1、学习情景六 会展相关活动策划【学习目标】知识目标：1.了解展览会和会议中相关活动策划的作用和原则；2.了解会展相关活动的种类；3.明确不同活动的策划要素和技巧。能力目标：1.根据展会和会议的特点及主题策划出适合的相关活动，明确其活动类型；2.运用展会和会议的主题和特点有创造性的策划出合理类型的展会活动，使之成为会展活动的亮点。【情境导入】阅读课本案例”2017津洽会暨PECC博览会隆重召开“。思考题：请结合案例材料谈谈这些相关活动对津洽会起了哪些作用？相关活动与同期展会应该有那些关系呢？【思维导读】目录C O N T E N T S01任务一 会展相关活动策划的作用及原则02任务二 开幕式策划
2、 03任务三 专题会议策划 04任务四 表演、比赛与评奖活动策划05任务四 宴会策划01任务一 会展相关活动策划的作用及原则一、举办相关活动的作用1.丰富展会信息作用2.强化展会发布作用3.扩展展会展示作用4.延伸展会贸易作用5.活跃展会现场气氛作用二、相关活动举办原则1.切合展会主题2.有助于吸引目标受众3.有助于提高展览会效果买家之夜作为每年广州国际旅游展的重要活动之一，买家之夜为买家和展商的联谊与交流提供了重要平台。GITF2017买家之夜的颁奖活动上，GITF共为展商颁发了5类奖项：最受关注目的地、最受欢迎酒店、最具特色航空公司、最具魅力旅游线路、最受喜爱游轮。现场推介会广州国际旅游发
3、展论坛全球化时代城市旅游的变迁与发展留尼汪岛直航官方新闻发布会时尚古国意大利2017年新产品推介会“更多欢乐，尽在菲律宾”旅游推介会“热情台东欢迎您”台东旅游推介会大江大湖大武汉，旅游休闲新体验杨忠礼酒店集团推介会斯里兰卡.亚洲奇迹“游东方水城，品苏式生活”苏州旅游推介会广州旅游商品创新设计大赛启动仪式俄罗斯旅游推介会“游东方水城，品苏式生活”苏州旅游推介会把玛丽蒂姆品牌介绍给中国消费者推介会秘鲁旅游推介会广州增城旅游招商推介会法国留尼汪岛，印度洋上的终极体验墨西哥旅游推介会房车协会.房车营地论坛问题：GITF2017展会相关活动体现出了哪些作用？02任务二 开幕式策划一、举办开幕式的意义【课
4、堂讨论】会展项目中举办开幕式的意义？1.开幕式是展览会的重要仪式，也是重要的展览公关工作之一。2.举办开幕式的主要目的是制造气氛扩大影响。与新闻工作相结合，开幕式能产生相当大的宣传和公关效果。3.开幕式的邀请范围包括政府官员、工商名流、新闻人士、外交使节、企业高层领导等。【实例分析】2005年5月16日晚财富论坛开幕式二、开幕式策划的基本内容【课堂讨论】开幕式的基本内容包括哪些？会展开幕式是办展机构用一种隆重的仪式向社会各界宣布展会正式开幕。一般来说，特别是商业性展会其主办机构都会以开幕式的形式宣告展会的开幕。开幕式是一种较大型的活动，往往会有重要的领导参加，有时，开幕式还举办一些表演活动，涉
5、及的工作千头万绪，因此，做好开幕式的服务与管理十分重要。二、开幕式策划的基本内容（一）开幕式策划的内容：1.主题与形式：与会展主题吻合，彰显会展主题意义2.时间和地点3.开幕式程序4.出席的主要嘉宾5.创新之处二、开幕式策划的基本内容（二）开幕式筹备工作：1.开幕式主题与方案策划2.开幕式人员安排3.开幕式时间安排：“三不宜（不宜早、不宜晚、不宜长”原则4.嘉宾邀请5.开幕式程序确定：集中引位就位介绍讲话剪彩或表演宣布开幕开幕式结束带领参观 6.开幕式会场布置二、开幕式策划的基本内容（三）开幕式会场布置1背景板（或横幅）的制作：展会名称、横幅或背景板的尺寸、颜色与图案、logo等策划2主席台布
6、置：站式或坐式，桌签（或标签）的制定，或者设计人员引位、饮料及茶水的提供3签到处的布置：工作内容包括，检查及收取请柬、索取来宾名片、邀请来宾签字、发放胸卡及资料等；资料袋准备：资料袋一般要有会展标志、展出（会议）资料、开幕式程序单、纸笔文具、礼品等；签到处用具：签到台（铺有桌布）、签到牌、签到笔、签到簿（表）、名片盒等。是需要可摆放鲜花；服务人员选择及着装设计：外貌举止、资料整理；休息室安排：VIP嘉宾。二、开幕式策划的基本内容（四）剪彩的布置1.用具：立杆、彩带（可考虑纸质）、剪刀、手套、托盘等2.人员：持彩人、托盘人、引导人等3.动作设计：等候、上台、排列、递剪刀、递手套、下台、站姿等4.
