1、滨江葡萄酒有限公司滨江葡萄酒有限公司0909文秘文秘2 2班第七小组班第七小组接待活动背景介绍接待活动背景介绍 滨滨江葡萄酒有限公司江葡萄酒有限公司为了进军国际市场，为了进军国际市场，提高自身竞争力获得提高自身竞争力获得更好的发展，并且为更好的发展，并且为了保证葡萄酒的顺利了保证葡萄酒的顺利生产，我公司邀请了生产，我公司邀请了法国葡萄酒制造专家法国葡萄酒制造专家到本公司进行交流，到本公司进行交流，法国葡萄酒制造专家法国葡萄酒制造专家将于将于1111月月1515日到来，日到来，交流为期交流为期3 3天。天。 接待宾客接待宾客：法国葡萄酒制造专家团队。六位专家，四位陪同，一行十人。 接待时间接待时
2、间：2011年11月15日2011年11月17日 下下榻酒榻酒店店：滨州万丽大酒店 接待负责机构接待负责机构：公司接待处 接待方案资金预算接待方案资金预算序号序号项目项目单价单价数量数量金额金额经手人经手人备注备注1车费车费回程机回程机票票2500元元/人人10张张25000元元xxx接送车接送车100元元/辆辆/3天天 2辆辆600元元xxx餐费餐费自助早自助早餐餐50元元/人人10人人/2次次1000元元Xxx法式自法式自助午餐助午餐100元元/人人/天天18人人/1次次1800元元xxx2宴会宴会800元桌元桌 1桌桌/5次次4000元元Xxx3酒店酒店入住入住费用费用普通房普通房300
3、元元/天天4人人/3天天3600元元Xxx豪华房豪华房500元元/天天6人人/3天天9000元元Xxx4会议费用会议费用无无3次次800元元Xxx5参观费用参观费用无无30人人5000元元Xxx6欢送酒会欢送酒会无无外宾及本外宾及本公司成员公司成员32000元元Xxx7合计合计82800元元xxx接待处任务分配接待处任务分配接待处接待处秘书组秘书组行政组行政组保卫组保卫组礼宾组礼宾组宣传组宣传组接待团队：本次接待活动主要负责部门是接待接待团队：本次接待活动主要负责部门是接待处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、礼宾组、保卫组。分工协作完政
4、组、宣传组、礼宾组、保卫组。分工协作完成接待活动。成接待活动。秘书组前期准备工作一制发邀请二协调双方时间以及返程机票预订三联系酒店进行食宿安排四设定接待活动日程并跟进五协调相关部门及小组的接待工作行政组前期准备工作一确定会议场所二会场整理及资料准备，摆放与会物品三调试视频音响设备四与会人员签到五联系翻译员及会中服务工作 宣传组前期准备工作一编写法国专家即将到访交流的新闻二制作迎接横幅与海报三摄影及拍照的器材准备四文化交流活动节目安排五酒会筹备 礼宾组前期工作准备一迎接及欢送外宾的礼仪人员的挑选二为会议及活动引路招待设计路线三设计定做及外宾礼品四联系酒店参与安排布置外宾房间五做好食品、天气、卫生
5、等后勤服务的事先准备保卫组前期工作准备一安排迎送车辆二编制乘载司机名单三做好外宾及相关工作人员的保护措施四接待场所监控保卫的保卫员名单安排接待日程安排接待日程安排日期日期时间时间活动活动地点地点人员人员备注备注1111月月1515日日（星期二）（星期二）09:009:00010:00 10:00 接机接机迎接外宾迎接外宾 机场出站口机场出站口公司大门公司大门礼宾组负责；公礼宾组负责；公司总经理及相关司总经理及相关领导领导 秘书组秘书组辅助辅助12:012:00013:30 13:30 法式午宴法式午宴 万丽酒店法万丽酒店法餐宴会厅餐宴会厅 礼宾组负责；公礼宾组负责；公司领导司领导 无无13:4
6、13:40014:40 14:40 午休午休滨江万丽大滨江万丽大酒店酒店 保卫组负责保卫组负责 礼宾组礼宾组辅助辅助15:0018:00 葡萄酒制造座谈会葡萄酒制造座谈会 公司行政楼公司行政楼会议厅会议厅 行政组负责；法行政组负责；法国专家，与会领国专家，与会领导及工作人员导及工作人员 秘书组秘书组和宣传和宣传组辅助组辅助19:0020:00 中式晚宴中式晚宴 滨江欣景酒滨江欣景酒店中式餐饮店中式餐饮宴会厅宴会厅 礼宾组负责；公礼宾组负责；公司领导及法国专司领导及法国专家家 保卫组保卫组接送接送 20:30宾客休息宾客休息滨江欣景酒滨江欣景酒店大门口店大门口保卫组负责保卫组负责礼宾组礼宾组辅助
