1、广州地铁车辆段工程竣工档案编制细则广州地铁总公司建设事业总部2014年5月 一、做好地铁工程档案的重要意义一、做好地铁工程档案的重要意义 二、竣工档案管理职责二、竣工档案管理职责 三、地铁工程档案管理中普遍存在的主要问题三、地铁工程档案管理中普遍存在的主要问题 四、地铁工程档案准备工作四、地铁工程档案准备工作 五、档案收集、组卷、归档的总体要求五、档案收集、组卷、归档的总体要求 六、各类施工文件归档范围及组卷顺序六、各类施工文件归档范围及组卷顺序 七、监理文件归档范围及组卷顺序七、监理文件归档范围及组卷顺序 八、案卷的组卷八、案卷的组卷 九、部分带附件材料的组卷方法九、部分带附件材料的组卷方法
2、 十、文字案卷质量要求十、文字案卷质量要求 十一、文字组卷与编目十一、文字组卷与编目 十二、竣工图的编制十二、竣工图的编制 十三、竣工档案验收十三、竣工档案验收 十四、档案移交十四、档案移交 一、做好地铁工程档案的重要意义一、做好地铁工程档案的重要意义 （一）地铁工程档案是民生工程的重要体现（一）地铁工程档案是民生工程的重要体现 地铁工程档案是反映地铁工程实体最终成果的重要性文件，它贯穿于地铁工程建设的全过程，在工程建设中有着非常重要的作用。地铁作为广州市最大的“一号市政工程，一号民生工程，一号廉洁工程”，凝聚了市委市政府和全体市民的心血，社会对地铁的期望很高。地铁工程档案是“传承历史，记录现
3、在，服务未来”最好的方式和载体，记载了广州地铁建设、运营、管理的历程，承担着服务社会、服务市民的使命和责任，要经得起市民的拷问和历史的检验。 一、做好地铁工程档案的重要意义一、做好地铁工程档案的重要意义 （二）地铁工程档案是地铁运营、维修、改造的依据地铁工程档案是地铁运营、维修、改造的依据 地铁运营是地铁作为公共交通工具服务市民的窗口，而运营靠维保，维保靠档案。严格来说，地铁运营所有的维保都要依靠地铁工程档案来进行，没有工程档案就没有运营维保的依据，也就没有运营的安全。可以这么说，地铁工程档案的好与坏，关系着广大市民出行的快捷和安全。做好地铁工程档案，就是对运营维保负责，就是对广大市民的出行安
4、全负责。 一、做好地铁工程档案的重要意义一、做好地铁工程档案的重要意义 （三）地铁工程档案是工程验收、审计、评优的依据（三）地铁工程档案是工程验收、审计、评优的依据 地铁工程档案是地铁建设者集体智慧的结晶。在地铁工程完工后涉及的验收、审计等事项中，地铁工程档案都有着非常重要的意义，地铁工程做不好，验收审计可能就通不过，就会影响企业形象和诚信。与此同时，参建单位在工程评优、企业资质升级等都必须用到工程档案，一定程度上说，地铁工程档案的作用体现在工程领域的方方面面，也体现了企业的整体形象和品牌。地铁工程档案的作用是“厚积薄发、面面俱到”。 一、做好地铁工程档案的重要意义一、做好地铁工程档案的重要意
5、义 （四）为工程管理提供依据，为干部廉洁提供保障（四）为工程管理提供依据，为干部廉洁提供保障 一体化管理平台上线后，招投标、合同变更、工程验收及审批流程等高廉洁风险环节信息均记录在各类档案中，确保地铁工程建设者“不能造假”。 工程项目重要档案永久或长期保存，实现了业务流程可随时倒查、责任划定有据可依，确保地铁工程建设者“不敢造假”。 二、竣工档案管理职责 三、三、地铁工程档案管理中普遍存在的主要问题地铁工程档案管理中普遍存在的主要问题 （一）施工单位重实体建设，轻档案整理施工单位重实体建设，轻档案整理 大多数施工单位注重工程实体施工进度、质量和资金投入，而忽视了工程档案管理，没有形成有效的档案
6、组织管理网络，没有对工程档案工作配备合适的人、财、物。 （二）档案材料不完整、组卷不规范，整改难度大档案材料不完整、组卷不规范，整改难度大 档案材料不完整、档案组卷混乱是地铁建设工程档案存在的主要问题。在施工建设过程中，有些工序施工单位未完全按应有的程序进行，该作的记录没做，档案材料不规范，到立卷归档时，只能补作记录。竣工图与实际现场不一致，这些都影响了档案的真实性，给日后的使用造成的影响。 三、地铁工程档案管理中普遍存在的主地铁工程档案管理中普遍存在的主要问题要问题 （三）工程档案没有与工程实体同步建设、同步验收（三）工程档案没有与工程实体同步建设、同步验收 档案与实体“双同步”是地铁工程建
