1、秘书理论与实务 THEORY AND PRACTICE OF SECRETARY模块三 办公室事务管理做管理工作的人信息不通，就是鼻子不通，耳目不灵。 邓小平把一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡。 张瑞敏成功的人总是有高效合理的时间管理。 希鲁姆.w.史密斯职场职场名言名言办公环境管理接待工作办公事务管理办公资源管理信息管理目录CONTENTS办公室事务管理综合实训接待工作010302掌握团体接待工作的方法与技巧，能够根据来访团体的情况制定接待方案。01项目一认识接待工作的重要性，了解接待前要做的准备工作；掌握日常接待工作的方法与技巧；案例导入01案例一王秘书的挡驾 P
2、86 02案例二接待工作无小事 P87知识平台做好接待准备工作日常个人接待接待团体来访做好接待准备工作 在办公室接待工作中，秘书既是公司的代表，又是各种接待在办公室接待工作中，秘书既是公司的代表，又是各种接待事务的具体办理者。为了更好地完成接待工作，必须每天做好接事务的具体办理者。为了更好地完成接待工作，必须每天做好接待准备工作。待准备工作。1.环境准备 秘书应每日维护办公环境的整治有序。前台、会客室等要整洁干净、空气清新、光茶具、茶线明亮、色彩和谐、绿化到位、物品摆放恰当，会客室(区)应备有座椅、茶叶、饮料、报纸杂志、宣传资料、衣帽架等。 忌前分、办公桌凌乱，忌摆放化妆品、镜子、食物等。每次
3、使用会客室完毕后安及时清洗茶具、烟灰缸等。2.形象准备 作为企业对外的形象和窗口，秘书人员的着装应职业市大方，仪容应整洁干净。 热情友好地接待每位来访者是秘书人员的义务，秘书人员不应以衣、以貌取人，接待来访者时要展现出个人优雅的举止和礼貌得体的语言，掌握迎送来访者的礼节，包括介绍、握手、互换名片、引领、用车等礼仪规范，做到来有迎声、问有答声、去有送声，让来访者满意、心情愉快是最重要的目的。秘书接待形象3.方案准备 为了更好地做好接待工作，很多公司都制定了接待细则或接待规范，强周按章办事。秘书人员应根据来访者的身份确定婆待规格，即确定本次接待工作应由那位高层管理人员出面接待。 接待规格从主陪人的
4、角度可分为高规格接待、对等接待和低规格按待三种。如果对方与我方的关系对等，则般采用对等接待，也称常规接待。高规格接待即主陪人比来访者职位高的接待。如果对方以前来访过，最好按以前的接待规格接待，慎用低却材这是接待以免引起不必要的误会和不满。接待规格的最终决定权在上司那里，秘书仅提供考意见。日常个人接待 秘书在日常工作中经常会接待一两个人的米访。 他们来访的目的往往比较明确、一，不会占用过多的时间，也不会涉及过多的人。这些来访者，无论是否有约， 秘书都应热情接待，服务到位。同时，要适当地做好“挡驾”和“分流”的工作。（一）接待预约来访者1.事先确认准备第二天的工作日志，确认来访安排。3.查对预约登
5、记根据预约名单，约见部门或人员。7.做好来访记录表格记录。5.介绍主客双方走在来访者左前方，引见被访者。2.礼貌招呼来访者3 S 原 则 ：standing,see,smile6.适时结束会客把握好来访者约定的谈话时间。8.送别来访者礼貌送别来访者。来访者如约而至，秘书应该立即通知被访者。4.通知被访者（二）接待无约来访者010203问清来访者的身份和来意。 拜访别人，按国际惯例应提前预约，但秘书在工作中会遇到大量的无约来访。当了解到对方未预约时，仍然要礼貌而友好地接待，并尽量安排，以满足来访者的愿望。如果当天确实不能找到适当的时间适当的人与来访者见面， 要立即向来访者说明情况，切总让来访者产
6、生等一等还有希里的误解，以免浪费双方的时间，使自己更被动。对来访者进行分流。婉拒与挡驾。接待团体来访 团体来访一般来访者较多，时间也较长，因此比日常接待工作复杂许多，需要提前做好周密的尊卑。1.制定接待方案1.收集背景资料2.拟定接待方案3.做好具体准备工作4.与本单位相关部门沟通情况5.征求对方的意见6.报请上司审批（详见图3-2，P91)2.实施接待方案01 迎接时间，地点，方法。02安排食宿事前与来访者做好沟通工作。03安排参观娱乐活动主方一般会安排参观，游览和娱乐活动。04 实施接待方案严格按照接待方案实施。05送别来访团队的方法做好送别计划。06 总结接待工作 拟写总结，改进不足。阅
7、读相关材料和链接1.普通接待 2.中级接待 3.高级接待 P93一、接待标准1.商务接待的申请与审批手续2.商务接待的实施 P95二、商务接待的审批与实施完成技能训练任务1，2 P96办公环境管理02学习目标1101了解工作环境的类型；02掌握办公环境布置的原则和要求，能够布置环境优良的办公室；03 学会营造良好的办公环境，能够及时排除办公隐患，确保办公环境的安全。合理布置办公室 一、合理布置办公室 （一）创建良好办公环境的基本条件（二）办公室布局工作（一）创建良好办公环境的基本条件空气环境 光线环境 色彩环境 声音环境绿化环境（二）办公室布局工作14010402050306根据企业文化和工作