7、辅助接待日程安排接待日程安排日期日期时间时间活动活动地点地点人员人员备注备注1111月月1616日日（星期三）（星期三）07:007:00007:50 07:50 自助早餐自助早餐万丽酒店自万丽酒店自助餐厅助餐厅 礼宾组负责礼宾组负责无无08:008:00009:30 09:30 参观葡萄生产基地参观葡萄生产基地 公司葡萄园公司葡萄园生产基地生产基地 秘书组负责；秘书组负责；公司领导，相公司领导，相关工作人员关工作人员 宣传组和保宣传组和保卫组辅助完卫组辅助完成成 09:309:30011:30 11:30 参观葡萄酒制酒工厂参观葡萄酒制酒工厂 公司葡萄酒公司葡萄酒制作工厂制作工厂 秘书组负责
8、；秘书组负责；公司领导，相公司领导，相关工作人员关工作人员宣传组和保宣传组和保卫组辅助完卫组辅助完成成 12:012:00013:30 13:30 午宴午宴 万丽酒店宴万丽酒店宴会厅会厅 礼宾组负责；礼宾组负责；公司重要领导公司重要领导及生产负责人及生产负责人 无无15:015:00018:00 18:00 中法葡萄酒文化座谈中法葡萄酒文化座谈会会 公司行政会公司行政会议中心议中心 行政组负责；行政组负责；公司领导，种公司领导，种植顾问植顾问秘书组和宣秘书组和宣传组辅助传组辅助18:318:30020:00 20:00 晚宴晚宴 万丽酒店宴万丽酒店宴会厅会厅 礼宾组负责；礼宾组负责；双方与会人
9、员双方与会人员 无无20:30 20:30 休息休息 酒店房间酒店房间 保卫组负责保卫组负责 无无接待日程安排接待日程安排日期日期时间时间活动活动地点地点人员人员备注备注1111月月1717日日（星期四）（星期四）07:307:30008:10 08:10 自助早餐自助早餐万丽酒店自助餐万丽酒店自助餐厅厅 礼宾组负责礼宾组负责 无无08:308:30011:0011:00 合作意向洽谈会合作意向洽谈会 公司行政楼会议公司行政楼会议厅厅 行政组负责；行政组负责；公司重要领导、公司重要领导、行政人员行政人员秘书组和宣秘书组和宣传组辅助完传组辅助完成成 12:012:00013:30 13:30 午
10、宴午宴 万丽酒店宴会厅万丽酒店宴会厅 礼宾组负责；礼宾组负责；双方与会人员双方与会人员无无14:014:00016:00 16:00 午休午休 酒店房间酒店房间 礼宾组礼宾组 无无19:019:00022:0022:00 葡萄酒欢送酒会葡萄酒欢送酒会 万丽酒店宴会厅万丽酒店宴会厅 秘书组负责；秘书组负责；公司领导，接公司领导，接待全体人员待全体人员 接待处其余接待处其余小组辅助完小组辅助完成成 22:3022:30休息休息酒店房间酒店房间礼宾组礼宾组无无1111月月1818日日（星期五）（星期五）09:0009:00送宾送宾机场候机室机场候机室礼宾组负责；礼宾组负责；公司重要领导公司重要领导及
11、接待处代表及接待处代表 保卫组辅助保卫组辅助完成完成 迎送的礼仪细则迎送的礼仪细则（1 1）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。（2 2）握手时，先后次序应当遵守）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手尊者先伸手”的原则。握手的姿态的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向应该是：距离对方约一