7、人员类型：礼仪小姐。二、开幕式策划的基本内容（五）参观活动布置1、线路设计：根据参观时间设计参观路线，应重点参观突出展会主题、展会特色的重点展位。2、陪同：根据职务对等原则安排陪同人员。如有外宾，应有翻译人员陪同。3、引路：根据需要，安排礼仪人员引路。4、解说：根据线路事前安排解说事项，撰写解说词以突出介绍重点展位。二、开幕式策划的基本内容（六）其他事项1、通知媒体：为了达到宣传展会营造氛围的作用，应提前设计如何与媒体接洽，进行报道。2、安保：开幕式是突发事件高风险的活动，为保证开幕式的顺利举办，应进行安保规划，重点包括入场人流管控、现场秩序维护与散场疏散程序等内容。3、消防：应根据消防安全管
8、理条例，提前规划消防工作，包括消防设施、消防器具的准备和突发事件的人员疏散预案。4、设备：根据开幕式需要，设计音响、照明、灯光等。5、背景音乐及播放：根据需要选择背景音乐，设计播放节点和播放流程。6、赠品花篮摆放排列等03任务三 专题会议策划一、专业研讨会1、专业研讨会的涵义专业研讨会是以研究行业发展动态为主要内容的会议。2、专业研讨会的策划要点【实例分析】设计创新研讨会智能机器人与智能家居的未来二、技术交流会1、技术交流会的含义：技术交流会，又称科技协作交流会，是技术市场的一种形式，是以推广科技成果和先进技术为主要目的，使科技成果迅速转化为生产力的一种技术市场形式。【实例分析】2015年10
9、月27日，第十六届北京分析测试学术报告会及展览会(BCEIA 2015)思考题：试分析该交流会对主办方和参展企业的意义各是什么？请为这次交流会设计会议方案。三、行业会议1、行业会议的含义行业会议一般是由行业协会或政府主管部门组织，行业协会或行业内有关企业参加的会议。2、策划重点（1）确定主题（2）确定议题（3）行业会议的会议议程（4）行业会议的会议预算（5）行业会议的时间、地点和规模（6）行业会议的主讲人和听众（7）行业会议的资料准备三、行业会议【课堂讨论】行业会议的赞助形式有哪些？企业赞助是行业会议的一项重要资金来源，赞助有垄断性赞助、平摊性赞助和等级性赞助等几种形式。垄断性赞助是会议所需要
10、的各种费用由某个赞助企业承担；平摊性赞助是指所有与会企业都要对会议提供赞助；等级性赞助是将会议的各种赞助分等级，如主要赞助者、一般赞助者和有针对性的内定赞助者等。如果会议接受企业赞助，就要考虑给予企业怎样的回报，如给予企业会议的冠名权、广告权和其他相关服务的行使权等。四、产品发布会1、形式：新闻发布会、记者招待会、情况通报会、记者通气会、政策说明会、技术（产品）推介会等，内容与形式上常常交叉。2、策划要点：（1）明确目的。（2）确定口径和发布方式。（3）选择时机。（4）确定对象。（5）发出邀请和接受报名。（6）确定主持人和发言人。（7）准备有关材料。（8）布置会场。（9）安排翻译。（10）收集
11、媒体的报道。【实例分析】“2018中国国际塑料展”新闻发布会在京举行2018年4月2日下午，“2018中国国际塑料展暨第三届塑料新材料、新技术、新装备、新产品展览会”（简称：2018中国国际塑料展）新闻发布会在北京京瑞大厦举行。此次新闻发布会是中国塑料加工工业协会向社会发布“2018中国国际塑料展”将于2018年10月28至30日亮相南京国际会展中心，以及截止目前的展会准备情况。【实例分析】“2018中国国际塑料展”新闻发布会在京举行“2018中国国际塑料展”是在中国轻工业联合会指导下，中国塑料加工工业协会独立主办，得到中国塑料机械工业协会、江苏省经济和信息化委员会、南京市人民政府会展经济领导
12、小组办公室大力支持，江苏省塑料加工工业协会等一批单位协助，中国塑协39个分支机构承办的塑料行业专业性工业展览会。出席本次新闻发布会的有中国塑料加工工业协会、中国塑料机械工业协会、南京市人民政府会展经济领导小组办公室、南京国际展览中心、汕头市塑胶行业商会、义乌市皮革行业协会、黄石挤出模具协会、德国布鲁克纳机械有限公司、青岛三益塑料机械有限公司等相关单位领导和嘉宾，分别代表了本届展会的主办单位、支持单位、协助单位、展商等。此外还有来自北京和南京的30多家新闻媒体单位代表出席本次发布会。（资料来源：咸宁新闻网财经）【课堂讨论】策划产品发布会时的工作要点有哪些？产品发布会的策划方案是由有关企业或者行业
13、协会完成的，但在会展中的产品发布会，很多是由办展机构与发布新产品的企业或行业协会共同合作完成的。对于办展机构来说，策划产品发布会时的工作要点包括：（1）穿针引线。就是办展机构在策划会展相关活动总方案时，将产品发布会作为一项活动列入其中。（2）提供展示平台。在产品发布会中，产品的展示平台对发布会的成功举办有重大影响。办展机构要为每场发布会提供一个适合的展示平台，如果会展期间有多场发布会，就需要办展机构将所有场次的发布会统筹协调安排。展示平台以及平台的布置要适合产品的特点，符合产品的需要。（3）提供现场管理与服务。产品发布会的现场管理和服务一般是由办展机构负责。对于发布会的现场管理，办展机构首先要