8、的实际需求 根据部门的业务工作内容进行区域划分 列表将各部门的工作人员及其工作位置分别记载下来 增加人性化设计，节约办公资源 绘制办公布局图，实施办公室的布置 根据工作的需要，选配相应的办公家具 根据企业文化的特点和风格对办公区域进行装饰 07 办公环境的维护和管理15 二、 办公环境的维护和管理 （一）维护办公环境整洁 （二）维护办公环境安全（一）维护办公环境整洁16 公共区域 03 上司办公区域 02 个人办公区域01秘书有责任每天维护和管理个人、上司及公共区域的环境卫生，每天应自查是否做到以下几点要求。（一）维护办公环境整洁16办公环境办公环境维护和管理要求维护和管理要求个人办公区域个人
9、办公区域 保持秘书办公室内地面、墙壁、家具、电脑、负责的设备以及门窗等处保持秘书办公室内地面、墙壁、家具、电脑、负责的设备以及门窗等处的干净与整洁。保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和的干净与整洁。保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品；无用的东西，也不能摆放私人的物品； 调好空调、照明、通风设备调好空调、照明、通风设备 ； 废纸篓要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。废纸篓要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。上司办公区域上司办公区域 定时开窗通风，保持空气的自然清新；定时开窗通风，保持空气的自然清新； 确认钟表、日历等是否指示正确；确认钟表、日
10、历等是否指示正确； 整理上司的办公室和办公桌；整理上司的办公室和办公桌； 经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理；经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理； 注意对上司办公室进行绿化；注意对上司办公室进行绿化； 上司接待客人后，要及时对烟灰缸、茶具等进行清洗和整理；上司接待客人后，要及时对烟灰缸、茶具等进行清洗和整理； 经常对安全、卫生状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理。经常对安全、卫生状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理。公共区域公共区域 保持接待室和会议室等公共区域的整洁；保持接待室和会议室等公共区域的整洁； 保持复印机、打印机等设备的周围的整洁；保持复印机、打印机
11、等设备的周围的整洁； 经经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等；常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等； 公共区域物品摆放整齐有序。公共区域物品摆放整齐有序。 秘书办公环境维护和管理要求秘书办公环境维护和管理要求（二）维护办公环境安全17030201认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和与本组织有关的规章制度。 确定检查周期。定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。 主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患（见表3-5），发现问题及时解决。秘书有责任为大家创建一个健康安全的办公场所，因此每一名秘书都要树立起安全意识，遵循“安全第一，预防为主安全第一，预防为主”的方针，共同维护和
12、管理办公环境。（二）维护办公环境安全16隐患场所隐患场所隐患问题举例隐患问题举例地、墙、天花板、门、窗中地、墙、天花板、门、窗中的隐患的隐患最后一人离开办公室不锁门；最后一人离开办公室不锁门；不平整或打滑的地面、台阶。不平整或打滑的地面、台阶。室内光线、温度、通风、噪室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患音、通道方面的隐患光线不足或光线耀眼；光线不足或光线耀眼；室温太高或太低；空气污浊等。室温太高或太低；空气污浊等。办公家具方面的隐患办公家具方面的隐患电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿势操电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿势操作；作；家具设备堵住通道或有突出的棱角，常磕家具设备堵住通道或有突出