12、步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。笑。（3 3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解尊者优先了解情况情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。绍位卑者，再介绍尊者。（4 4）送行时，为来宾预定好返程机票，以及送来宾到机场，按照惯例）送行时，为来宾预定好返程机票，以及送来宾到机场，按照惯例轿车内的位次规则是：右高左低，后高
13、前低，即要先让来宾从右侧轿车内的位次规则是：右高左低，后高前低，即要先让来宾从右侧车门上车，坐在小车后排右侧，再让主人从左侧车门上，坐在后排车门上车，坐在小车后排右侧，再让主人从左侧车门上，坐在后排左侧陪同，秘书为来宾开门，关门后，自己再上车坐在司机旁边的左侧陪同，秘书为来宾开门，关门后，自己再上车坐在司机旁边的座位上。座位上。宴请礼仪细则宴请礼仪细则 宴请时，要注重法国的饮食爱好以及习惯，以本国礼宴请时，要注重法国的饮食爱好以及习惯，以本国礼仪为主，尊重法国风俗，切忌铺张浪费。仪为主，尊重法国风俗，切忌铺张浪费。 坐次安排坐次安排。西方人请客用长桌，男女主人分坐两端，然。西方人请客用长桌，男
14、女主人分坐两端，然后在按男女主宾和一般客人的次序安排座位。中国人传后在按男女主宾和一般客人的次序安排座位。中国人传统上用八仙桌。对门为上，两边为偏座。在中国，左为统上用八仙桌。对门为上，两边为偏座。在中国，左为尊，右为次；上为尊，下为次；中为尊，偏为次。而在尊，右为次；上为尊，下为次；中为尊，偏为次。而在西方，右为尊，左为次。西方，右为尊，左为次。 餐具选用餐具选用。西方人进餐用刀叉，中国人用筷子。刀叉和。西方人进餐用刀叉，中国人用筷子。刀叉和筷子的用法都有各自的规矩。筷子的用法都有各自的规矩。 用餐氛围用餐氛围。西方餐桌上静，中国餐桌上动。西方餐桌上静，中国餐桌上动。会议礼仪细则会议礼仪细则
15、1、葡萄酒制造座谈会；、葡萄酒制造座谈会；2、中法葡萄酒文化座谈会；、中法葡萄酒文化座谈会；3、合作意向洽谈会、合作意向洽谈会会场座位安排：椭圆阵型会场座位安排：椭圆阵型会前：会前：了解相关会议需求；制订了解相关会议需求；制订完备的会议预案书给与会方；确完备的会议预案书给与会方；确定议程、设备、场所，邀请与会定议程、设备、场所，邀请与会人员；会场布置。人员；会场布置。会中：会中：接待签到引路；播放视频接待签到引路；播放视频音频以及呈递资料；及时奉上饮音频以及呈递资料；及时奉上饮品。品。会后：会后：资料收集；资料收集； 定期回访和最定期回访和最新资讯反馈；会议室卫生的善后。新资讯反馈；会议室卫生
16、的善后。会议参加者礼仪会议参加者礼仪：应衣着整洁，：应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。不影响他人。 发邀请函发邀请函参观活动礼仪细则参观活动礼仪细则1 1、参观葡萄就生产基地；、参观葡萄就生产基地；2 2、参观葡萄酒制酒工厂、参观葡萄酒制酒工厂 确定参观时间，做好通知工作。确定参观时间，做好通知工作。要把参观内容提前与葡萄园
17、相应负责要把参观内容提前与葡萄园相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，如路线设置、原材料准备等。人联系，告知参观事宜及注意事项，如路线设置、原材料准备等。 实地参观引导。实地参观引导。接待人员要亲自带路，陪同宾客一道前往目的地，引接待人员要亲自带路，陪同宾客一道前往目的地，引导者除了要与来宾进行正常的交谈外，往往还会就某些必要的情况进导者除了要与来宾进行正常的交谈外，往往还会就某些必要的情况进行介绍或提醒讲解员和翻译员行介绍或提醒讲解员和翻译员 ，遇到提问，遇到提问 ，尽量解答。，尽量解答。 介绍一定要简明生动，实事求是，不可吹虚或夸大其辞。介绍一定要简明生动，实事求是，不可吹虚或夸大其辞。
