1、07第七章第七章文书档案管理现代化文书档案管理现代化第一节 文档一体化概述u文档一体化的意义u实现文档一体化的前提u文档一体化的理论依据与技术支持一、文档一体化的意义 文档一体化的实现具有重要意义。它使档案事业发生了如下变化：关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；从对文件实体的整理、编目和保管，转向根据信息系统和形成者在相关文件之间的有机联系进行整理；档案馆从希望与文件形成机构合作
2、的“恳求”机构，转变为一个监督形成者及维护档案文件活动的审计机构；档案馆建筑从文件保管基地转变为一个便于公众利用各种文件的信息中心二、实现文档一体化的前提 加强立法，制定严密的法规体系 制定各类综合管理标准 建立高效的档案行政管理运行机制 提高档案工作者的素质三、文档一体化的理论依据与技术支持 文件生命周期理论 从文件生命周期理论来看，文件、档案只是文件在整个生命运动过程中的不同阶段，其物质形态、信息内容等方面并无实质性改变。这是实行文档一体化管理的理论基础 电子文件生命周期的特点：以电子文件的价值形态为根本划分准则 电子文件生命周期管理模式 确定电子文件生命周期管理模式，需要文件管理部门、档
3、案部门、信息技术部门在充分认识电子文件价值形态变化的基础上，对电子文件的运动规律达成共识，从实际出发，提出合理的软件需求分析三、文档一体化的理论依据与技术支持 前端控制思想 前端控制思想就是将原来纸质文件管理系统中的许多后期阶段的控制手段提到了最前端，将传统理论中对实体保管对象的控制转变为对文件自身及其相关问题的关注 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从生成到永久保存或销毁的不同阶段视为完整的生命过程“前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件生成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”三、文档一体
4、化的理论依据与技术支持 来源原则 来源原则是档案工作的基本理论和核心原则，其基本思想是尊重来源，明确档案与形成者的联系，从而有力地维护和保证档案的原始记录性 从法国的尊重全宗原则、普鲁士的登记室原则、英美的档案文件组合思想、德国的自由来源原则到苏联和我国的全宗理论，来源原则在不同历史时期、不同国家的表现形式略有差别，但都遵循了同一核心思想，即根据档案与形成者的来源联系进行整理和分类，建立全宗，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂三、文档一体化的理论依据与技术支持 信息技术支持 文档一体化的管理需要以技术作为后盾，文档管理系统是将文件管理与档案管理融为一体的平台 档管理系统是信息技术部
5、门与文件管理部门、档案管理部门协同开发的产物，它利用先进的计算机与网络技术，在机构、组织、部门中建立起相对独立的电子信息系统，以实现该单位电子文件自生成到最终处置的整个管理过程 档案部门介入文档管理系统的设计开发工作，提出各种细节需求，使文档管理系统与办公自动化系统在功能上实现无缝衔接，从而保证文件在生成时就获得完善管理，使档案得到最充分的维护，可以说，文档管理系统是电子文件实现文档一体化的重要工具第二节 文档管理系统简介u文档管理系统的目标u文档管理系统的功能与特点u文档管理系统的模块设计u文档管理系统的基本使用方法一、文档管理系统的目标 保证电子文件的行政有效性和法律证据力度 确保电子文件
6、最大限度地支持机构的职能活动 保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内的记录长期可读 保证机构内外在线文件的检索和利用 保证系统中所存储的信息安全、可靠 确保系统的各个环节符合相应法律法规的要求 保护系统内的电子文件中涉及的个人隐私与知识产权 确保文件在现行期后的归档与在线移交二、文档管理系统的功能与特点 主要功能包括：档案接收、档案整理编目、档案利用、全宗管理、查阅利用、多媒体文件管理、目录管理、案卷级档案管理、卷内文件管理、自动归档处理、数据录入、一键扫描、全文录入、数据统计报表、网上利用效果智能分析、档案编辑、光盘打包管理、开放档案鉴定等 两大特点：全面性 连续性三、文档管理系统的模块
7、设计 文件收转系统模块 文件管理系统模块 信息利用系统模块 信息安全系统模块四、文档管理系统的基本使用方法 进入系统 文件归档 档案整理与编目 目录级和案卷级的整理与编目 文件级的整理与编目 其他类型文件的整理与编目 文档的检索与利用 系统设置第三节 电子文件管理u电子文件生成阶段的管理u电子文件的采集u电子文件的传送u电子文件的鉴定u电子文件的最终处置u大数据时代的电子文件管理一、电子文件生成阶段的管理 对某份文件命名 文件命名的原则 唯一性、概括性、关联性、规范性 文件命名的注意事项 不要使用日期命名、考虑应用软件的限制、区分好文件名与网址的关系和异同、处理好电子文件与其硬拷贝的关联问题
8、对文件夹命名 考虑三个问题：唯一性、主题性、关联性二、电子文件的采集 采集的范围 复杂的数据类型 完整的文件信息 元数据的采集机制 文档管理系统应设置采集元数据的对话窗口 文档管理人员可以对自动捕获完成的元数据项目进行审核与修改，也可以完成那些需要手工录入的元数据项目三、电子文件的传送 传送格式的选择 各机构使用的计算机平台与计算机软件多种多样，必须充分考虑文件的传送与读取，选择一种规范的文档格式，使电子文件能实现跨平台、跨软件的无障碍流通 比如文本文件用PDF格式 文件传送的安全防范 信息的安全与保密是一个涉及面很广的问题，必须同时从法规政策、管理、技术这三个层面综合着手，采取有效措施，方可
9、获得较为理想的解决四、电子文件的鉴定 双重鉴定思想 既要对文件内容的价值进行鉴定，也要对文件的技术状况进行鉴定 鉴定工作的内容 真实性鉴定 完整性鉴定 可读性鉴定 确定保管期限 对电子文件鉴定过程的记录五、电子文件的最终处置 销毁 在本机构文档管理系统内长期保存 向档案部门移交 反映了本机构主要职能活动和基本情况、对本机构具有业务凭证价值或其他长远利用价值，或者具有一定社会价值、历史研究价值的电子文件，应由机构定期向档案管理部门移交 机构向档案管理部门移交文件的过程就是电子文件归档的过程六、大数据时代的电子文件管理 大数据时代电子文件管理的主要矛盾 海量信息存量与精准信息需求的矛盾 信息开放、共享与信息隐私、安全的矛盾 大数据时代电子文件管理环节的革新 严控归档时间节点，保证及时归档 规范文件存储结构，保证科学整序 转变鉴定工作重点，重视信息安全 合理引入云计算技术，谨慎进行备份操作六、大数据时代的电子文件管理 大数据时代电子文件管理保障的完善 督促相关人员更新管理意识 依据组织情况制定相关标准细则 加强资源投入和结构完善