13、的棱角，常磕碰人；碰人；柜子顶端堆放东西过多过重等。柜子顶端堆放东西过多过重等。办公设备及操作隐患办公设备及操作隐患地上有交叉拖曳的电话线、电脑线；地上有交叉拖曳的电话线、电脑线；电器设备未接地线；站在带轮转椅上举放电器设备未接地线；站在带轮转椅上举放物品等。物品等。工作中疏忽大意造成伤害或工作中疏忽大意造成伤害或失密的隐患失密的隐患复印时将保密原件遗落在复印机玻璃板上；复印时将保密原件遗落在复印机玻璃板上；文件柜和存放重要文件与现金的抽屉没上文件柜和存放重要文件与现金的抽屉没上锁。锁。火灾或消防中的隐患火灾或消防中的隐患灭火器前堆放东西；灭火器前堆放东西；消防栓被锁住打不开或平时就任其开着；
14、消防栓被锁住打不开或平时就任其开着；办公室、走廊堆放易燃的物品等。办公室、走廊堆放易燃的物品等。办办公场所隐患举例公场所隐患举例（二）维护办公环境安全060504发现异常情况或险情时，应立即准确、清晰地向主管报告。 发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障表”。 发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。 07将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。如表3-6所示。（二）维护办公环境安全 序号序号时间时间地点地点发现的隐患发现的隐患造成 隐 患造成 隐 患的原因的原因隐患的危隐患的危害和后果
15、害和后果处理人处理人采取的措采取的措施施15月15日市场部有一名访客无访客证门卫失职安全隐患行政主管李红强调门卫强调门卫职责及访职责及访客制度客制度25月16日公关部有一根电线裸露在外时 间 久 且经常被踩有触电或引发火灾的危险行政主管李红包裹并隐包裹并隐藏藏35月月20日日研发部研发部办公室没人，门办公室没人，门未锁未锁有人 去 卫有人 去 卫生间生间有安全和有安全和失密隐患失密隐患行政主管行政主管李红李红强调人离强调人离开必关门开必关门的规定的规定隐隐患记录及处理表患记录及处理表相关链接01STEP02STEP03STEP04STEP整理清扫 清洁 整顿 “5S”管理要求素养 05阅读材料
16、32惠普：五星级工作环境CHERISH THE TIME办公室事务管理03办公室事务管理1接、打电话2办公室信件处理 3安排上司的差旅事务4印章管理5办公室时间管理接、打电话21接听电话的流程拨打电话的注意事项提高效率选择时间通话准备内容准备拨号准备正确拨号 办公室信件处理邮件传真接收传真整理传真传真分类发送传真分类存档电子邮件固定查看分类整理回复邮件邮件确认邮件存档安排上司的差旅事务协助安排上司商务旅行工作办理出国旅行手续确定旅行目的了解旅行时间了解商务旅行的地点审批商务旅行申请选择交通工具选择并预定酒店制定商务旅行日程表制定商务旅行计划 办理护照办理签证办理国际预防接种证书购买机票了解出国
17、的注意事项办公用品的采购0102根据企业日常办公所需及办公用品消耗速度，及时明确需要购买或补充的办公用品。要购置的办公用品或设备必须是当前或预期所必需的，而且一定要考虑与原有设备的匹配关系。秘书采购办公用品前需填写办公用品采购申请单，交相关负责人，如部门主管和财务主管等批准后方能采购。确定需求填写采购申请单编号编号名称名称规格规格数量数量单价单价金额金额采购员采购员采购原因采购原因1佳能FC298硒鼓 2 钟苗无库存无库存2A4纸 10 钟苗库存库存1包包3黑色中性笔 20 钟苗库存库存2支支 合计金额合计金额 申请人申请人办公室主任部门负责人财务责任人总经理总经理 表3-18 办公用品采购申
18、请单 采购申请日期： 年 月 日印章管理2301020304正确保管印章遵循用印制度正确使用印章认识印章的种类办公室时间管理 25时间管理的技巧设计时间表的工作流程填写工作日志ABCD工作法秘书有效管理时间的技巧选择时间管理的工作确定时间表的时间跨度了解上司的工作和活动情况把活动信息填入工作日志管理工作日志管理个人工作日志办公室资源管理04学习目标掌握秘书日常工作中常用的办公用品采购、接收、存储、 发放等工作内容。030201学会在工作中加强办公资源的管理和控制。掌握节约使用办公资源的方法。案例导入案例2：刘秘书的发现 刘秘书是DD公司的秘书。最近，她发现公司的用纸量和硒鼓的消耗量特别大，纸倒