14、在合适地提供展示平台的基础上，按要求布置好发布会现场，提供必要的道具，安排好合适和足够数量的服务人员；其次，办展机构要妥善安排好各发布会的时间顺序，不要因时间安排不当而引起彼此冲突或者现场混乱；最后，如果发布会在会展现场举行，办展机构要协助发布单位控制现场人流和秩序，不能因为该发布会而影响相邻展位企业的展出。【课堂讨论】策划产品发布会时的工作要点有哪些？有些企业和协会也会将产品发布会的整体策划都交给办展机构来负责，自己只管最后按策划方案实施。这时，办展机构就要像策划专业研讨会一样，完成市场信息收集、会议主题的确定、会议议程的制定、会议现场的设计和布置、会议气氛的烘托、听众的邀请和新闻采访与报道
15、安排等完整程序，来对发布会进行整体策划。另外，由于很多产品发布会所发布的产品都是一些刚刚推向市场的新产品，为了扩大该产品的知名度和影响，很多产品发布会都会事先邀请一些新闻媒体对会议进行现场采访报道。因此，办展机构在协助企业召开产品发布会时，还要注意为有关新闻媒体提供必要的安排和一定的服务，这样更有利于会议的成功举办。04任务四 表演、比赛与评奖活动策划一、表演策划（一）表演的含义表演是一项观赏性比较强的公众性活动，它吸引的观众一般较多，现场气氛也比较热烈。表演可以是参展企业自己组织的为提高其展出效果的表演，也可以是由办展机构组织的为整个会展和所有参展商及观众服务的表演，还有一些是行业协会和当地
16、政府组织的表演。一、表演策划（二）表演的类型【课堂讨论】表演的类型有哪些？办展机构在会展期间组织的表演可以分为两种：一种是与展览题材无关的表演，如演唱会和其他娱乐性表演活动等；另一种是与展览题材有关的表演，如某项展品的制作演示和操作演示等。在会展期间，这两种表演在时间和地点的安排上有一定的差别。一、表演策划（三）表演策划的要点【课堂讨论】策划表扬活动时要注意哪些方面？一般说来，在策划表演活动时要注意以下几点：1、提前策划：在充分调研的基础上提前进行周密的策划，包括目的意义的明确、表演活动的安排、演出的促销效果。2、选择场地：充分考虑场地空间及效果；与主办方及承办方协商；不造成其他企业的困扰；不
17、影响企业的正常展出及商务洽谈。3、现场协调：控制现场局面、特别是现场的秩序控制4、安全防卫：防骚乱、防偷盗、防火、放其他隐患。【实例分析】表演的利与弊二、比赛与评奖活动策划【课堂讨论】如何为展览会策划一场比赛与评奖活动？（一）策划的程序及内容1、成立评审委员会，指导评选工作，审定评选结果。2、评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开。3、先制定比赛、评奖范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开发布活动方案。4、发动参展商与专业观众参加。评奖方案可以在邀请函中一起寄发给参展商与专业观众，有些主办单位还将评奖活动作为展会的亮点来宣传。5、邀请有关媒体参加报道会更有影响力。【课堂讨论】策
18、划比赛与评奖活动时应该注意哪些问题？二、比赛与评奖（二）策划注意事项1、比赛评比的揭晓时间一般安排在展会结束的前一天。2、比赛评奖的揭晓时一般需要组织一个公开的颁奖仪式。奖励的形式较灵活，可以是奖杯、奖状或获奖证书。3、比赛资金来源于展会利润或企业赞助，应严格预算开支。4、比赛是公众参与性较高的项目，策划时要做好所能预测到的危机管理方案，以便使得展会比赛顺利进行。05任务五 宴会策划一、宴会的特点1、营销活动的多功能性：集会议、谈判、音乐会、文艺演出、社交娱乐等多种活动。2、需求的多样性：种类多样，风俭由己，客源广泛二、宴会的形式【课堂讨论】你所了解的宴会形式有哪些？1、正式宴会：正式场合、讲究礼仪程序、大型2、便宴：较简便形式、气氛友好、服装可不做要求、作为可不排、可间断助词亦可不讲话。3、冷餐酒会：西餐为主、自助取食、可自助也可由服务员服务，设酒水台。可设散座。4、鸡尾酒会：冷餐会的简易形式。特点：（1）菜肴较少、酒的品种也不多。（2）常用于交际。（3）酒水招待为主、略备小菜。如面包、水果、三明治，牙签取食。时间下午2点7点三、宴会的策划内容1、宴会形式策划2、宴会时间、地点策划3、宴会的嘉宾确定与邀请4、宴会程序的确定5、宴会台型设计及座次安排6、定菜单7、选择服务形式8、宴会的定价9、程序控制【实例分析】北京APEC欢迎晚宴谢谢观看