7、设的基本原则，但是很多施工单位没有认真落实，档案工作落后于实体建设。分部验收时，实体完成得很好，但是档案资料没有按要求做好收集、整理和预立卷，还是处于散乱状态。 （四）档案专业人才缺乏，人员变化大（四）档案专业人才缺乏，人员变化大 大多数施工单位的档案人员一般是新参加工作的人员多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，缺乏有经验的地铁工程档案人员。而且档案人员变动较大，工作不连续，交接过程不严谨。 四、地铁工程档案准备工作地铁工程档案准备工作 （一）各参建单位要在思想上、认识上高度重视工程档案工作 1. 地铁工程档案政府专项验收作为12个政府专项验收项目之一，与工程实体的验收是
8、同等重要的，而且工程档案的齐全、完整是审计、决算、规划等其它验收的基础前提条件。因此，各参建单位要在人、财、物等方面对工程档案工作给予保障 。 2.监理单位要充分发挥业主代理的作用。监理单位在对施工单位工程资料的进行指导、监督、审核、检查，要认真仔细，督促施工单位按照业主要求进行整理、组卷，对施工单位的资料整理归档情况进行把关。 召开分部验收、验前检查之前，监理单位都要出具书面的资料检查报告提交给建设总部工程档案验收人员。 四、地铁工程档案准备工作地铁工程档案准备工作 （二）人员配备及资质要求 明确分管档案工作的领导：项目总工（或项目经理） 。 配备专职档案员：1-3名（至少1名），具有档案员
9、上岗证。 理论培训：参加市档案局或市城建档案馆或市地铁总公司举行的工程档案业务培训，通过理论考试。 实操培训：建设总部资料档案部为每个参建单位档案员提供3-6周的工程档案实操培训。 通过上述理论培训和实操培训后，建设总部给档案员颁发广州市轨道交通工程档案人员上岗证。 四、地铁工程档案准备工作地铁工程档案准备工作 （三）预留工程档案经费 1.专职档案人员的工资、福利费 2.档案制作设备购置费（电脑、打印机、照相机等） 3.档案装具、档案封面购置费 4.纸质档案数字化制作费 5.档案人员培训费 1997年10月开工，2001年3月建成通车的南京长江第二大桥的工程档案整理归档工作全部委外，总费用是3
10、00万元。 2005-2010年，广州的APM，新中轴公司承包某表段工程，将工程档案整理、装订业务外包给市城建档案馆，价格是每卷100元。 四、地铁工程档案准备工作地铁工程档案准备工作 （四）档案材料、设备要求 1.纸张：白色80g/m。纸张须符合耐久性要求。 2.档案封面、封底、盒：国家档案局定点生产厂家的生产的无酸档案用品。档案盒一般为3-4CM厚。 3.档案柜：可上锁的铁质文件柜。 4.打印机、照相机：激光打印机，不能用传真、复印、打印一体机，照相机须600万以上的像素。 5.档案库房：2楼以上一间专用的房间，不能与办公、住宿等合用，要“防潮、防火、防霉、防虫、防尘”，确保档案的安全。
11、6. 字迹、印泥：不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制档案资料。书写必须用黑色墨水或签字笔书写，盖章须使用不褪色、快干的红色印泥。 五、档案收集、组卷、归档的总体要求、档案收集、组卷、归档的总体要求 （一）工程档案与工程实体同步开展、同步验收。 档案工作的进度要与实体建设的进度同步，不能滞后。特别提醒，照片拍摄要与实体同步。 （二）所有资料必须是原件。 在复印件上盖红章，原件扫描后打印，这些都不是原件。唯一的例外：钢筋出厂质量证明书复印件要经销商盖公章和“原件存本公司”章。 （三）文件材料必须齐全、完整。 凡是属于归档范围内的必须收集齐全，不能遗漏。范围内没有的，但是实
12、际有产生的，也要收集归档。 五、档案收集、组卷、归档的总体要求、档案收集、组卷、归档的总体要求 （三）组卷合理，装订规范。 按照文件的形成规律收集齐全、保持文件的有机联系，达到系统性、完整性。按照业主提供的模板组卷即可。 装订要求必须符合档案技术标准和业主的要求：结实、美观、统一。 （四）文件意见、签字、盖章规范填写。 所有文件、表格不能出现空白处，该签字、填写意见的，必须填写，确实无需填写，划杠。 要求盖公司法人公章的必须盖法人章，不能用项目部章替代。 六、各类施工文件归档范围及组卷顺序六、各类施工文件归档范围及组卷顺序土建施工类：土建施工类：（一）施工管理、验收文件（二）工程测量、监测记录