19、是小事，但硒鼓价钱却不菲。因为公司统一购买的激光打印机虽然打印质量很好，但这种打印机的硒鼓不能加粉，也不能用替代品，必须更换正品硒鼓，而正品的价格一个近千元。公司对办公用品的发放是以部门为单位的，哪个部门需要，就到办公室来领取，并不需要领导审批，也没有不准发放的情况。刘秘书查看了一下领取记录，发现市场部在打印方面的用量最大，基本二个星期要换一个。刘秘书私下找了些人了解情况，发现公司员工在打印时非常浪费，此外，还用于非工作用途，如把纸拿回家给孩子画画，打印网络小说或其它非工作材料。同时，刘秘书还发现很多办公室白天也经常开着灯，且经常既开窗又开空调，空调温度也是开到最高或最低，有时办公室没人空调也
20、照常开着，导致耗电量较大。了解到类似的种种情况后，刘秘书觉得有必要向领导汇报一下了。案例讨论1你如何评价案例1张秘书的第一次办公用品采购中张秘书的做法？2案例2刘秘书的发现有没有给你什么启示？如果是你，你会采取什么措施来提高办公用品的使用效率？案例导入案例1：张秘书的第一次办公用品采购小张刚到AA公司担任行政部秘书。行政部孙经理把办公用品管理的材料交给她，让她负责这块工作。张秘书一看，办公用品管理的制度较为规范，购买用品要申请，领取时同样也要申请，每一项物品的支出都有明细。此后，张秘书每天认真地通过这些表格登记物品的支出。不久，张秘书发现办公室用品库存中的黑色水笔和A4打印纸数量不够，市场部打
21、印机的硒鼓也没墨了。她和孙经理汇报后，孙经理递给她一个办公用品广告册子，让她打电话订购。张秘书接过广告册子，发现里面产品种类非常齐全，但价格似乎有些贵。由于张秘书平时会在网上购买物品，因此，她提出能否改在淘宝上购买办公用品，这样可以省些费用，孙经理同意了她的做法。张秘书很快在网上购买到了便宜的办公用品。第二天，市场部小吴来办公室要硒鼓打印紧急文件，张秘书说硒鼓还没送过来，要再等两天，小吴报怨说以前都是当天买当天就有，最晚第二天就会有，张秘书只好解释说这次采用了网上购买的方式，需要几天才到。由于他们需要紧急打印，张秘书连忙安排他到其它办公室去打印，小吴觉得很不方便，但也没办法。由于物流原因，这个
22、硒鼓过了五天才到办公室，市场部的人对行政部诸多抱怨。网上购买的笔和复印纸，价格是便宜，但却也有问题，这批笔出水不畅，笔芯才用掉五分之一就只能弃用。而买的纸张也过薄，导致打印和复印效果皆不理想。原来一般纸张重量最好在70克以上，而这批纸是60克的。事后，孙经理肯定了张秘书网上购买节约办公经费的做法，但提醒她今后购买前必须在时间和质量上有所保证。经此事，张秘书也才真正明白“秘书工作无小事”，即使是购买一支笔、一张纸都要经过认真选择。同时，为了解决运输时间的问题，张秘书根据学校学到的知识，制作了“库存控制卡”，设置了再订货线。此后，基本没再出现办公用品过多或没有的情况。知识平台办公资源的使用和维护0
23、2办公用品的采购与管理01办公资源管理包括对办公用品和办公设备的采购、维护和管理。办公资源的管理是为了更好地为各个部门及时提供所需物品，并以最小的储备来达到最佳的使用状态，避免物品积压和和浪费，节约办公经费，提高办公效率。秘书应该熟悉各种办公用品及采购方式、进出手续、库存管理等相关知识，掌握办公资源管理的方法。日常办公用品的采购工作是秘书的一项基本工作，要学会比较和选择办公用品供应商，完成办公用品的采购工作。在满足工作要求的前提下，秘书应对办公资源进行节约使用，尤其要防止办公用品流失或用于非办公项目。有些昂贵的设备要限制使用，如彩色打印，要集中管理并由各部门独立核算成本。对互联网的访问要有监督
24、。办公用品的采购403选择供应商选择办公用品供应商时也要货比三家，要在以下四方面对其进行比较。比较项目比较项目选择要求选择要求价格和费用价格和费用要比较不同供应商的报价，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、利用节日削价或将其要比较不同供应商的报价，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、利用节日削价或将其制定为本单位的唯一办公用品供货商等。还要考虑购买后可能产生的一定费用支出，如存储的损制定为本单位的唯一办公用品供货商等。还要考虑购买后可能产生的一定费用支出，如存储的损耗、存储所占空间费用、设备更新造成的耗材报废等。要根据单位实际工作需要选配合适的产品，耗、存储所占空间费用、设备更新造
25、成的耗材报废等。要根据单位实际工作需要选配合适的产品，不能一味追求购买高档或过于低廉的办公用品或设备。不能一味追求购买高档或过于低廉的办公用品或设备。质量和交货质量和交货比较货物的质量及交货时间，供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，这样可以减少比较货物的质量及交货时间，供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，这样可以减少库存的费用。库存的费用。服务和位置服务和位置要比较供应商提供的服务谁更周到，如是否可以电话、传真或上网订购；是否可以定期结算；退要比较供应商提供的服务谁更周到，如是否可以电话、传真或上网订购；是否可以定期结算；退换货是否方便；是否可以提供齐全的办公用品等。供应商