18、在一路参观在一路参观过程中，当外宾主动同我方交谈、握手时，一定要热情相迎，不可拒过程中，当外宾主动同我方交谈、握手时，一定要热情相迎，不可拒之不理。之不理。 在参观过程中应时时照顾到客人的反应及情绪。在参观过程中应时时照顾到客人的反应及情绪。切勿流露出反感的情切勿流露出反感的情绪、对于一些原则性问题。应慎重相告。对那些落在后面的外宾。一绪、对于一些原则性问题。应慎重相告。对那些落在后面的外宾。一定要派专人照顾，以免冷落对方。定要派专人照顾，以免冷落对方。 参观结束拍照时注意排位。参观结束拍照时注意排位。主要领导应主动同外宾参观团中的主要负主要领导应主动同外宾参观团中的主要负责人一起。于最前排处
19、居中站立，不能拉对方手或扶对方肩照相。责人一起。于最前排处居中站立，不能拉对方手或扶对方肩照相。 嘉年华欢送酒会礼仪细则嘉年华欢送酒会礼仪细则酒会前：酒会前：编排晚会流程；会场布置，编排晚会流程；会场布置，包括户外和室内的布置；节目收包括户外和室内的布置；节目收集筛选及主持表演人员的排练；集筛选及主持表演人员的排练；准备所需服装道具及互动游戏；准备所需服装道具及互动游戏；确定礼仪人数，以及站位和走位。确定礼仪人数，以及站位和走位。酒会中酒会中：播放本公司的宣传片播放本公司的宣传片，展展示本公司示本公司产品；产品；品酒专家教品酒品酒专家教品酒小知识；小知识；免费品酒试吃免费品酒试吃，让来宾让来宾
20、对本葡萄酒进行建议评价，进行对本葡萄酒进行建议评价，进行不记名的形式投意见稿不记名的形式投意见稿 ；抽奖活抽奖活动动 ；歌星演唱歌曲歌星演唱歌曲；董事长作总董事长作总结结，欢送法国来宾。，欢送法国来宾。酒会后：酒会后：赠送赠送礼品给法国来宾；会礼品给法国来宾；会场卫生善后；费用结算处理，酒场卫生善后；费用结算处理，酒会书面总结会书面总结酒会参加者礼仪酒会参加者礼仪：穿着须正式，干净简洁，可选择细穿着须正式，干净简洁，可选择细节出彩的配饰节出彩的配饰 ；就餐少取，吃多少取多少，喝酒应就餐少取，吃多少取多少，喝酒应缓缓喝，切勿边喝边透过酒杯看人；缓缓喝，切勿边喝边透过酒杯看人；交流时应避免高声谈笑
21、。不要只同交流时应避免高声谈笑。不要只同几个熟人交谈，左右客人如不认识，几个熟人交谈，左右客人如不认识，可选自我介绍。别人讲话不搭嘴插话。可选自我介绍。别人讲话不搭嘴插话。 善后工作善后工作一、秘书组：一、秘书组：1.1.需收回的文件材料，大会结束后及时收回；需收回的文件材料，大会结束后及时收回；2.2.需公开发表和传上网络的资料，报领导审批签字后及时交新闻单位和需公开发表和传上网络的资料，报领导审批签字后及时交新闻单位和网管人员发表；网管人员发表；3.3.做工作总结，再向领导回报总体情况。做工作总结，再向领导回报总体情况。二、行政组二、行政组1.1.做好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做
22、好与会人员的财务结算，账目票据要结清；2.2.做好离会时的协助工作；通过宾客的反馈，做满意度调查；做好离会时的协助工作；通过宾客的反馈，做满意度调查；3.3.做好会场后的善后工作，与会者离会时需带走的资料或协助寄发。做好会场后的善后工作，与会者离会时需带走的资料或协助寄发。三、宣传组三、宣传组1.1.与新闻单位共同协作，做好新闻发布会或各种形式的会议宣传工作。与新闻单位共同协作，做好新闻发布会或各种形式的会议宣传工作。2.2.向相关单位，来宾表示谢意，必要时发感谢信。向相关单位，来宾表示谢意，必要时发感谢信。四、礼宾组四、礼宾组1 1办理接待过程中产生的费用，如礼品，住宿等结算手续，及时跟踪办理接待过程中产生的费用，如礼品，住宿等结算手续，及时跟踪款项情况。款项情况。五、保卫组五、保卫组做好会后的一切物资清点清查工作。做好会后的一切物资清点清查工作。六、全公司总结大会六、全公司总结大会为本次接待活动以及交流成果做详细总结为本次接待活动以及交流成果做详细总结谢谢大家谢谢大家