13、（三）产品质量证明文件（四）施工、安全及功能性试验与检验记录 （五）施工记录 六、各类施工文件归档范围及组卷顺序 土建施工类：土建施工类：（六）检验批质量验收记录 （七）见证记录 （八）施工日志 （九）竣工图 （十）施工过程声像（照片）材料 附件1：广州地铁工程文件材料归档范围和保管期限广州地铁工程文件材料归档范围和保管期限表（土建工程部分）表（土建工程部分） 六、各类施工文件归档范围及组卷顺序六、各类施工文件归档范围及组卷顺序机电安装类：机电安装类：1、施工管理、验收文件记录2、建筑装修原材料质量、测量、结构试验及施工记录3、给排水与消防原材料、设备质量及施工记录4、低压配电与照明原材料、设
14、备质量及施工记录5、通风与空调原材料质量、设备及施工记录6、智能建筑（车站设备监控、门禁、火灾自动报警FAS等）原材料、设备质量及施工记录7、节能分部原材料质量、设备及施工记录8、各个专业的竣工图 六、各类施工文件归档范围及组卷顺序厂家资料类：厂家资料类：1.厂家资料汇总表2.设备出厂检验报告、质量合格证（明）、质保、索赔等文件3.设备出厂安装图、使用说明书及操作手册等随机资料4.设备安装调试、性能数据、检测记录5. 设备安装竣工图纸6. 设备预验和终验记录、报告、纪要等文件7.培训管理文件；供货商提供的技术指导文件。 七、监理文件归档范围及组卷顺序七、监理文件归档范围及组卷顺序（一）监理规划
15、、监理实施细则、监理会议纪要、监理例会（二）进度控制：工程开工/复工审批表、暂停令（三）质量控制、质量事故报告及处理意见（四）分包资质：分包单位、供货单位及试验等单位资质材料 （五）监理通知：监理通知及回复 七、监理文件归档范围及组卷顺序（六）工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见（七）费用索赔报告及审批（八）监理工作总结：专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告 （九）旁站记录 （十）监理日志 八、案卷的组卷（一）组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（二）组卷要求 案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备
16、。案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。 八、案卷的组卷 （三）案卷排列、卷内文件排列 前述10类归档范围，各类相对集中排列组卷。文件数量较多的，增加卷数。举例如下： 车站施工组卷参考附件2：广州市轨道交通*号线*站(原*站)土建工程（4标） 区间施工组卷参考附件3：广州市轨道交通*号线*站站盾构区间土建工程6标 九、部分带附件材料的组卷方法1.建材卷内目录填写水泥原材料进场报验单及附件附件一：水泥出厂合格证；附件二：出厂水泥质量检验报告附件三：水泥检验报告(送检） 钢筋原材料进场报验单及附件附件一：钢筋出厂质量证明书附件二：钢筋力学性能、工艺性能检验报告2.商品混凝土（按工程
17、部位组卷）（1）商品混凝土设计配合比申报、报告及附件附件一：水泥检验报告、合格证附件二：粉煤灰检验报告及合格证附件三：砂检验报告附件四：碎石或卵石检验报告附件五：外加剂检验报告及合格证 九、部分带附件材料的组卷方法 2.商品混凝土（按工程部位组卷）（2）商品混凝土设计配合比报告及附件（送检）附件一：水泥检验报告、合格证；附件二：粉煤灰检验报告及合格证；附件三：砂检验报告附件四：碎石或卵石检验报告附件五：外加剂检验报告及合格证； 九、部分带附件材料的组卷方法 2.商品混凝土（按工程部位组卷）（3）商品混凝土配料通知单及附件 附件一：水泥检验报告、合格证； 附件二：粉煤灰检验报告及合格证； 附件三
18、：砂检验报告、 附件四：碎石或卵石检验报告 附件五：外加剂检验报告及合格证 九、部分带附件材料的组卷方法 十、文字案卷质量要求文字案卷质量要求 （一）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页码。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角，双面有文字的在背面左下角填写页号，空白页不打页码。 （二）卷内文件材料要去掉金属、塑料等，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。（三）案卷目录、卷内目录应采用标准80克A4纸，案卷厚度要求文字材料不超过3公分。案卷封面和文字备考表应采用地铁专用无酸牛皮纸，逐项按规定填写清楚。立卷人和审核人须手签名。案卷封面用喷墨打印机打印。 十、文字案卷质量要求文字案卷质量