26、所在的位置也要考虑，近一些方便联络换货是否方便；是否可以提供齐全的办公用品等。供应商所在的位置也要考虑，近一些方便联络和交货。和交货。安全和可靠性安全和可靠性要比较供应商在送货过程中能否保证货品的安全，各种手续及相关发票、单据是否齐全以及其规要比较供应商在送货过程中能否保证货品的安全，各种手续及相关发票、单据是否齐全以及其规模的大小、信誉度等。模的大小、信誉度等。办公用品的采购140405确定采购途径（1）直接去商店选择购买。了解所需购买物品的数量及规格等，记住拿回发票。（2）电话订购。如果有产品册子，可直接使用电话订购。（3）网上订购。随着网络购物的发展，当前网上购物也已成为采购的一大途径。
27、网上购物有方便、选择性多和物廉等优点。但网上商品良莠不齐且需要时间送达，因此购买时要注意提前购买和确定产品好坏。办理进货手续 收到货物后，要对照交货单和订购单检查货物，查明货物的数量、质量；签收，交货单送会计部门；采购人员要根据收到的货物进行入库登记，填写入库单，库房人员要签字验收；会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订货单，三种单据上的货名、数字相符后，经财务部门领导签字批准，支付款项或支票。场景演练06请根据模块三技能训练任务1的案例所设计的新办公室的布局、职工人数和部门功能等，列出新办公室所需采购的办公用品与设备预购清单。序号序号货品名称货品名称规格规格单价（元）单价（元）数量数量合
28、计（元）合计（元）备注备注 制作人：制作人：总计总计 采购清单采购清单办公用品的管理08为了有效减少浪费，也为了使办公用品的数量满足企业所需，但又不过多占据存储空间和资金，对办公用品进行有效地管理是必要的。秘书要学会正确管理办公用品的方法，做到管理到位，发放规范。办公用品入库后，必须保存在安全的地方，有序地摆放，以防物品损坏、浪费、失窃，消除事故和火灾隐患。最好安排一个专门储物间或物品柜，并上锁。下面是具体的物品保管注意事项。01保管物品物品保管注意事项物品保管注意事项保持储物间的良好环境，通风、干燥，以保证物品存放的安全。保持储物间的良好环境，通风、干燥，以保证物品存放的安全。储物间禁止吸烟
29、，保持储物柜的清洁整齐，并在文具前贴上清储物间禁止吸烟，保持储物柜的清洁整齐，并在文具前贴上清晰的标签。晰的标签。将体积大、重的物品放在架子的底层，不常用的办公用品放到将体积大、重的物品放在架子的底层，不常用的办公用品放到存货架的最上面或最里面。小的物品和常用的办公用品放在较存货架的最上面或最里面。小的物品和常用的办公用品放在较大物品前面或容易取到的地方。大物品前面或容易取到的地方。将易燃物品放在密封容器里保存。将易燃物品放在密封容器里保存。根据先进先出的原则发放物品。新物品置于旧物品的下面或后根据先进先出的原则发放物品。新物品置于旧物品的下面或后面，保证早购买的物品先发出去，以保证物品不会因
30、过期而销面，保证早购买的物品先发出去，以保证物品不会因过期而销毁。毁。储藏地点应有良好的照明，以便容易找到要用的物品。储藏地点应有良好的照明，以便容易找到要用的物品。物品保管注意事项物品保管注意事项办公用品的管理库存控制组织所需的办公用品既要满足工作需求又不能占用大面积的库房，以免积压大量存货，占用资金，因此需要有效的库存管理系统。进行库存记录或制作库存控制卡可以有效对库存物品进行管理。库存记录可以手工记录在一连串的库存控制卡片上（见表3-22），也可以使用计算机的库存控制软件、电子表格或数据库。每一种物品都要有一张库存卡，用来登记、接收、发放物品，使秘书随时掌握物品的最大库存量、最小库存量和
31、再订货量。库存参考号：库存参考号：C4项目：项目：A4复印纸复印纸单位：包单位：包最大库存量：最大库存量：50最小库存量：最小库存量：10再订货量：再订货量：13日期日期接收发放发放接收数量发票号供应商发放数量申请号领用者余额余额 表3-22 库存控制卡(1)最大库存量。指本组织某种办公用品存储的最大数量，这个数字的确定是由库存空间、库存费用以及物品的保存期限决定的。(2)最小库存量。指某种办公用品的余额达到此数字时，就必须采取紧急行动，立即与供应商订货了，以保证组织正常工作的需要。(3)重新订购线。也叫再订货量。这是提醒管理者需要重新订购物品的标准，当库存余额接近重新订购线时，就需订购物品来
