文章是写出来的，更是改出来的，完善的过程比撰写的过程要长。这是因为人们对客观事物的认识，常常需要经历一个反复研究、逐步深入的过程。由于主观认识的局限，或业务知识、文字能力的不足，秘书难以使文稿一步达到完美，需要经过反复思考、推敲，发现文稿中的问题，然后有针对性地修改。尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。二、审核修改的内容范围（一）关于主题的修改（一）关于主题的修改 在文稿修改时，要认真审核确定主题的政
15、策依据与事实依据的准确性、客观性与规律性，审核是否准确反映了机关制文的意图，中心思想是否明确、有新意，提出的问题是否有针对性和指导性，主题的论述是否集中、深刻。（二）关于观点的修改二）关于观点的修改 要考虑观点是否正确，看法是否全面，提法是否妥当，表达有无问题，推理论证是否合乎逻辑，是否同有关方针政策、指示精神有矛盾抵触之处。还要审核措施、办法是否切合实际，理由是否充足，执行期限定得是否合理，执行后能否收到预期的效果等。（三）关于材料的修改三）关于材料的修改 要审核文稿中所用的材料是否准确、属实，并进一步进行复核、抽查与订正，需要核对的事实和数字，均应逐个认真检查，直到精确和完满为止；要审核文
16、件的观点是不是从 材料的分析中引出的必然结论，观点和材料是否一致；要修改材料中一般化、空洞无物和 失实的事例或数据等。（四）关于结构的修改四）关于结构的修改 修改文稿的结构，包括总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等。（五）关于语言的（五）关于语言的修改修改（六）关于格式的修改（六）关于格式的修改 三、审核修改的方法（一）整体审视（一）整体审视 主要是两个方面：一是思想内容上的整体把握；二是文体形式上的整体把握。（二）局部调整二）局部调整 整体结构确定之后，再对每一局部作细致的修改。（三）修改三）修改方式方式 文稿修改方式主要有调、删、增、换四种。调整：调整包括结构调
17、整、叙述调整和词序调整等。重新安排各层次、段落顺序，以切合文 稿内在逻辑和主旨表达要求。理顺各句子成分，使文句通畅。删改：删改即剪枝蔓、割冗滥、去闲文。将与主旨无关或联系不紧密的分支观点删去，使中心突出。增加：增加即充实、丰润和照应。替换：要深化主旨、合并文意、更换例证、润色语言。四、审核修改的步骤（一）起草写作修改阶段（一）起草写作修改阶段 秘书对文稿的审核修改，其实是贯穿在整个写作过程中的。构思时要斟酌修改，拟制提纲时要反复推敲；起草时往往是边写边改。（二）个人自我审改阶段二）个人自我审改阶段 文稿完成后送审前，由撰写者个人反复推敲修改。要耐心仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不能马虎。
18、（三）集体讨论修改阶段三）集体讨论修改阶段 对于重要的文稿，或者一般稿件中吃不太透、分歧较大的内容，可以由审稿人提出集体会审。（四）审核人把关阶段四）审核人把关阶段 将修改后的文稿送综合办公部门，请“把关”的秘书审核，再请主管领导审核、修改，而后才能签发定稿。思考题 简述秘书写作的一般过程。材料是文章的基本要素，搜集材料应从哪几个方面考虑才能使材料既有深度又有广度？课后阅读与研讨（一）课后阅读 张同钦应用文写作技术化之批评与训练对策应用写作，（）程民实用写作方法论应用写作，（）张冠英规范使用文种，准确把握语体评改一组基层行政机关往来公文应用 写作，（）（二）研讨题 以如何处理好遵命写作与创新思维之间的关系为题，拟写一份详细提纲，在提纲的各个部分标注使用的材料及材料的来源，参与课堂讨论。
