1、大綱大綱(3) 學校財政管理1(2)招標及採購程序(1) 學校撥款?資助學校的收入資助學校的收入 政府撥款政府撥款 學校其他收入學校其他收入例：堂費及捐款等 2政府撥款政府撥款 以發還款項方式的津貼 例：租金及差餉等 3 非經常津貼 例：建校津貼及多種為特別 計劃/活動而設的一筆過津貼 薪金及有關津貼 例: 薪金津貼, 公積金僱主供款補助 其他經常津貼 經常津貼經常津貼(不包括薪金津貼) 4一一般範疇般範疇 (54 項項)例: 學校及班級津貼, 行政津貼特殊範疇特殊範疇 (14 項項)例: 學校發展津貼獨立津貼獨立津貼 (24 (24 項項) )例例: 綜合家具及綜合家具及 設備津貼設備津貼營
2、辦開支整筆津貼營辦開支整筆津貼學校發展津貼學校發展津貼 課程發展 語文能力 不同學習需要提供額外資源，減輕教師工作量專注5一一般範疇般範疇 特殊範疇特殊範疇 獨立津貼獨立津貼 目的目的綜合家具及設備津貼綜合家具及設備津貼購買家具及設備保養及維修非標準項目之保險6一一般範疇般範疇 特殊範疇特殊範疇 獨立津貼獨立津貼 用途用途 營辦開支整筆津貼 百萬元 百分比一 般 3.60 66% 特殊 (學校發展) 0.44 8% 獨立津貼 綜合家具及設備 0.42 8%其他津貼 1.00 18% (以以3131班的中學為例班的中學為例)= 5.46 100% 7每年可靈活運用的政府撥款經常津貼經常津貼(不包
3、括薪金津貼)一一般範疇般範疇 特殊範疇特殊範疇 獨立津貼獨立津貼 保留剩餘津貼機制保留剩餘津貼機制8學校可保留更大剩餘津貼綜合津貼綜合津貼營辦津貼營辦津貼營辦開支整筆津貼營辦開支整筆津貼至相等於12個月的撥款綜合家具及設備津貼綜合家具及設備津貼至學校現行年度所得額的5倍12個月5倍目的目的互互調機制調機制1:同一組別內同一組別內9 一般範疇內一般範疇內 : : 學校可靈活決定開支額學校可將剩餘撥款用在任何有利於學生的教育項目上一一般範疇般範疇 目的目的互互調機制調機制1:同一組別內同一組別內10特殊範疇特殊範疇 確保有一定的資源投放在某特定的範疇內特殊範疇或獨立津貼內特殊範疇或獨立津貼內 :
4、:每項組成津貼均保持其獨立性津貼額不得互相調撥獨立津貼獨立津貼 目的目的11互互調機制調機制2: 轉往其他組別轉往其他組別O+一般範疇一般範疇特殊範疇特殊範疇獨立津貼獨立津貼A1A2A3B1B2B3 但特殊範疇或獨立津貼則不得 調撥至其他組別/項目提供互相調撥的靈活性以支援“校本管理”可將一般範疇之剩餘額填補特殊範疇的虧損 或補足獨立津貼 目的目的經常津貼經常津貼(不包括薪金津貼)$營辦開支整筆津貼營辦開支整筆津貼 綜合家具及設備津貼 一一般範疇般範疇特殊範疇特殊範疇 學校發展津貼12$獨立津貼獨立津貼學校及班級津貼 行政津貼靈活撥款措施學校可決定將那一成份津貼的剩餘款項退還教育署學校可考慮先
5、將特殊範疇中的個別成份津貼剩餘款項退還教育署13招標及採購程序財務科14基本採購原則 公平 同等機會 平等地位 合理待遇 公開 適當的知情權 適時的資料公開 完備的紀錄15基本採購原則 具經濟效益 具競爭力的價錢 符合需要的質量 符合經濟原則16一般採購的注意事項 計算採購金額的準則 把同類的家具及設備集中收錄在一份投標/報價附表內，然後才邀請供應商投標/報價 採購金額應以一份購貨單向同一類公司訂購有關物品所需金額計算17一般採購的注意事項 採購形式 採購金額逾50,000港元 邀請最少5間教署註冊供應商投標 採購金額在30,000港元至50,000港元 邀請供應商書面報價，需要2間或以上的公
6、司報價 採購金額在30,000港元以下 邀請供應商口頭報價，需要2間或以上的公司報價18一般採購的注意事項 如無法邀請指定最少數目的供應商報價，則應在採購記錄上加以說明 如不接納出價較低/最低的報價，有關同事應在記錄中說明有關報價不符合學校所訂規格之處及其他導致不接納的理據Reasons: XXX19一般採購的注意事項 利益衝突申報 負責採購的同事，如其本人或家人現正或將會與供應商有密切聯繫(例如:親戚，僱主，股東等)，須向校董會申報 校方應每年發出通告向校內人員說明這項規定 慎防賄賂20一般採購的注意事項 內部監察 校內一名高級教職員應每年最少抽查一次採購紀錄。抽查後，應在紀錄上簡簽及註明日
7、期，以玆證明。21一般採購的注意事項 學校須保留不少於三年的採購資料/紀錄 所有收到的報價單標書正本 所有價目比較表 所有摘要及批核紀錄22招標注意事項 採購逾50,000港元的項目時，一般應從教署提供的 內揀選至少5間供應商，邀請他們個別提交標書;如採購項目可經由其他供應商提供，亦可一併邀請投標(http:/www.ed.gov.hk/supplier_list/home.htm)23招標注意事項 所有投標文件應以掛號的方式寄交獲邀投標的供應商，郵政署發出的記錄派遞收條亦應妥善存檔 收到的標書，應即時全數放進投標箱內 截標的日期和時間前不得開啟標書Tender Box24招標注意事項 開標及