32、补充库存，使库存达到最大库存量。这个数字是由物品的平均使用量、交货时间的长短决定的，一般用以下公式计算: 重新订购线日用量运送时间+最小库存量 秘书应学会使用库存记录，每次发放和接收物品时都要填写这张卡片，并记录库存余额。保证办公用品的进货卡、出货卡和库存卡三卡一致。 030302办公用品的管理发放物品发放办公用品要先填写办公用品领用申请表（见表3-23）。申请表的内容应包括：领用部门；申请领用物品的名称；领用人；主管签字；发放人签字；日期及备注等。可以作为发放物品的原始参照数字。领用人务必要将表格项目填写清楚，并要有部门领导签字。领用物品名称领用物品名称数量数量 备注备注 领用人：领用人：主
33、管审核：发放人：发放人：日期：日期：日期：日期：日期：日期：表3-23 办公用品领用申请表申请部门： 编号：发放物品时务必依据领用表中的名称和数量发放办公用品，不能随意增加或减少。物品发放后，要及时更新库存记录，以便掌握物品的供应状况。03进行库存监督 办公用品保管者要进行定期的库存监督检查，如发现问题，就要缩短监督的时间间隔，保证库存符合要求。04办公资源的使用和维护02030405尽量减少打私人电话。控制国内和国际长途的使用，移动电话要按单位有关规定使用，定期检查并核对电话账单以控制开销。循环使用办公用品。提倡使用钢笔书写和双面使用纸张，尽量减少圆珠笔或其它一次性签字笔使用。饮水提倡使用茶
34、杯，尽量减少使用一次性纸杯和瓶装饮用水。严格办公用品配置标准。打印机、复印机、传真机、电话机等设备，能共享的一律实现共享，提高办公设备利用率。0106精心使用办公设备。认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度地延长办公设备、用品使用寿命。使用前需进行登记。复印、投影仪、碎纸机等，了解设备使用情况。重要设备还需先提出申请，主管领导签字后方可使用。彩色复印一般不能自由使用，应规定使用程序，各部门独立核算成本。推行电子政务。要充分发挥网络作用，减少纸质文件印制。推行使用电子无纸化办公，尽量在电子媒介上修改文稿，减少重复打印次数。在条件允许情况下，实行公文报送网上传输。相关链接“抠门”日
35、企的省钱绝招02善用纸张各国办公室节约用纸的高招01技能训练任务1：请根据本项目的案例2，以小组为单位，每组制作一份办公用品和设备管理 规定，以提高办公资源的使用效率；派一名代表登台演讲，时间不超过5分钟。任务2：结合自身情况，谈谈在现实生活中如何从自身人手节约资源，形成心得报告，并与同学交流。信息管理05学习目标1101了解信息工作的重要性，养成日常收集信息的习惯。02掌握信息搜集、筛选、分类、传递和存储的工作方法。03能够对信息进行整理与分析，为上司决策提供参考意见，履行参谋职能。案例导入案例讨论1你对案例1王智的顺利就业怎么看？你认为她成功就业的原因是什么？2你如何评价案例2中的“网痴”
36、林秘书？案例1：王智的顺利就业案例2：“网痴”林秘书知识平台秘书是领导的参谋和助手，为领导提供决策参考意见是秘书的职责。秘书给领导提供参考意见前必须对所决策之事有所了解，即需要事前对该问题的相关信息有所了解，运用调查、问卷等信息收集方法收集有用信息。信息管理（information Management ，IM）是对信息资源和信息活动的管理，包括信息收集、筛选、整理、分类、传输和储存六个过程。一、信息收集熟悉信息来源03选择信息收集渠道0204明确信息收集范围01选择信息收集方法观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。明确收集信息的要求05 信息收集是指通过各种方式获取所需要的
37、信息。信息收集是信息得以利用的第一步，也是关键的一步。信息收集工作的好坏，直接关系到整个信息工作的质量。二、信息筛选学会辨别信息真伪02 信息筛选是对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择。筛选工作做得好与坏、粗与细，对于推动其他信息工作环节的有效运行，对于提高信息的层次、质量、效益起着关键的作用。如果忽视信息的筛选，造成信息真伪互杂，不仅无助于辅助决策，甚至会使企业领导的决策出现失误。了解信息筛选原则01三、信息整理信息综合处理的方法02信息初加工01对筛选后的信息进行初步加工，形成初级信息或基础性信息。整理信息初加工的方法信息初加工形式信息初加工形式具体方法具体方法制作信息本制作信息本在浏览
38、纸质材料时，发现里面有感兴趣的东西，就用红铅笔在底下画上波浪线，复印或者把它剪在浏览纸质材料时，发现里面有感兴趣的东西，就用红铅笔在底下画上波浪线，复印或者把它剪下来，贴在信息本上。如果材料本身还有价值，不应随便剪坏，可以把其中所需要的内容复印下下来，贴在信息本上。如果材料本身还有价值，不应随便剪坏，可以把其中所需要的内容复印下来。而通过电脑搜索到的信息，则根据其价值选择是否打印，如打印下来，则也把它贴到信息本来。而通过电脑搜索到的信息，则根据其价值选择是否打印，如打印下来，则也把它贴到信息本上。其次，还可采用摘记的方法把核心信息摘抄下来。另外，也可采用制作卡片等形式把信息保上。其次，还可采用