19、要求（四）案卷应采用三孔一线的方法装订。（五）移交广州市地下铁道总公司（包括运营总部）的案卷统一使用广州市地下铁道总公司的专用档案用表、封面、盒。 （六）移交城市建设档案馆的案卷统一使用城建档案馆的专用档案用表、封面、盒。 十一、文字组卷与编目文字组卷与编目 文字、图纸分开组卷，文件材料必须签署完备，单位盖章处应盖红章，签字栏的签名应齐全。 （一）文字材料组卷步骤 卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷内备考表 填写案卷目录填写案卷封面装订装入档案盒（以3、4公分盒为标准，一盒可装多卷） （二）卷内文件页号的编写 每卷单独编号，从1开始。页号正面在右下角，两面有文字的两面都要打页码，反面在左下角
20、。空白页不打页码 十一、文字组卷与编目文字组卷与编目 （三）卷内目录的编制 1.“卷号”是档案整理后，案卷排列的顺序号（广州市城市建设档案馆用）。 2.“档号”由广州市地下铁道总公司档案资料部提供 3.“序号”是卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，同一文号或同一文件材料题名的文件，只编一个序号（作附件标注的，不需排序号）。 4.“文件题名”填写文件材料标题的全称（或表格名称、图标上的图名）。文件题名只有文种时，例如通知、纪要、记录等，要根据文件内容拟制标题，写在括号内 十一、文字组卷与编目文字组卷与编目 （三）卷内目录的编制 5.“文件编号”要求填写文件的文号、图纸的“图号” 6
21、.“责任者”填写文件材料的直接编制部门或主要责任者；多个责任者，填写主要的，其余用“等”代替。 7.“日期”填写卷内文件材料的起始年、月、日，统一表达为8位阿拉伯数字。如2003年1月8日，应标注为“20030108”。 8.“页次”填写每份文件首页在本卷内的页号，最后1份文件（或图纸）填写其首末页在卷内的页号，表达方式统一使用破折号“-”，如“23-32”。如最后1份文件（图纸）只有1页，也应标明起止页号 十一、文字组卷与编目文字组卷与编目 （四）卷内备考表的填写 1.备考表置于卷内文件材料末页之后。 2.备考表写明卷内文件材料页数或件数和不同特征文件材料（文、图、音像）的数量；案卷质量情况
22、是记录组卷的过程中需要说明的情况；“立卷人”要求编制单位的立卷责任人签名，注明日期。“审核人”监理单位（总监）签名，注明日期。 （五）案卷封面的编制 1.“案卷题名”由工程名称、案卷内容组成。题名应简明扼要，准确地概括和揭示卷内文件的内容和形式特征。如：“广州市轨道交通X号线XX站土建工程施工管理验收记录” 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （一）竣工图编制的责任及原则 1.竣工图应由施工单位负责编制、签字确认，监理单位负责逐张予以审核签字（手签）确认；业主代表负责对工程竣工图的编制、整理质量进行检查。 2.竣工图的编制原则，必须完整、准确、系统，与工程实体一致。 3.基本上1册图纸组1卷，如1
23、册图纸折叠后厚度超4公分，则可分为2卷（每卷需从1起打页码，有独立的卷内目录及卷内备考表）。 4.组卷的排列顺序（具体视不同的工法，基本参照此原则排序）：主体围护结构竣工图主体建筑竣工图主体结构竣工图预埋件和预留孔洞结构竣工图主体结构杂散电流防护竣工图-主体结构防水竣工图低压配电与照明接地竣工图-附属围护结构竣工图附属建筑竣工图附属结构竣工图其他竣工图 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （二）竣工图的编制要求 1.各项新建、扩建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。 2.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 3.按施工图施工没有变动的，包括设