8、標書審核委員會(Tender Opening and Vetting Committee)和標書批核委員會(Tender Approving Committee)應由不同人士出任25招標注意事項 開標及標書審核委員會在開啟標書後，全體成員應在標書上簡簽及蓋上日期，並檢查標書的正本和副本內容是否完全一樣 除因特殊情況，原則上不應開啟和考慮遲交的標書26不可接受的違規行為 把逾50,000港元的項目分拆採購，藉以迥避招標要求 所取的報價數目較指定的少，亦沒有足夠解釋 在沒有合理解釋的情況下，拒絕接納最低價錢的報價27不可接受的違規行為 在標書上沒有開標及標書審核委員會的簡簽或任何可供識別標書有效性
9、的記認 在沒有合理解釋的情況下，拆閱並接納逾期標書 採購紀錄不完備 沒有安排職員抽查採購紀錄28學校財政管理的基本元素學校財政管理的基本元素 (1) 周詳財務計劃周詳財務計劃(2) 有效運用資源有效運用資源(3)匯報及檢討匯報及檢討29學校財務計劃學校財務計劃 按照校務計劃書去 製備學校的財政預算30 確定學校目標 訂定學校政策製備學校財政預算過程製備學校財政預算過程 收集有關資料 評估資源需要 設定優先次序 分配資源 提請校董會批准預算31製備學校財政預算過程製備學校財政預算過程 通佈主要伙伴 監察預算推行 修訂預算 評核效益及制訂周年報告32有效運用資源有效運用資源33靈巧的 現金管理有效
10、會計制度足夠內部監控廉潔採購 多張發票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之下 選用與員工或親友有關聯的供應商 不正常地選用供應商， 例如: 支付較高價格或接受次貨 不尋常的大量採購 採購的物品或服務與教學工作無關問題個案一問題個案一 :34廉潔採購廉潔採購 必須必須 取得報價或進行投標 保存有關報價及投標記錄 避免利益衝突 申報利益 接納符合要求而取價最廉宜的供應商35廉潔採購廉潔採購 不可不可 接納在截止投標後 交來的標書 委任同一人同時參與標書審核委員會和標書批核委員會36目的目的 確保爭取 價廉物美 避免失當行為問題個案二問題個案二 : 支票簿及現金保管不善 沒有為收入及
11、開支制訂審批程序 收入及開支項目缺乏足夠單據支持 支出報告上出現不尋常或大量重複的項目 帳項經常被修改警告 : 如發現以上現象， 應立刻調查原因並 採取適當的改善措施37靈巧的現金管理靈巧的現金管理 必須必須 把款項分別存入 兩至三間銀行 製備現金流動預算表 把暫時毋須動用的 款項存放在可賺取 利息的銀行戶口38目的目的 分散風險 賺取更多利息有效會計制度有效會計制度 必須必須 隨時備妥有關 帳目及資料 提供最新財務 資料及報告 定時核對帳目39目的目的可以更快完成 周年帳目需要時提供證明 文件/單據以備查閱及審核之用足夠內部監控足夠內部監控40一些重要原則一些重要原則 明確組織架構 清晰分工
12、 健全會計及匯報系統 點算資產足夠內部監控足夠內部監控41 必須必須 盡快入賬 更新獲授權處理銀行戶口的名單 進行每月銀行結餘對賬 在已繳付的憑單及發票上蓋上付訖 製備固定資產登記名冊足夠內部監控足夠內部監控 不可不可 預先簽署支票 以私人戶口處理 學校收支 忽略學校資產盤點42目的目的 減少欺詐及疏忽 保障學校資產目的目的確保不會超支資源運用配合學校目標確保開支是用於學生的最大利益上43匯報及檢討之匯報及檢討之 一一 : 定期監察財務狀況定期監察財務狀況實踐例子實踐例子監察偏離預算項目 評估現時情況及 重新考慮優先次序 修訂預算匯報及檢討之匯報及檢討之 二二 : 問責制度問責制度實踐例子實踐
13、例子 經常向校董會匯報 學校收支狀況 通佈學校財務報告 給主要伙伴參閱 盡快提交周年賬目44目的目的 交代資源 使用成效 提高制衡 增加透明度45匯報及檢討之匯報及檢討之 二二 : 問責制度問責制度開明管理靈活運作靈活運作運作透明問責制度問責制度學校在財政管理上出現的問題包括: 財政預算未能與學校發展計劃 互相配合 沒有製備現金流動預算表 沒有把剩餘款項放在定期戶口 沒有製備固定資產登記名冊 未能定期評估學校的開支狀況 未能依期提交經審核的帳目 沒有正式提交校董會真實個案真實個案462000/01質素保證視學周年報告3038384143444447學校財政管理學校財政管理100100學校學校靈巧的現金管理靈巧的現金管理有效會計制度有效會計制度足夠內部監控足夠內部監控廉潔採購廉潔採購周詳計劃周詳計劃有效運用資源有效運用資源匯報匯報及及檢討檢討100校董職責校董職責(1) 批核學校的財政預算批核學校的財政預算(2) 確保學校的帳目妥善保存及更新確保學校的帳目妥善保存及更新(3) 制定內部監控程序制定內部監控程序(4) 定期監察實際開支並作出評估定期監察實際開支並作出評估(5) 向主要伙伴匯報經費的使用情況向主要伙伴匯報經費的使用情況48100財政管理財政管理