39、摘记的方法把核心信息摘抄下来。另外，也可采用制作卡片等形式把信息保存下来。存下来。信息提要信息提要将大量纷繁的信息材料提炼出若干条重要信息，摘出要点，一方面供综合处理和深度加工选用，将大量纷繁的信息材料提炼出若干条重要信息，摘出要点，一方面供综合处理和深度加工选用，另一方面以各种形式迅速报送领导，使领导及时得到最新信息。摘抄时要注意摘抄准确、内容简另一方面以各种形式迅速报送领导，使领导及时得到最新信息。摘抄时要注意摘抄准确、内容简要。记住，无论哪种信息资料，都要注明其来源和日期。要。记住，无论哪种信息资料，都要注明其来源和日期。标记重点标记重点由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一整篇的，而
40、老板看时并不一定都会那么仔细，在忙由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一整篇的，而老板看时并不一定都会那么仔细，在忙的时候，甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重的时候，甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重点线，以引起他的注意。点线，以引起他的注意。说明和注释说明和注释对于那些篇幅较长的文章，特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道，一定要在文章旁边加几对于那些篇幅较长的文章，特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道，一定要在文章旁边加几行提纲挈领的说明文字，遇到一些新名词和英文缩写，要加以必要的注释。行提纲挈领的说明
41、文字，遇到一些新名词和英文缩写，要加以必要的注释。记录记录会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的，秘书要将这些东西记录下会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的，秘书要将这些东西记录下来，加以分析整理，就可以提炼出有价值的信息。来，加以分析整理，就可以提炼出有价值的信息。四、信息分类35信息分类的要求03选择信息分类的方法02 信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。熟悉信息内容01五、信息传输35信息传递的要求03选择信息传递的方式02 把整理好的信息传给相关人员，是发挥信息作用的第一步。04明确传递内容01
42、确认信息传递质量观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。六、信息储存35对信息进行排列03对信息进行编码02 对于确定有存储价值的信息，秘书在对它分类后，还要进行正确地保存，做到系统有序，便于查找和利用，确保存储信息不受损坏、不失密。04对信息进行登记01对信息进行存储观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。定期进行日常维护05相关链接做好信息工作要争做“五种人”一是做一个具有敏锐观察能力的人。二是做一个精于归纳和提炼的人。三是做一个手勤、嘴勤、脚勤的勤奋人。四是做一个深入分析思考的人。五是做一个心态正常的健康人。阅读材料39通过市场调查把握市场方向一、市场调查
43、奇招迭出1.免费电话2.住进客户家3.半日游逛4.经理拣纸条5.建立信息网络二、市场调查的具体因素技能训练34通过调查及上网搜索等方式，了解我国秘书专业及秘书职业的历史现状及未来的发展情况。以小组为团队，每组制作一份调研报告；派1名代表登台演讲，时间不超过8分钟。01任务102任务2当前，随着网络的发展，人们的生活变得更为便利。以小组为团队，收集并整理当前网络在教育、医疗、旅游等方面的最新运用和变革。每组制作一份调研报告；派1名代表登台演讲，时间不超过8分钟。办公室日常事务管理综合实训06实训目标06 通过综合实训，将理论应用于实践，在做中掌握每一项办公室事务性工作的方法和要求； 通过情境模拟