24、计单位在竣工阶段，重新出图并有新编图纸编号的最终版本施工图（与工程实体、图物相符的施工图），由承包单位编制竣工图并签署竣工图章。 4.有设计变更，但设计单位已重新编制了有变更图号的最终版本施工图（与工程实体、图物相符），由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，即作为竣工图（不必再作任何变更标注） 。 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （二）竣工图的编制要求 5.如在设计变更通知单及工程洽商单的附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此“附图”，编制为竣工图，不要遗漏，以确保竣工图的完整性，并在相应的变更通知单及工程洽商单内，说明该“附图”存放在竣工图的“档号”。 6.如
25、虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后（新图有注明原图作废，作废不用归档）。 7.设计变更通知单附图没有编制变更图号的，其变更内容由施工单位在原施工图上作修改，编制为竣工图。 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （二）竣工图的编制要求 8.图纸会审记录、设计变更通知单及工程洽商单的变更条文，凡涉及需在图文上作修改的，由施工单位在原施工图上作修改，编制为竣工图。 9.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，或因图面变更面积超过35%的，应由设计单位重新绘制，交施工单位编制为竣工图。 10.编制竣工图，必须把每卷图纸的卷内目录与原图纸目录、变更图
26、纸目录对照检查，确保没有遗留（废图除外）。 11.竣工图纸的总数量应与施工图汇总表一致。 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （三）竣工图的修改办法 1.在原施工图基础上做竣工图，应根据有关设计变更依据（图纸会审、设计变更、工程洽商）直接在图纸上用黑色碳素墨水笔作相应的图文修改，不得采用另纸修改，再黏贴在竣工图的做法 2.文字、数字修改可采用杠改法。 3.对于少量图形的修改可采用叉改法，即用“”将被修改部分划去。 4.对较多图形的修改可采用圈改法。 十二、竣工图的编制竣工图的编制 （四）竣工图卷内目录的编制 1.竣工图卷内目录的编制工程名称、档号、序号、页次的填写要求与文字部分相同。责任者填施工单
27、位，日期填竣工图章的编制日期，文件编号填图号，文件题名填图名 2.竣工图案卷目录的编制工程名称、档号、序号、案卷页数的填写要求与文字部分相同。编制单位、时间填写与图纸卷内目录要求相同。保管期限为永久 3.图纸卷内备考表（使用A4白纸打印，与格式文字不一样），填写要求与文字相同。 十二、竣工图的编制竣工图的编制 (五)竣工图纸的折叠和装盒 1.竣工图纸折叠为A4幅面，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向折叠，折叠后图标露在右下角。 2.竣工图纸1卷一般不超4公分（如同1册图纸太厚分2卷），1卷装1盒（不必装订，连同卷内目录、卷内备考表。 十三、竣工档案验收十三、竣工档案验收 （一）“双同步”原则
28、 工程档案验收与工程实体同步建设、同步验收。 （二）分部工程档案验收、单位（子单位）工程档预验收、单位（子单位）工程档案验收。 （三）档案验收内容： 1.档案基础管理工作（硬件设备、人员资质等） 2.档案原件性 3.档案完整性 4.档案准确性 5.档案组卷系统性 6.档案整理、装订规范性、美观性 十三、竣工档案验收十三、竣工档案验收 （四）验收分工 十四、档案移交档案移交 （一）通过正式竣工验收后三个月内移交。（二）施工单位须分别向广州地铁总公司办公室档案资料部（A套）、广州市城建档案馆、广州地铁总公司运营总部总工程师室（B套）移交档案。 监理单位只须向广州地铁总公司办公室档案资料部移交1套档案。 温馨提示：施工单位自行留1套用于结算和优质工程申报。（三）竣工档案审核移交手续 施工单位监理单位建设总部工程中心建设总部档案部总公司办公室档案资料模块，签署档案移交书。 （四）档案移交目录册构成 案卷封面 档案概况表 档案移交书（地铁总A套、运营B套、城建档案馆） 质量审核表（监理） 案卷目录 全部案卷的卷内目录 卷末备考表 城建档案移交目录册：按城建模板格式编制。 十四、档案移交档案移交谢 谢 ！