44、和汇报演示，理解领悟秘书工作的事务性和繁杂性，领悟秘书工作的基本特质； 在团队合作和完成实训任务的过程中，培养做好秘书工作所需具备的素养，养成热心、耐心、细心、专心的工作作风和职业态度，注重个人良好行为习惯的培养，如专注、合作、主动、奉献、谦虚等，提升秘书工作悟性。金秘书的一天实 训案 例金慧是一家正在发展的朝阳贸易公司的高级秘书。朝阳贸易公司是一家集研发、设计,生产，销售一体的本土时尚品牌。公司的经营目标是把民族元素融入国际时尚元素，成为中国新时尚的代名词。金秘书的上司有三位，分别是王总经理（主要负责女装品牌的研发和推广）、李副总经理（主要负责男装的研发和推广）和陶副总经理（主要负责皮具产品
45、的研发和推广），下面是金秘书一天的工作任务。请根据案例背景完成金秘书一天的工作。实训任务08时间：9：30-10：00分公司每月都会购买电话充值卡发给办公部门的员工。昨天，金秘书利用办公经费买了50张100元的电话费，其中市场推广部（共6人）、销售部（共10人）每人发200元，其它部门员工每人每月发100元。金秘书通知销售部小周来到办公室领取电话充值卡。小周来到办公领取充值卡并顺便为他的部门领取一个打印机墨盒。请以小组为单位，模拟金秘书管理办公室零用现金及发放办公用品的工作。要求在模拟过程中，小组成员需制作完成此项工作所需的相关表格。三时间：8：50-9：30分王总经理打来电话，让金秘书打电话
46、通知李副总经理、陶副总经理、行政部刘经理、财务部张经理、设计部曹经理、销售部黄经理和市场推广部施经理下午2点参加公司部门经理会议，讨论公司如何打开国际市场的问题，办公室尹助理做会议记录。金秘书在通知大家参会时，财务部张经理上午要去国税局，下午不知道能否赶回；市场推广部施经理人不在办公室，手机一直打不通。请根据案例背景，以小组为单位，扮演不同的角色，模拟从金秘书接到电话到通知大家参会的整个过程。二时间：8：20-8：50分金秘书比上班时间早了10分钟来到办公室，一到办公室她就忙碌起来。金秘书提早来到办公室及上班后半个小时应该做些什么，如何做？请根据秘书上班应做的事及下面的任务内容来完成此项实训任
47、务。要求采用模拟或制作PPT汇报的形式完成此项任务。一实训任务08时间：14：10-16：30分领导们在开会，秘书看了工作日志，想起还要帮李副总和设计部曹经理制作一份商务旅行计划。他俩将参加在伊朗举办的国际纺织工业展览会（IRANTEX ）。金秘书马上打开电脑，根据他们的出发时间，查询机票和酒店等信息，然后制定了一份详细的商务旅行计划。（博览会时间和地点请根据当年信息为准）六时间：13：30-14：00分下午2点要开会，金秘书打电话给同事尹助理，让她提前10分钟去检查会议室、分发资料并完成会议的记录工作。刚放下电话，办公室又来了位客人，金秘书以前没有见过此人。该来访者自称是WT公司的方经理，是
48、李总以前的老战友，这两天到这个城市公差，想顺便过来看看李总，因为以前来过，就没提前打电话预约，直接到公司来了。金秘书一看已经2点了，会议应该已经开始了。她该如何做好此次接待工作？请以小组为单位，组内成员扮演案例中的角色，模拟完成打电话和接待工作。五时间：10：00-11：45分昨天下班前，李总给金秘书布置了一个任务，让她今天上午抽空查询一下与纺织品出口相关的政策，为公司产品走出国门做前期信息收集工作。李总让金秘书收集完资料后打印出来，第二天下午可能要开会讨论。下午就要开会了，金秘书赶紧上网查询起来。请学生完成此项信息收集和整理工作。完成后以PPT形式汇报交流。四展会信息介绍39伊朗国际纺织工业
49、展览会（IRANTEX ）主办单位：SAMEE PAAD NOVIN CO.合作伙伴：伊朗纺织出口协会 伊朗纺织专业协会 土耳其家纺工业协会展会概况：IRANTEX TECH是中东地区规模最大、最专业的展览会，每年举办一次，吸引来自邻近中东国家的领导业者及世界各地的业者前来参展、参观采购。上届参与此展的国际厂商有来自中国、台湾、日本、韩国、意大利、德国、法国、奥地利、芬兰、土耳其、阿联酋等国家和地区，参展观众多达60000人。IRANTEX TECH为海外企业进入并开拓中东纺织市场，认识和巩固新老客户，都提供了一个不可多得的绝佳机会。IRANTEX TECH将汇集当今最新、最时尚的产品及技术，
50、为国内厂家研发新产品、提高生产技术提供良好的国际交流平台。101任务一秘书应提前到达办公室完成公共区域、上司和本人办公室的环境维护工作，然后对信件和邮件等进行分类，接着要工作日志的填写和汇报工作。02任务二会议通知可以采用多种形式，书面、电子等进行通知，要求是必须通知到每一位参会者。拨打电话时要注意电话礼仪。03任务三办公用品的发放要遵循一定的程序，必须填报申领单，领导签字，秘书才能发放，发放后须及时对库存进行记录。本案例还涉及办公室零用现金的管理，要完成记录收支和报销的工作。实训提示提 示 1104任务四信息收集要求全面而准确。案例要求秘书上网查询相关政策规定，完成信息的收集、筛选和整理工作
